admin / 10.04.2020

Табель учета рабочего времени: инструкция по 1С

Для формирования табеля по унифицированной форме № Т-13 в программе используется отчет Табель учета рабочего времени (Т-13) (раздел Зарплата – Отчеты по зарплате – Табель учета рабочего времени (Т-13).

Отчет позволяет получить данные об использовании рабочего времени из следующих объектов программы (в порядке приоритета):

  • график работы сотрудника;
  • индивидуальный график на определенный месяц;
  • документы, регистрирующие отсутствия, например — Отпуск, Отпуск без сохранения оплаты, Больничный лист, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), Командировка и др. А также работу в праздники, выходные, сверхурочно — Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно;
  • документ Табель.

Табель в отчете можно формировать для каждого подразделения организации как отдельный документ (доступно в настройках отчета).

Для сотрудников, использование рабочего времени которых регистрируется документом Табель (раздел Зарплата – Табели), унифицированная форма № Т-13 может быть выведена в виде печатной формы из этого документа. Документ Табель предназначен для ввода фактически отработанного времени сотрудников при необходимости. Табель вводить необязательно. Заполнение документа отличается в зависимости от того, используется ли обособленные территории и/или условия труда или не используются. Более подробно о ведении учета различных территорий и/или условий труда смотрите .

Табель имеет приоритет перед другими документами учета фактически отработанного времени (Отпуск, Больничный лист и др.): если введен табель, а после этого вносятся изменения в данные для расчета заработной платы, следует отражать эти изменения в табеле, иначе заработная плата может быть начислена по неверным данным.

При исправлении документа Табель прошлого периода по ссылке Исправить, сотрудников по которым не вносятся изменения, удалять не нужно. При проведении документ не вносит по ним никаких данных в информационную базу.

Общая схема учета рабочего времени в программе выглядит следующим образом:

  1. Вводится информация о плановом объеме рабочего времени сотрудника (норме времени и расписании работы сотрудника):
    • описывается график работы сотрудника;
    • при необходимости вводится индивидуальный график на месяц.
  2. Вводится информация о фактическом объеме рабочего времени сотрудника:
    • все отсутствия сотрудника в течение месяца регистрируются соответствующими документами-отклонениями (Отпуск, Командировка, Больничный лист, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) и др.);
    • работа в выходные, праздники, а также работа сверхурочно регистрируется документами (Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно);
    • регистрация специальных случаев (корректировка отработанных часов при почасовой оплате, при работе сотрудника по нескольким видам основного времени и т.п.) производится документами Данные для расчета зарплаты;
    • при необходимости вводится документ Табель.
  3. Формируется печатная форма табеля № Т-13, отражающая всю введенную информацию, для проверки, утверждения, печати и т.д.
  4. По введенным данным начисляется заработная плата.

Подробнее об организации учета рабочего времени в программе смотрите в одноименной статье.

Рассмотрим следующие варианты оформления табеля учета рабочего времени:

  1. Оформление табеля, в котором при учете рабочего времени используется метод «отклонений».
  2. Оформление табеля, в котором при учете рабочего времени используется метод «сплошной регистрации».

Оформление табеля, в котором при учете рабочего времени используется метод «отклонений»

Пример

Правилами внутреннего трудового распорядка в организации ООО «Программа» установлена 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными днями – суббота и воскресенье, продолжительность ежедневной работы составляет 8 часов.

Сотрудник Яковлев А.П. работает с должностным окладом 40 000 руб. пропорционально отработанным часам. 10 сентября 2019 г. сотрудник не работал в течение смены 4 часа в связи с простоем, возникшим по его вине. Сотрудник отработал в сентябре 164 часа при норме 168 часов.

Учет рабочего времени сотрудников в программе ведется методом «отклонений». Для начисления зарплаты сотрудникам этой организации нет необходимости предварительно оформлять табель учета рабочего времени. Табель в организации принято формировать после начисления зарплаты за месяц.

Необходимо оформить табель учета рабочего времени сотрудника за сентябрь 2019 г.

