admin / 04.04.2020

В командировку на автомобиле

Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов
Приказ на командировку
Путевой лист
Служебная записка
Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля
Вариант 2. Оформляем договор аренды транспортного средства

Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов

Поездку в командировку на автомобиле сотрудник для начала следует обсудить с руководителем. Если вопрос согласован, бухгалтер оформляет приказ на командировку, путевой лист и служебную записку.

Приказ на командировку

Документ оформляем по форме Т-9 (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение о командировках). В приказе добавляем поле «Проезд к месту командировки».

Скачать образец приказа на командировку

Путевой лист

Этот документ подтвердит, что личная машина используется в служебных целях (п. 7 Положения о командировках). Форму путевого листа можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Если речь о легковом автомобиле, лист заполняем по форме № 3, если грузовой — по форме № 4-С или № 4-П.

Скачать образец путевого листа

Служебная записка

По ней определяют, как долго сотрудник находился там, куда его командировали.

Скачать образец служебной записки

По возвращении из командировки работник отдаёт работодателю служебную записку и оправдательные документы: путевой лист, счета, квитанции, чеки (п. 7 Положения о командировках).

А работодатель обязан возместить работнику все затраты по командировке, в том числе стоимость израсходованного бензина. Это делается на основании кассовых чеков.

Если работник хочет поехать в командировку на личном автомобиле, это можно оформить двумя способами. От того, какой вариант вы выберите, зависит размер и порядок компенсации бензина и налогообложение этой выплаты.

Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля

Чтобы получить компенсацию расходов на бензин, работник предоставляет копию свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие эти расходы (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

После этого работодатель издает:

  • приказ о выплате компенсации;
  • соглашение об использовании автомобиля, где прописывает сумму компенсации (ст. 188 ТК РФ, Письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235).

Оформляя соглашение, работодатель обычно учитывает свои налоговые выгоды. Вся сумма компенсации и расходов на ГСМ не облагается НДФЛ и взносами (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977). А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):

  • 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
  • 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

Все, что работодатель выплатит работнику сверх этих сумм, в налоговые расходы включить нельзя (письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации с работником заключается договор аренды автомобиля.

Вариант 2. Оформляем договор аренды транспортного средства

В нём прописываем стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем.
По договору арендатором выступает компания, а арендодателем — работник-собственник машины.

Важные детали:

  • Обычно арендатор несёт расходы на содержание арендованного автомобиля и расходы по его эксплуатации (ст. 646 ГК РФ). Арендодатель должен документально подтвердить расходы, в том числе на бензин.
  • Но можно договориться о том, что арендатор платит только за аренду автомобиля, а арендодатель — несёт расходы на топливо и на ремонт автомобиля. Это нужно специально оговорить в договоре.

Налогообложение зависит от вида договора — аренда транспортного средства с экипажем или без. Если автомобиль без экипажа, страховые взносы начислять не нужно — только НДФЛ с каждой выплаты (п. 1 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина от 01.11.2017 № 03-15-06/71986). Если с экипажем — взносы начисляются только со стоимости услуг по управлению автомобилем, а НДФЛ удерживается со всей суммы по договору (п. 1 ст. 226, пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Вид договора

