admin / 29.02.2020

Транспортная накладная

База знанийАналитика

Транспортная накладная – первичный документ, который предназначен для учета движения товарно-материальных ценностей и сопровождает груз при его перевозке от грузоотправителя к грузополучателю. Не стоит путать с товарной накладной ТОРГ-12, которая лишь удостоверяет переход права собственности на товар от продавца к покупателю. Только транспортная накладная подверждает факт перевозки груза и только на ее основании осуществляются списание товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и их оприходование у грузополучателя.

Товарно-транспортная накладная (далее – ТТН) оформляется в двух случаях:

  1. при перевозке товарно-материальных ценностей силами автотранспортной компании;
  2. при перевозке товарно-материальных ценностей самим грузоотправителем.

Если же покупатель намерен сам вывезти груз, ТТН оформлять не требуется.

Заполнение транспортной накладной

При заполнении транспортной накладной следует отражать всю информацию, касающуюуся груза и его перевозки. Сегодня используется унифицированная форма N 1-Т, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Документ условно делится на две части. В первой части указывается информация о товаре, важная для грузоотправителя и получателя:

Во второй части содержатся данные об используемом транспорте, нужные для компании-перевозчика:

Долгое время форма N 1-Т оставалась неизменной, но в 2011 году с утверждением Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (Постановление Правительства РФ от 15.04.11 № 272) был введен новый бланк транспортной накладной. Оформляется он в том случае, если перевозкой товарно-материальных ценностей занимается отдельно нанятая транспортная компания.

Исправление транспортной накладной

Согласно ч. 7 ст. 9 Федерального Закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» вносить исправления в первичные документы возможно. Поскольку ТТН является первичным документом, при обнаружении в ней ошибок исправления можно произвести следующим способом:

  1. зачеркнуть ошибочный текст одной ровной чертой, чтобы при необходимости зачеркнутый текст хорошо читался;
  2. написать над зачеркнутым текстом исправленный;
  3. заверить исправления у ответственных лиц, составивших документ (подписью);
  4. проставить дату исправлений.

Транспортная накладная в электронном виде

В отличие от товарной накладной ТОРГ-12, которую на законодательном уровне можно оформлять и отправлять в контролирующие органы в электронном виде, использование ТТН в электронном виде не представляется возможным. Однако в соответствии с Приказом ФНС РФ от 29.06.2012 года №ММВ-7-6/465@ транспортные накладные могут быть направлены в налоговый орган в виде сканированных копий.

Евгения Герасимова, PR-специалист Synerdocs

Ситуация. Доставка товара покупателям и сопроводительные документы

Организация продает бытовую технику организациям и физическим лицам. Доставка осуществляется как с применением автомобильного транспорта, так и нарочным.

Влияет ли масса товара на вид применяемой накладной (ТТН-1, ТН-2) (например, при массе товара до 20 кг выписывается накладная формы ТН-2, а при массе товара свыше 20 кг – накладная формы ТТН-1)?

Не влияет.

Накладные ТТН-1 и ТН-2 применяются юридическими лицами всех форм собственности и индивидуальными предпринимателями (далее – организации) и являются основанием для списания товарно-материальных ценностей (далее – товары) у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета (Инструкция по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная», утвержденная постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 192; далее – Инструкция № 192).

Накладная ТТН-1 предназначена для учета движения товаров при их перемещении с участием транспортных средств, расчетов за их перевозки и учета выполненной транспортной работы в порядке, установленном Законом РБ от 14.08.2007 № 278-З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках» (далее – Закон № 278-З) (п. 2 Инструкции № 192).

Накладную ТН-2 используют для отпуска и приемки товаров, если их перемещение осуществляется без участия автомобиля (почтой или нарочным).

Таким образом, выбор формы накладной зависит от способа перемещения ТМЦ: с участием или без участия автомобильного транспорта. Инструкция № 192 не содержит требований о применении той или иной формы накладной в зависимости от массы ТМЦ.

Если организация осуществляет реализацию товаров посредством интернет-магазина, ей следует учитывать положения письма МНС, Минфина и Минторга РБ от 10.10.2011 № 8-2-7/447/15-1-6/610/12-01-33/656к «О порядке оформления накладных при осуществлении розничной торговли через интернет-магазин». В этом письме разъяснено следующее.