Согласно условию нашего примера учет рабочего времени ведется методом «отклонений», при котором отработанное время определяется на основании данных графика работы и зарегистрированных отклонений от графика (неявок, сверхурочной работы и т.п.). 10 сентября 2019 г. сотрудник не работал в течение смены 4 часа в связи с простоем, возникшим по его вине.

Простой по вине сотрудника регистрируется документом Простой, отстранение от работы (раздел Зарплата – Все начисления) (рис. 1). Подробнее о регистрации простоя см. статью Регистрация простоя по вине работника.

Рис. 1

Когда сотрудник не полностью отработал учетный период (месяц) по установленному графику рабочего времени (в нашем примере находился в простое 4 часа), в табеле учета рабочего времени указывается код причины отклонения и продолжительность отклонения. Код причины определяется по виду начисления, которым в программе с помощью соответствующего документа зарегистрировано отклонение от графика работы. Для автоматического проставления кода в табеле у каждого вида начисления, вытесняющего по той или иной причине рабочее время по графику, на закладке Учет времени (раздел Настройка – Начисления) в разделе Обозначения в учете времени и стажах указывается, как это начисление следует понимать для целей учета рабочего времени (заполнение поля производится выбором из справочника Виды использования рабочего времени (раздел Настройка – Виды рабочего времени). Кроме того, в документах Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), Отпуск, Отпуск без сохранения оплаты, Командировка, Простой, отстранение от работы, Отсутствие с сохранением оплаты можно уточнить вид времени, который будет использоваться при заполнении табеля.

Для вида начисления Внутрисменный простой по вине работника (раздел Настройка – Начисления) на закладке Учет времени установлен вид времени с буквенным обозначением в табеле учета рабочего времени ВП «Время простоя по вине работника», что и отражено в документе Простой, отстранение от работы (раздел Вид времени).

В нашем примере сотрудник работает в организации с должностным окладом 40 000 руб. пропорционально отработанным часам. Сотрудник отработал в сентябре 164 часа при норме 168 часов. При расчете заработной платы за сентябрь документом Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов) оплата за отработанное время рассчитывается с учетом времени простоя по вине сотрудника (4 часа).

Оплата за отработанное время составляет: 40 000 руб. / 168 часов * 164 часа = 39 047,62 руб. (рис. 2).

Рис. 2

Для начисления оплаты по окладу пропорционально отработанным часам в программе может быть использован предопределенный вид начисления Оплата по окладу (по часам) (раздел Настройка – Начисления). Для вида начисления Оплата по окладу (по часам) на закладке Учет времени установлен вид времени Рабочее время (рис. 3). При этом учитываются все виды рабочего времени, не только Явка.

Рис. 3

В нашем примере табель в организации принято формировать после начисления зарплаты за месяц. Табель использования рабочего времени по форме № Т-13 формируется автоматически с помощью отчета Табель учета рабочего времени (Т-13) на основании данных, имеющихся в информационной базе, в которой отражены все отклонения и произведены все начисления за текущий месяц.

  1. Раздел Зарплата – Отчеты по зарплате – Табель учета рабочего времени (Т-13).
  2. В поле Период укажите период, за который необходимо сформировать табель (рис. 4).
  3. В поле Организация укажите организацию, по которой необходимо сформировать табель.
  4. В поле Сотрудники выберите сотрудника (сотрудников), по которому необходимо сформировать табель.
  5. Для редактирования полного перечня текущих настроек отчета нажмите на кнопку Настройки. В открывшейся форме выполняются настройки для построения отчета.
  6. Кнопка Сформировать (рис. 5).

