admin / 11.06.2020

Сроки и порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов

Статья 23. Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций – также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

. При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности – стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.

Форма товарно-транспортной накладной

Согласно п. 1.2. Постановления Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 автотранспортные организации при перевозке грузов должны оформлять товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т.

Форма товарно-транспортной накладной состоит из двух разделов:

1. Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей.

2. Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями – владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями – владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Оформление товарно-транспортной накладной

Составление товарно-транспортной накладной

Грузоотправитель обязан составлять товарно-транспортные накладные на каждый рейс автомобиля. При этом неважно, является ли автотранспортное средство собственностью грузоотправителя или он воспользовался услугами третьего лица для оказания автотранспортных услуг.

В заполнении товарно-транспортной накладной участвуют грузоотправитель-продавец, грузополучатель-покупатель и перевозчик.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) выписывается в четырех экземплярах:

  • первый – остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;
  • второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;
  • второй – сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;
  • третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации – владельцу автотранспорта.

Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация – владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику – заказчику автотранспорта, а четвертый – прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Заполнение товарно-транспортной накладной

При отгрузке товара продавец-грузоотправитель составляет товарно-транспортную накладную по форме N 1-Т в четырех экземплярах.

В таблице товарного раздела отражаются данные о товаре и его стоимости (за единицу и всего), единица измерения, количество мест, вид упаковки и т.д.

Столбец 2 «Номер прейскуранта и дополнения к нему», столбец 3 «Артикул или номер по прейскуранту» заполняется, если организация-продавец утверждает цены на товары в специальном прейскуранте и присваивает товарам определенный артикул. Однако заполнение этих граф не является обязательным.

В столбце 5 «Цена, руб. коп.» указывается цена товара с учетом акциза, НДС (если товары этими налогами облагаются).

В Столбце 10 «Масса, т» указывается брутто масса груза в тоннах (всех товаров в сумме в данной строке).

Столбец 11 «Сумма, руб. коп.» считается как умножение столбца 4 на столбец 5.

В строке «Наценка, % » указывается процент торговой надбавки, установленной организацией-продавцом. Эту графу заполняют только торговые организации.

Со стороны грузоотправителя документ подписывают лица, ответственные за отпуск товара, и главный бухгалтер, ставится печать.

К документу, как правило, прикладываются также счет-фактура и товарная накладная по форме N ТОРГ-12.

В таблице «Погрузо-разгрузочные операции» транспортного раздела грузоотправитель вносит данные о способе погрузки (ручной) и времени прибытия под погрузку и убытия автомобиля.

Время прибытия определяется по времени предъявления водителем-экспедитором на контрольно-пропускном пункте путевого листа.

Время убытия проставляют в момент подписания накладной и передачи ее экспедитору.

При приеме товара к доставке водитель-экспедитор проставляет в первых трех экземплярах накладной свои данные под таблицей транспортного раздела. Первый экземпляр транспортной накладной остается у поставщика. Он служит основанием для списания товара. Остальные экземпляры передаются водителю.

Если при доставке груза грузополучателю никаких расхождений или отклонений по количеству и качеству товара, указанным в документах не было обнаружено, то в соответствующих полях накладной проставлены прочерки.

Далее, грузополучатель ставит подпись и печать в товарном разделе накладной, а также заполняет свою часть таблицы «Погрузо-разгрузочные операции» транспортного раздела: способ разгрузки, время прибытия автомобиля на разгрузку и его убытия со склада грузополучателя после разгрузки.

Второй экземпляр товарно-транспортной накладной (и прилагаемые документы) остается у покупателя и служит основанием для оприходования товара.

Третий и четвертый экземпляры товарно-транспортной накладной водитель доставляет в свою автотранспортную компанию.

При этом столбцы 20-44 заполняют водитель и бухгалтер транспортной организации. Здесь указывается километраж пробега автомобиля, время простоя, расценки на транспортные услуги и т. д.

Исходя из данных, указанных в этих столбцах, рассчитывается стоимость транспортных услуг и заработная плата водителя.

В Столбце 26 «За транспортные услуги с клиента» указывается общая стоимость транспортных услуг.

В Столбце 27 «За транспортные услуги причитается водителю» указывается сумма заработной платы, начисленной водителю за перевозку груза.

Автотранспортная компания после указания в ТТН данных, необходимых для расчетов за транспортные услуги (расстояние перевозки, стоимость услуг, время простоя под погрузкой и разгрузкой и т.д.), направляет заказчику транспортных услуг один (третий) экземпляр ТТН и счет на оплату услуг перевозки.

На основании оставшегося (четвертого) экземпляра ТТН и путевого листа автотранспортная компания начисляет заработную плату водителю.

ТТН при транзитной поставке

Транзитная торговля представляет собой две независимые друг от друга сделки: торговая компания заключает договор купли-продажи товара с поставщиком, на основании которого обязуется оплатить приобретенный товар, а поставщик – отгрузить товар на тот склад, который укажет торговая организация, и отдельный договор с покупателем товара, в рамках которого обязуется поставить за плату товар.