Отношения, возникающие при организации и выполнении автомобильных перевозок, а также при выполнении (оказании) работ (услуг), связанных с такими перевозками товаров, реализуемых интернет-магазином, регулируют нормы Закона № 278-З. При этом данным Законом не регулируются грузоперевозки, производимые для собственных нужд (ст. 2 Закона № 278-З).

В ст. 1 Закона № 278-З разъясняется, что автомобильной перевозкой для собственных нужд является автомобильная перевозка, которая носит вспомогательный характер по отношению к основным видам деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя и выполняется ими для перемещения своих работников или грузов, принадлежащих им на праве собственности или на иных законных основаниях, транспортными средствами, принадлежащими им на праве собственности или на иных законных основаниях, при условии, что транспортными средствами управляют работники этих юридического лица или индивидуального предпринимателя либо сам индивидуальный предприниматель.

Грузоперевозки товарного характера сопровождаются выпиской товарно-транспортных накладных, являющихся основанием для расчетов за перевозку грузов (п. 99 Правил автомобильных перевозок грузов, утвержденных постановлением Совета Министров РБ от 30.06.2008 № 970).

Таким образом, перевозка реализуемых посредством интернет-магазина товаров, не являющаяся в соответствии с нормами Закона № 278-З автомобильной перевозкой для собственных нужд, должна осуществляться с оформлением товарно-транспортной накладной, которая является основанием для списания товаров со склада и учета их движения во время перемещения. Перевозка товаров, в соответствии с Законом № 278-З являющаяся автомобильной перевозкой для собственных нужд, осуществляется с оформлением товарной накладной.

При оформлении товарно-транспортной накладной (форма ТТН-1) в строках «Пункт погрузки» и «Пункт разгрузки» указывается адрес (месторасположение) пункта погрузки и разгрузки соответственно (п. 16 Инструкции № 192). При этом нормы Инструкции № 192 не содержат конкретных требований к элементам адресов пунктов погрузки и разгрузки.

В вышеназванном письме МНС, Минфина и Минторга РБ разъяснено, что при осуществлении одновременной доставки товаров нескольким покупателям – физическим лицам, приобретающим такие товары для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью, находящимся по разным адресам в пределах одного населенного пункта, с использованием одного автотранспортного средства (как непосредственно организацией – продавцом интернет-магазина, так и привлеченным им перевозчиком) может оформляться одна товарно-транспортная накладная либо товарная накладная на весь одновременно перевозимый в пределах одного населенного пункта для реализации (доставки) товар. В этом случае при доставке товаров с оформлением товарно-транспортной накладной (форма ТТН-1) в строке «Пункт разгрузки» в качестве адреса может указываться только наименование населенного пункта (например, г. Минск, г. Червень, г.п. Вороново и т.п.) без указания точного адреса (месторасположения). Если товар одновременно доставляется в разные населенные пункты (к примеру, с использованием одного автотранспортного средства осуществляется одновременная доставка товара в г. Минск, п. Сокол и п. Ждановичи), то организация – продавец интернет-магазина оформляет отдельные накладные в адрес каждого населенного пункта. В этом случае в строке «Грузополучатель» следует указывать наименование и адрес организации (фамилию, инициалы, адрес места жительства индивидуального предпринимателя), осуществляющей перевозку (доставку).

В России планируется внедрить электронные транспортные накладные, которые должны положительно повлиять на эффективность и скорость бизнес-процессов в логистике и грузоперевозках. Безбумажный документооборот поможет оптимизировать работу тысяч транспортных компаний, 3PL-операторов, ритейлеров, производителей и дистрибьюторов, подтолкнуть к цифровой трансформации тот бизнес, который ещё до неё не дошёл.

Что такое ЭТРН и чем она отличается от бумажной накладной

Электронная транспортная накладная — это юридически значимый документ в электронном виде, формат которого будет утверждён на государственном уровне. Планируется, что в постановление правительства РФ №272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» будут внесены изменения, которые позволят использовать электронную накладную наряду с бумажной.