Рис. 4

Для учета использования рабочего времени каждому сотруднику ставится в соответствие его график работы. В дни, проработанные по графику, в табеле проставляется код Я, и продолжительность работы в часах. Выходные и праздничные дни по графику работы сотрудника отмечаются кодом В. Когда сотрудник отработал не полностью учетный период (месяц) по установленному графику (находился в отпуске, в командировке, болел и т.д.), в табеле учета рабочего времени указывается код причины отклонения и продолжительность отклонения. Если в течение месяца у сотрудника были внутрисменные отсутствия, то в табеле в одной ячейке могут быть указаны несколько кодов учета времени через дробь и продолжительность работы в часах по каждому виду времени тоже указываются через дробь. В нашем примере в графе по соответствующему числу месяца (10.09.2019) отражаются в одной ячейке через дробь, и код Я – код учета времени, соответствующий явке на работу, и продолжительность работы в часах (4 часа), и код ВП – код учета времени, соответствующий простою по вине работника (4 часа).

Рис. 5

<<- вернуться в начало статьи

Оформление табеля, в котором при учете рабочего времени используется метод «сплошной регистрации»

Пример

В ООО «Программа» работает Громова Е.И. в должности продавца с окладом 35 000 руб. пропорционально отработанным часам. Для продавцов в организации установлена 5-дневная 40-часовая рабочая неделя с двумя выходными – суббота и воскресенье, продолжительность ежедневной работы составляет 8 часов. Сотрудница работает на территории Магазина № 1.

Поскольку графики работы в подразделении могут не соблюдаться по причине взаимной подмены сотрудников на разных территориях, учет рабочего времени ведется методом «сплошной регистрации». В течение месяца табель заполняется вручную ответственным лицом. В начале следующего месяца заполненный табель передается в бухгалтерию для начисления зарплаты.

В сентябре 2019 г. по своему графику работы сотрудница должна была отработать 168 часов (21 смену по 8 часов). 23 сентября 2019 г. она отработала 3 часа на территории Магазина № 1 и 5 часов на территории Магазина № 2 (в связи с необходимостью замены другого сотрудника). 24 сентября Громова Е.И. отработала на территории Магазина № 2 полностью рабочий день (8 часов).

В нашем примере в состав ООО «Программа» входят несколько обособленных территорий. При этом сотрудники могут работать в течение дня на нескольких территориях. Для ведения учета различных территорий необходимо в настройке учетной политики организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Учетная политика) на закладке Расчет зарплаты в разделе Краткосрочные изменения условий труда установить флажок Использовать обособленные территории. Подробнее о ведении учета различных территорий и/или условий труда смотрите .

Отразить работу сотрудника на определенной территории можно кадровыми документами: Прием на работу, Прием на работу списком, Кадровый перевод, Кадровый перевод списком, Перемещение между территориями, Перемещение в другое подразделение (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения) (рис. 1).

Рис. 1

Согласно условию нашего примера 23 сентября 2019 г. сотрудница на территории Магазина № 1 отработала 3 часа, а на территории Магазина № 2 — 5 часов (в связи с необходимостью замены другого сотрудника). 24 сентября она отработала на территории Магазина № 2 полностью рабочий день (8 часов). В нашем примере используется оформление табеля методом «сплошной регистрации» и требуется отразить работу сотрудницы в течение одного рабочего дня на различных территориях, поэтому используется документ Табель. Обратите внимание, если в программе в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) установлен флажок Проверять соответствие фактического времени плановому, то документ Табель (если есть отклонение от планового) не проведется, появится сообщение, что фактическое рабочее время не соответствует плановому (например, при попытке зарегистрировать с помощью документа Табель явку в выходной день по графику сотрудника или наоборот). Поэтому при учете рабочего времени «методом сплошной регистрации» необходимо снять данный флажок.