Страховые взносы

НДФЛ

Аренда транспортного средства без экипажа

не начисляются

удерживается

Аренда транспортного средства с экипажем

начисляются на стоимость услуг по управлению автомобилем

удерживается

Елена Галичевская, редактор-эксперт

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст.166 ТК РФ).
Из приведенного определения можно сделать вывод, что возможны две различные ситуации.
Ситуация 1. В соответствии с условиями трудового договора в обязанности водителя входят поездки в пределах одного населенного пункта или с выездом из него, но в течение одних суток.
Если такой водитель по распоряжению руководителя организации будет направлен в другой населенный пункт и продолжительность такой поездки свыше суток, то поездку следует квалифицировать как служебную командировку и возмещать работнику расходы в соответствии со ст.168 ТК РФ.
При этом на период командировки за работником может сохраняться средний заработок (ст.167 ТК РФ) либо дни командировки оплачиваются в соответствии с принятой в организации системой оплаты труда и условиями трудового договора.
Ситуация 2. Условиями трудового договора предусмотрено, что в обязанности работника входит доставка грузов в другие населенные пункты (отдаленные).
В этом случае поездка водителей не является командировкой. Поэтому возмещение командировочных расходов (в том числе суточных) не производится.
В то же время считается, что работа водителей носит разъездной характер (т.е. условия работы отличаются от нормальных), поэтому им должны быть установлены надбавки за разъездной характер работы.
Ранее размер надбавок за разъездной характер работы устанавливался в соответствии с Приложением к Постановлению Минтруда России от 29.06.1994 N 51. В настоящее время названное Постановление утратило силу (Постановление Минтруда России от 26.04.2004 N 60).
Отмена Постановления N 51 не означает отмену указанных надбавок. В соответствии со ст.149 ТК РФ при выполнении работ в условиях труда, отклоняющихся от нормальных (к таким условиям, на наш взгляд, можно отнести и разъездной характер работы), работнику производятся соответствующие доплаты, предусмотренные коллективным, трудовыми договорами. Размеры доплат не могут быть ниже установленных законами и иными нормативными правовыми актами.
При установлении размера надбавки (доплаты) за разъездной характер работы работодатели могут (хотя и не обязаны) воспользоваться действующими ранее правилами, в соответствии с которыми размер надбавки составлял:
— 15% от месячной тарифной ставки (оклада) работника, если водитель работает на междугородных рейсах менее 12 дней в месяц;
— 20% от месячной тарифной ставки (оклада), если водитель работает на междугородных рейсах 12 и более дней в месяц.
Такие надбавки не рассматриваются как компенсационные выплаты, а включаются в состав заработной платы работника и не освобождаются от обложения НДФЛ и ЕСН.
При направлении водителя грузового автомобиля в командировку необходимо соблюдать Межотраслевые правила об охране труда на автомобильном транспорте (Приложение к Постановлению Минтруда России от 12.05.2003 N 28; далее — Правила), которые распространяются на работников автотранспортных организаций (АТП), автотранспортных цехов, участков, иных организаций, предоставляющих услуги по техническому обслуживанию, ремонту и проверке технического состояния автотранспортных средств (станции технического обслуживания, авторемонтные и шиноремонтные организации, гаражи, стоянки и т.п.), а также на предпринимателей, осуществляющих перевозки грузов и пассажиров (далее — организации).
При направлении водителя в длительный рейс работодатель, кроме командировки и путевого листа, обязан установить водителю график движения по времени на движение и стоянку АТС исходя из норм соответствующих нормативных правовых актов. В графике должно быть указано время для отдыха и питания, места ночлега (п.2.3.1.9 Правил).
При составлении графиков необходимо учитывать, что работникам, труд которых непосредственно связан с движением транспортных средств, не разрешается работа за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени по профессии или должности, непосредственно связанной с движением транспортных средств, а также работа с вредными и (или) опасными условиями труда (ст.329 ТК РФ).
В соответствии с п.6 Положения о рабочем времени и времени отдыха водителей автомобилей (Приложение к Постановлению Минтруда России от 25.06.1999 N 16; далее — Положение) нормальная продолжительность рабочего времени водителей не может превышать 40 часов в неделю.
Если по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, водителям может устанавливаться суммированный учет рабочего времени (как правило, за месяц). Продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов.
Решение об установлении суммированного учета рабочего времени принимается работодателем по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом или иным уполномоченным работниками представительным органом, а при их отсутствии — по согласованию с работником, закрепляемому в трудовом договоре или приложении к нему (п.7 Положения).
При суммированном учете рабочего времени продолжительность ежедневной работы (смены) водителям может устанавливаться не более 10 часов.