Назначение электронной транспортной накладной будет таким же, как и у бумажного аналога. Речь о двух функциях:

  • Подтверждение заключения договора на транспортно-экспедиторские услуги
  • Подтверждение расходов на транспортные услуги для уменьшения налоговой базы.

Очевидным отличием электронного документа от бумажного станет носитель. Электронную транспортную накладную можно будет передавать по информационным телекоммуникационным сетям и обрабатывать в информационных системах. Совокупность этих преимуществ позволит получить несколько выгод.

Доступ документа из любого места

Физическое перемещение бумажной накладной из точки получения отметки о доставке груза обратно занимает определённый отрезок времени. Водителю приходится привозить бумаги в офис, далее бухгалтерия будет готовить комплект документов и передавать заказчику. В договорах оказания транспортных услуг обычно прописывается срок начала истечения платежа — это доставка оригиналов документов в офис. Но благодаря электронному формату, процесс можно будет значительно ускорить.

Хранение

Ежедневно в России проходят сотни тысяч грузоперевозок, которые сопровождаются транспортными накладными. Перед участниками цепочек поставок встают вопросы физического хранения этого массива документов, а также своевременного предоставления информации при взаимодействии с госорганами. Во время проверок ФНС зачастую возникает необходимость предоставить определённое количество транспортных накладных за конкретный период времени в отношении какого-то контрагента или перевозчика. Данные приходится искать среди бумажных архивов. А в случае с электронными документами предприятие сможет быстро найти искомое по электронным реквизитам и мастер-данным — в любое время получить выборку и вовремя передать её на проверку.

Внесение правок

В случае расхождений или уточнений в ЭТРН заново созданный экземпляр или документ с исправлениями будет доставляться всем участникам цепочки поставки на подпись. Это позволит уйти от проблем, при которых перевозчику придётся тратить время на ожидание для внесения правок и получения корректных бумаг. Всё это будет проходить мгновенно в электронном виде.

На что нужно обратить внимание

В обмене ЭТРН будут участвовать три стороны — грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Может сложиться ситуация, когда все участники цепочки поставок будут работать со своими операторами электронного документооборота. Для корректного запуска, при котором операторы будут без проблем принимать документы, однозначно их интерпретировать и перенаправлять получателю, потребуется единый формат. Поскольку такой формат де-юре будет «спускаться» сверху от государства к бизнесу, проблема с затруднением вхождения ЭТРН в практику перевозок будет решена. Все игроки смогут переводить своих контрагентов на электронный документооборот, не опасаясь, что часть из них не сможет работать из-за особенностей собственного оператора ЭДО.

В рамках обмена электронными накладными возможно использовать два вида электронной подписи — квалифицированную и простую.

Квалифицированная электронная подпись может применяться для заверения тех частей документа, которые относятся к юрлицам у грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Простая электронная подпись подойдёт для подтверждения факта приёмки груза водителем компании-перевозчика у его компании-отправителя, а также для подтверждения факта качества доставки груза на точке выгрузки у компании-получателя.

«Подводные камни»

Стоит учитывать, что в России отсутствует судебная практика в отношении споров из-за использования электронной транспортной накладной. Электронный документооборот в цепочке «Поставщик — Покупатель» уже давно учитывается судами при принятии решений. Но когда в цепочке окажутся три стороны, варианты развития ситуации могут оказаться иными. Если, например, грузоотправитель предъявит претензии логистическому оператору, тот может перенаправить их к конкретным исполнителям — водителям, перевозчикам и транспортным подрядчикам.

Пока ЭТРН находится в стадии тестирования, бизнесу предстоит обыграть возможные сценарии в пилотных проектах. В отношении ЭТРН ещё не сформированы регламенты и инструкции. Даже «Постановление правил перевозки грузов», находится в стадии проекта и содержит лишь общие положения. Если перевозки будут проходить в рамках одного холдинга, где отправитель, перевозчик и получатель относятся к одному предприятию или пулу аффилированных юрлиц, то отсутствие судебной практики применения ЭТРН не столь актуально. Одна часть холдинга не будет подавать в суд на другую — всё будет решать внутренними административными регламентами.

Когда произойдёт полномасштабный запуск ЭТРН, то данные станут автоматически видны контролирующим органам. С одной стороны, бизнес может избавиться от дополнительных запросов документов на проверку, с другой — станет невозможным использовать откровенно «серые» схемы.