  1. Раздел Зарплата – Табели.
  2. Кнопка Создать.
  3. В поле Месяц выберите месяц, за который необходимо сформировать табель (по умолчанию текущий месяц). В нашем примере – сентябрь 2019 г. (рис. 2).
  4. В поле Организация укажите организацию, по которой необходимо сформировать табель.
  5. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
  6. Поле Номер не является активным для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Дата и номер документа отразятся в печатной форме № Т-13.
  7. В поле Данные за укажите, за какой период необходимо сформировать табель (по умолчанию текущий месяц). В полях С… По… автоматически отражается период начала и окончания формирования табеля. Если в поле Данные за укажите Произвольный период, тогда поля С… По… заполните вручную.
  8. Поле Подразделение появляется в документе, если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) не установлен флажок Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом. Если в поле Подразделение будет указано какое-либо конкретное подразделение, то при заполнении табличной части документа по кнопке Подбор будут доступны для выбора сотрудники этого подразделения согласно кадровым данным на дату документа. При использовании кнопки Заполнить табличная часть заполнится списком сотрудников выбранного подразделения.
  9. Табличная часть документа заполняется автоматически буквенными обозначениями из справочника Виды использования рабочего времени (раздел Настройка – Виды рабочего времени) и количеством часов, соответствующих графику работы и документов отклонений.
  10. Изменение вида времени и количества часов в табеле произведите вручную в специальной форме Редактирование данных учета времени за день, которая открывается при нажатии на ссылку в ячейке редактируемого дня. При установке флажка В течение дня работа выполнялась на разных территориях в данной форме можно отразить в течение одного рабочего дня различные территории и количество часов, отработанных на указанных территориях (рис. 2).
  11. По ссылке Подписи поля Руководитель, Руководитель кадровой службы, Ответственное лицо и ссылки с их должностями заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации, руководителем кадровой службы и ответственного лица вручную и используются для расшифровки подписи в печатной формы табеля № Т-13.
  12. Кнопка Провести.

    Рис. 2

  13. По кнопке Т-13 можно сформировать и вывести на печать Табель учета рабочего времени (унифицированную форму № Т-13) (рис. 3). Сотрудница 23.09.2019 отработала на разных территориях, поэтому в ячейке этого дня через дробь указывается код Я – код учета времени, соответствующий явке на работу на разных территориях, и продолжительность работы в часах (3 часа в Магазине № 1 и 5 часов в Магазине № 2).

    Рис. 3

    При расчете заработной платы за месяц фактически отработанное время определяется по табелю, т.е. на основании данных, зафиксированных документом Табель и с учетом зарегистрированных отклонений. Начисление заработной платы за месяц производится с помощью документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов) (рис. 4). В данном документе в колонке Терр., усл. труда указываются территории, на которых сотрудница работала в течение месяца. При ссылке с названием территорий откроется специальная форма Распределение по территориям и условиям труда, в которой наглядно представлено распределение сумм заработной платы по территориям. Распределение производится пропорционально времени занятости сотрудника на определенной территории.
    Сотрудница отработала сентябрь полностью – 168 часов, из них 13 часов (23.09.2019 и 24.09.2019) на территории Магазина № 2 (остальное время – на территории Магазина №1). Сотруднице установлен окладом 35 000 руб. пропорционально отработанным часам. За отработанное время в сентябре 2019 г. Громовой Е.И. начислено 35 000 руб.:

    • на территории Магазина № 1: 35 000 руб. / 168 часов * 155 часов = 32 291,67 руб.;
    • на территории Магазина № 2: 35 000 руб. / 168 часов * 13 часов = 2 708,33 руб.

    Рис. 4

<<- вернуться в начало статьи

Полезный мануал для бухгалтера и кадровика.

Обычно в трудовом договоре сотрудника прописано время, когда он должен выполнять должностные обязанности. Работодатель же со своей стороны обязан учитывать фактически отработанное время.

Для этого используется «Табель учета рабочего времени» и утвержденные Госкомстатом РФ унифицированные формы табеля №Т-12 и №Т-13.

Что представляет собой документ?

Речь идет об обязательном документе, который организации в обязательном порядке составляют каждый месяц. На его основе сотруднику начисляется зарплата и отпускные, а также положенные командировочные. Сам бухгалтер обычно табель не заполняет. Он получает сведения от подразделений, а затем формирует расчетную ведомость и начисляет зарплату.

Наглядно документ выглядит как таблица, в которой отражаются все выходы и неявки за месяц, а также часы, которые сотрудник отработал за определенный день. Указываются и причины отсутствия работника.

До того, как форма табеля стала доступна в программах 1С 8.3, этот документ приходилось заполнять в Excel. Конечно, на это уходило много времени, что вызывало неудобство.