В случае когда при осуществлении междугородной перевозки водителю необходимо дать возможность доехать до соответствующего места отдыха, продолжительность ежедневной работы (смены) может быть увеличена до 12 часов.
Если пребывание водителя в автомобиле предусматривается продолжительностью более 12 часов, в рейс направляются два водителя. При этом такой автомобиль должен быть оборудован спальным местом для отдыха водителя (п.8 Положения).
В состав рабочего времени водителя включаются (п.12 Положения):
— время управления автомобилем.
Ежедневная продолжительность управления автомобилем в течение периода ежедневной работы (смены) не может превышать 9 часов, а в условиях горной местности при перевозке пассажиров автобусами габаритной длиной свыше 9,5 метра и при перевозке тяжеловесных, длинномерных и крупногабаритных грузов не может превышать 8 часов.
При суммированном учете рабочего времени решением работодателя, согласованным с соответствующим выборным профсоюзным органом или иным уполномоченным работниками представительным органом (а при их отсутствии — с работником), не более двух раз в неделю ежедневная продолжительность управления автомобилем может быть увеличена до 10 часов. При этом суммарная продолжительность управления автомобилем за две недели подряд не должна превышать 90 часов (п.13 Положения);
— время остановок для кратковременного отдыха от управления автомобилем в пути и на конечных пунктах;
— подготовительно-заключительное время для выполнения работ перед выездом на линию и после возвращения с линии в организацию, а при междугородных перевозках — для выполнения работ в пункте оборота или в пути (в месте стоянки) перед началом и после окончания смены;
— время проведения медицинского осмотра водителя перед выездом на линию и после возвращения;
— время стоянки в пунктах погрузки и разгрузки грузов, в местах посадки и высадки пассажиров, в местах использования специальных автомобилей;
— время простоев не по вине водителя;
— время проведения работ по устранению возникших в течение работы на линии эксплуатационных неисправностей автомобиля, а также регулировочных работ в полевых условиях при отсутствии технической помощи;
— время охраны груза и автомобиля во время стоянки на конечных и промежуточных пунктах при осуществлении междугородных перевозок, если такие обязанности предусмотрены трудовым договором (контрактом), заключенным с водителем (засчитывается водителю в рабочее время в размере не менее 1/3. Конкретная продолжительность времени охраны груза и автомобиля, засчитываемого водителю в рабочее время, устанавливается работодателем по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом или иным уполномоченным работниками представительным органом, а при их отсутствии — по согласованию с работником, закрепляемому в трудовом договоре или приложении к нему (п.16 Положения);
— время присутствия на рабочем месте водителя, когда он не управляет автомобилем при направлении в рейс двух водителей (засчитывается в рабочее время в размере не менее 50%. Конкретная продолжительность времени присутствия на рабочем месте водителя, когда он не управляет автомобилем при направлении в рейс двух водителей, засчитываемого в рабочее время, устанавливается работодателем по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом или иным уполномоченным работниками представительным органом, а при их отсутствии — по согласованию с работником, закрепляемому в трудовом договоре или приложении к нему (п.17 Положения);
— время в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Режим труда и отдыха, предусмотренный Положением, является обязательным при составлении графиков работы водителей. При междугородных перевозках грузов и пассажиров работодатель устанавливает водителю задание по времени на движение и стоянку автомобиля исходя из норм Положения.
Таким образом, законодатель устанавливает ограничения не по количеству рабочих часов, которые могут быть оплачены (оплачивается каждый час работы!), а по количеству рабочих часов, которые могут быть установлены водителю, направленному в междугородную поездку.
Если в соответствии с графиком движения работник, направленный в междугородную поездку, выполняет свои трудовые обязанности в дни, являющиеся выходными согласно графику работы, установленному на месяц (имеется в виду индивидуальный график работника, который может не совпадать с производственным календарем на соответствующий год), то работа в такие дни оплачивается не менее чем в двойном размере (ст.153 ТК РФ). Вместо отработанных выходных дней (оплаченных по двойным дневным или часовым тарифным ставкам) работнику (по его желанию) могут быть предоставлены другие дни отдыха (без оплаты).
Е.Воробьева
Ведущий эксперт
Подписано в печать
11.11.2004
«Бухгалтерское приложение к газете «Экономика и жизнь», 2004, N 46

…Машинисты думпкарной вертушки работают по графику сменности: 15 рабочих дней, 15 дней отдыха. Им необходимо находиться на рабочем месте все 15 рабочих дней по 24 часа неотлучно. В табеле учета использования рабочего времени указывается рабочее время — 12 часов в сутки. В связи с этим машинисты отказываются выполнять распоряжение руководства и считают, что они не обязаны находиться на рабочем месте все 24 часа в сутки. Кто прав? «
Бухгалтерские консультации «

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*