Важно понимать, что обмен электронными транспортными накладными будет возможен, когда он станет обязательным по инициативе государства и стороны сделок придут к такому согласию. Если один из деловых партнёров откажется так работать, то обмен электронными накладными будет невозможен. До 2024 года, даже несмотря на планируемое разрешение использовать ЭТРН, водитель при себе должен иметь бумажный аналог, чтобы иметь возможность продемонстрировать его сотрудникам полиции в случае остановки.

При подготовке работы с ЭТРН нужно быть готовым обеспечить техническую возможность работы с электронными документами. Процесс передачи груза проходит непосредственно на складе, поэтому складских работников нужно будет вооружить инструментами для фиксации своих действий в ЭТРН — это может быть мобильный телефон или планшет с приложением, а также ноутбук или ПК с доступом к веб-версии платформы для работы с документами. Об этом следует позаботиться заранее.

На стороне грузополучателя и перевозчика всё будет несколько проще. Операторы ЭДО планируют предусмотреть вариант использования простой электронной подписи через мобильные приложения, чат-боты или смс-подтверждения с кодами. Риск противодействия или саботажа инновациям со стороны водителей и складских работников будет нивелирован тем, что смартфоны есть даже у самых консервативных. Все пользуются навигатором, чтобы оптимально строить маршруты, максимально быстро доезжать до пункта назначения и экономить топливо. Многие из перевозчиков прекрасно себя чувствуют на различных сайтах и биржах по поиску грузов и заказов.

Подходя к использованию ЭТРН, нужно также проанализировать состояние мастер-данных. Электронная транспортная накладная подразумевает обязанность грузоотправителя сформировать первую часть документа. Если порядка в мастер-данных нет (например, в учётной системе может отсутствовать информация о том, какие перевозчики, водители, автомобили и юрлица ответственны за конкретную перевозку), то сформировать документ можно будет только вручную. Из-за этого компания может лишиться положительного эффекта автоматизации обработки данных и экономии трудозатрат.

Рекомендуется начать с наведения порядка мастер-данных: автоматизировать закупочные взаимодействия с перевозчиками и транспортными партнёрами. Это позволит достаточно быстро подготовиться к внедрению ЭТРН.

На какой стадии находится внедрение ЭТРН

Сейчас в России сформированы несколько рабочих групп, объединяющих участников по различным признакам: вокруг бизнес-сообщества, вокруг операторов ЭДО или вокруг перевозчиков. Все они взаимодействуют с государственными ведомствами, передавая им мнения, пожелания и проблемы, возникающие при внедрении электронной транспортной накладной. Государство анализирует поступающую обратную связь и пытается сформировать корректные бизнес-процессы.

Всё сводится к тому, что к 2024 году информация из транспортных накладных должна передаваться в государственный орган, чтобы обеспечить межведомственное взаимодействия от ФНС до ГИБДД.

Что делать бизнесу сейчас

Пока нет обязанности переходить на ЭТРН, бизнесу остаётся только готовиться к планируемому формату взаимодействия. Желающие проводить пилотные проекты со своими деловыми партнёрами могут это делать без ограничений. К таковым относятся компании, понимающие выгоды от снижения операционных затрат и уже имеющие опыт использования электронных документов. Кроме того, для запуска пилота нужны достаточно качественные мастер-данные, позволяющие быстро и без дополнительных доработок учётных систем внедрить ЭТРН и начать их процессинг.

Актуальность перехода на ЭТРН каждый бизнес определит сам для себя, исходя из масштабов перевозок. Например, если один автомобиль посещает за день 15 — 17 точек доставки, то водитель может возить с собой до 200 — 300 бумажных накладных. В месяц объём бумажного документооборота исчисляется тысячами и десятками тысяч листов. Экономия от использования электронных аналогов здесь очевидна.

Тем, у кого стоит задача внедрить электронную транспортную накладную, рекомендуется начать переходить на электронный обмен данными с контрагентами при заказах и отгрузках. Данный опыт позволит научиться взаимодействовать и с партнёрами, и с операторами ЭДО, а также навести порядок со своими базами данных.

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*