Сейчас табель легко формируется в 1С. Расскажем, где его отыскать в программе и как корректно настроить заполнение.

Ограничения по возможностям

Нельзя упускать из виду важные моменты. Например, тот факт, что в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0» в табеле учета нельзя автоматически отразить командировку, прогул, переработку или отпуск без сохранения заработной платы. Речь идет только о типовой конфигурации. Однако все эти опции открыты пользователям в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Еще один момент, который касается типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0». Учет отпусков, больничных, исполнительных документов ведется только в том случае, если в компании числится до 59 сотрудников включительно. Когда их 60 или более, то также следует применять 1С:ЗУП 8.

Где найти «Табель учета рабочего времени» в 1С: Бухгалтерия 8.3?

Почему-то некоторые пользователи затрудняются с поиском Табеля в программе. Однако в типовых конфигурациях все просто. Откройте раздел Зарплата и кадры, далее Кадровый учет — Отчеты по кадрам — Табель учета рабочего времени.

Таким образом, «Табель учета рабочего времени» больше напоминает отчет, нежели рабочий документ.

Автоматическое заполнение

Табель учета рабочего времени ведут и заполняют по утвержденному Правительством производственному календарю РФ и графику работы 5-ти дневной 40-часовой рабочей недели. Табель заполняется на основе данных:

  • производственного календаря;
  • отпусков;
  • больничных листов;
  • документа приема на работу;
  • увольнения.

Работаем с производственным календарем

В программах 1С размещен производственный календарь, который соответствует всем российским праздниками и переносам выходных, которые утверждены Правительством РФ. Но не обязательно оставлять его в таком виде, вы можете внести в него изменения. Например, добавить региональные выходные.

Чтобы это сделать, зайдите в Главное меню, затем откройте Все функции — Справочники. Далее — Производственные календари.

Производственный календарь в «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0» следует настраивать каждый год.

Чтобы при заполнении табеля учета рабочего времени учитывались данные документов «Отпуск» и «Больничный лист», необходимо в настройках расчета заработной платы поставить флажок «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов».

Пошаговое формирование Табеля в 1С

Шаг № 1. Шапка.

Чтобы сформировать Табель учета рабочего времени по форме Т-13, необходимо заполнить поля:

  • период;
  • организация;
  • подразделение.

Сделать это нужно, нажав кнопку Настройки.

В Периоде необходимо указать месяц, за который формируется текущий табель.

Чтобы указать Организацию, выберете нужную вам из списка, если в базе их ведется несколько.

Если нужно сформировать табель по подразделению отдельно, то выберете его из справочника Подразделения.

Шаг № 2. Вид простой.

Заходим во вкладку Отборы, вид Простой. Здесь нужно указать фамилии и должности ответственных, которые в итоге подписывают документ.

В случае, если вы составляете табель для одного работника, то можно использовать дополнительный лист и установить:

  • галочку Сотрудник;
  • фамилию выбрать из справочника Сотрудники по ссылке Подбор.

Шаг № 3. Вид расширенный.

Данный вариант необходимо заполнить, если заполняете табель для всех сотрудников. Уберите галочку с поля Сотрудник и установить Вид — Расширенный.

Далее табель сформируется отдельно по каждому подразделению.

В случае, если в компании совсем мало работников, но при этом есть подразделения, то лучше формировать Табель по всей организации. Зайдите во вкладку Структура и уберите из состава группировки Подразделение.

После этого вы можете Завершить редактирование — Закрыть и сформировать.

Другие настройки

Зайдя в раздел «Настройки», вы найдете форму дополнительных настроек.

Чтобы не было путаницы, расшифруем для вас обозначения, которые предлагает форма Т-13:

Я — явка;

В — выходные;

ОТ — отпуск;

Б — дни болезни.

Важно перед формированием документа

Очень важно обратить внимание на следующие моменты перед тем, как вы будете заполнять отчет:

  • производственный календарь должен быть настроен в соответствии с региональными изменениями;
  • все месячные отпускные и больничные должны уже быть начислены;
  • а вот время работы, которое отражается в документе Начисление зарплаты на формирование табеля никак не влияет.

Чтобы использовать программу с актуальными справочниками, позаботьтесь о том, чтобы у вас был действующий договор 1С:ИТС.

Если у вас возникнут трудности при формировании Табеля в 1С, обратитесь за помощью к нашим специалистам по телефону.

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк формы Т-13 .xlsСкачать образец заполнения формы Т-13 .xlsСкачать пустой бланк по форме Т-12 .docСкачать образец заполнения формы Т-12 .doc

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

  • 2000 — обычный рабочий день,
  • 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
  • 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

  • Я — рабочий день,
  • Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

  1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?
  2. Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

  3. Может ли код Я иметь значение более 8 часов?
  4. Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

  5. В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.

При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

Табель учета рабочего времени — документ, который мы составляем ежемесячно. И конечно, бухгалтеру раньше — до появления формы табеля учета рабочего времени в 1С 8.3 — заполнять его в таблицах Excel было неудобно. Сейчас табель в 1С 8.3 формируется, однако не все знают, где его найти. После прочтения этой статьи вопросов у вас не останется.

Вы узнаете:

  • как сделать табель учета рабочего времени в 1С 8.3;
  • что из себя представляет этот документ;
  • как заполнить табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я, ОСНО»

Порядок учета рабочего времени

Обязанность ведения учета рабочего времени каждого сотрудника установлена ст. 91 ТК РФ. Если учет не ведется, контролирующие органы могут привлечь работодателя к ответственности за нарушение трудового законодательства в виде предупреждения или штрафа (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • от 1 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц и ИП с работниками;
  • от 30 000 до 50 000 руб. — для организаций.

Табеля учета рабочего времени среди обязательных документов, применяемых организацией, нет. Рабочее время сотрудников может учитываться другим документом, разработанным ею самостоятельно и утвержденным учетной политикой.

Однако в обычаях делового документооборота прочно закрепился именно табель учета рабочего времени еще с тех пор, когда унифицированные формы Т-12 Excel и Т-13 Excel, разработанные Госкомстатом РФ (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) были обязательны к применению. Сегодня данные формы с небольшими изменениями используются работодателями повсеместно. Они удобны и информативны.

Табель учета рабочего времени в 1С — первичный документ, на основании которого бухгалтер начисляет работникам зарплату, отпускные, командировочные. Он представляет собой таблицу, где отмечаются все явки и неявки сотрудников в течение месяца, количество отработанных часов за день, причины отсутствия на рабочем месте.

Заполняет табель сотрудник, уполномоченный руководителем, либо тот сотрудник, должностными обязанностями которого предусмотрено ведение табеля. Чаще всего, это руководители подразделений, которые знают о планах и задачах своих подчиненных, или работники, специально назначенные на должность табельщика.

Бухгалтер, как правило, табель не составляет, а получает готовые сведения по окончании месяца и на их основании формирует расчетную ведомость по зарплате. Табели подшиваются в отдельные папки и могут храниться в бухгалтерии вместе с документами по зарплате. Общий срок хранения табелей — 5 лет, по работникам с вредными и тяжелыми условиями труда — 75 лет (Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).

Табель учета рабочего времени в 1с 8.3 Бухгалтерия: где найти

В Бухгалтерия 8.3 табель учета рабочего времени — скорее отчет, чем рабочий документ. Табель заполняется автоматически на основе данных Производственного календаря и документов Отпуск и Больничный лист. Учитываются также кадровые документы Прием на работу и Увольнение.

Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия можно найти в разделе Зарплата и кадры – Кадровый учет – Отчеты по кадрам – Табель учета рабочего времени.

Производственный календарь

Табель учета рабочего времени (Т-13) заполняется в соответствии с Производственным календарем по графику 40 часовой рабочей недели.

Встроенный Производственный календарь не подлежит настройке или изменению, так как составлен в соответствии с утвержденными Постановлениями Правительства РФ праздниками и переносами выходных дней за год. Однако в случае необходимости, например, учета дополнительного праздника, установленного Правительством региона РФ, Производственный календарь можно изменить.

Для корректировки пройдите Главное меню – Все функции – Справочники – Производственные календари – Российская федерация.

Вызовите меню правой кнопкой мыши на выбранной дате и выберите:

  • Изменить — чтобы изменить статус дня на:
    • Рабочий;
    • Суббота;
    • Воскресенье;
    • Предпраздничный;
    • Праздник;
    • Нерабочий;
  • Перенести — чтобы перенести имеющийся статус дня на другой день с другим статусом.

Подробнее в статье Производственный календарь в 1с 8.3 бухгалтерия

Как сформировать табель учета рабочего времени в 1С

Для того чтобы в 1с сформировать Табель учета рабочего времени, произведите следующие настройки.

Шаг 1. Шапка отчета

Для формирования отчета Табель учета рабочего времени (Т-13) заполните поля:

  • Период — месяц, за который формируется табель;
  • Организация — установить из списка, если в базе ведется несколько организаций;
  • Подразделение — подобрать из справочника Подразделения, если нужен табель отдельно по подразделению.

Нажмите на кнопку Настройки.

Шаг 2. Вид Простой, вкладка Отборы

На вкладке Отборы вида Простой установите фамилии и должности ответственных лиц, которые должны подписать данный табель. Здесь же, если составляется табель для одного человека, например, дополнительный лист. Можно установить:

  • галочку Сотрудник;
  • фамилию работника — выбирается из справочника Сотрудники по ссылке Подбор.

Шаг 3. Структура

Если вам нужен табель для всех сотрудников, снимите галочку с поля Сотрудник и продолжайте настраивать табель, установив:

  • Вид — Расширенный.

На вкладках Отборы, Поля и сортировки менять ничего не нужно. По умолчанию табель формируется отдельно по каждому подразделению. Если в организации работников немного, а подразделения есть, можно сформировать Табель учета рабочего времени (Т-13) в целом по организации.

Для этого необходимо на вкладке Структура в группируемых полях первого уровня убрать из состава группировки Подразделение.

Затем нажимаем Завершить редактирование – Закрыть и сформировать. Сформированный отчет примет вид: PDF

Как в программе 1С 8.3 вести табель учета рабочего времени

Ведение табеля учета рабочего времени в 1С Бухгалтерия 8.3 сводится к ежемесячному формированию отчета Табель учета рабочего времени (Т-13) непосредственно перед или после начисления зарплаты за месяц.

Перед формированием табеля обратите внимание:

  • Производственный календарь на год должен быть настроен в соответствии с графиком рабочего времени вашего региона и организации;
  • кадровые документы по приему и увольнению сотрудников в данном месяце должны быть оформлены;
  • отпускные и больничные за месяц должны быть начислены;
  • время работы, указанное в документе Начисление зарплаты на формирование табеля не влияет.

Даже если работник отработал в месяце не полностью (кроме отпускных и больничных), и это зафиксировано документом Начисление зарплаты, табель учета рабочего времени сформируется в соответствии с полной нормой рабочего времени.

Чтобы Табель учета рабочего времени (Т-13) соответствовал фактическим событиям по сотрудникам в отчетном месяце, сформированный отчет необходимо отредактировать вручную. Для этого в готовой форме табеля пройдите: Главное меню – Таблица – Вид – Редактирование.

После этого значение в любой ячейке отчета можно изменить.

Готовый Табель учета рабочего времени (Т-13) распечатайте по кнопке Печать.

Проверьте себя! Пройдите тест:

  • Тест № 18. Настройки зарплаты в 1С

См. также:

  • Производственный календарь в 1С Бухгалтерия 8.3
  • График отпусков 2019
  • Начисление отпускных в 1С 8.3 пошагово для начинающих
  • Пошаговое начисление заработной платы в 1С 8.3 для начинающих
  • Как посмотреть начисления для расчета среднего заработка?
  • Зарплатный проект в 1С 8.3 Бухгалтерия

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал по теме:

  • Начисление отпускных

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*