При этом торговая компания в первом договоре будет выступать покупателем товара, а во втором – его продавцом.

В этом случае строки товарно-транспортной заполняются следующим образом.

В строке «Плательщик» указывается торговая компания.

Кого поставить в строку «Грузоотправитель», зависит от момента перехода права собственности.

Если в момент отправки товара его собственником стала торговая компания, то она и будет указана в данной строке. Если после отправки владельцем остался поставщик, то в строке «Грузоотправитель» будет значиться поставщик.

Заполнение строки «Грузополучатель» зависит от того, кто фактически принимает товар на складе конечного покупателя.

Если этим занимается сам покупатель, то указать нужно именно его.

Если же разгрузку производит представитель торговой компании, то в качестве грузополучателя следует указать название, адрес и телефон торговой компании.

В любом случае в поле «Пункт погрузки» должен стоять адрес поставщика, а в поле «Пункт разгрузки» – адрес конечного покупателя.

Сроки хранения товарно-транспортных накладных

Срок хранения первичной учетной документации составляет не менее пяти лет.

Каждая организация обязана руководствоваться Федеральным законом 125-ФЗ от 22.10.04, в соответствии с которым необходимо обеспечить правильное хранение первичной документации на протяжении установленного срока. Длительность сроков для отдельных групп документов могут регулироваться различными федеральными законами, а также другими правовыми актами РФ, перечнями и положениями. Расскажем в статье, какой срок хранения счетов-фактур и иных документов на предприятии по закону.

При определении срока хранения нужно руководствоваться Законом о бухучете, согласно которому бухгалтерская первичная документация должна храниться пять после года, в котором она составлена. Отдельные правовые и законодательные акты могут устанавливать более длительные периоды хранения. Если для одного и того же документа в разных правовых актах установлены различные временные сроки, то ориентироваться нужно на более длительный.

Срок хранения счетов-фактур

Сохранность счетов-фактур должен организовать как покупатель, получающий данные документы, так и продавец, их формирующий. При определении периода хранения бумажного формата счетов-фактур нужно руководствоваться пп. 8 п.1 ст.23 НК РФ, электронного формата – п. 1.13 Порядка выставления и получения с/ф в электронной форме. Читайте также статью: → “Счет фактура: образец заполнения, бланк».

Для бумажных и электронных счетов-фактур минимальный период хранения составляет 4 года. Данный временной отрезок отсчитывается с того квартала, который идет за периодом последнего использования документа в налоговых целях – для исчисления налога и подготовки отчетности. Таким образом, для продавца, формирующего с/ф, актуальны следующие сроки:

  • Авансовые с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге покупок, а вычет налога по этому с/ф показан в декларации по НДС;
  • Отгрузочные с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге продаж, а начисленный НДС по нему показан в декларации.

Актуально на: 9 ноября 2016 г.

Виды бухгалтерских документов мы рассматривали в нашей отдельной консультации. А сколько нужно хранить первичные учетные документы, бухгалтерские регистры и бухгалтерскую отчетность? О сроках хранения бухгалтерских документов расскажем в нашем материале.

Сколько лет хранятся бухгалтерские документы

Бухгалтерское законодательство устанавливает, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться организацией в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Срок хранения документов бухгалтерского учета

Представим сроки хранения бухгалтерских документов в организации в таблице (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ, Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558):

Вид бухгалтерского документа Срок хранения Примечания
Первичные учетные документы 5 лет
Регистры бухгалтерского учета 5 лет
Годовая бухгалтерская отчетность постоянно
Квартальная бухгалтерская отчетность 5 лет при отсутствии годовой отчетности – постоянно
Месячная квартальная отчетность 1 год при отсутствии годовой, квартальной отчетности — постоянно

Естественно, что организация в течение указанных сроков должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

При этом при смене руководителя организации должна обеспечиваться передача бухгалтерских документов в порядке, определенном самой организацией (ч. 4 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Указывается, что сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер (п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

Подробнее о том, сколько хранить документы налогового учета, налоговую отчетность и кадровые документы, мы рассказывали в отдельном материале.

О порядке уничтожения бухгалтерских документов и особенностях составления акта об уничтожении мы также рассказывали в нашей отдельной консультации.

Ответ

Как следует из дополнительных пояснений, Склад является сторонним юридическим лицом, с которым заключен договор ответственного складского хранения.

В соответствии с пунктом 1 статьи 907 ГК РФ по договору складского хранения товарный склад (хранитель) обязуется за вознаграждение хранить товары, переданные ему товаровладельцем (поклажедателем), и возвратить эти товары в сохранности.

Нормы действующего законодательства допускают, что по распоряжению поклажедателя (Ваша организация) хранитель (Склад) осуществляет отпуск товара в адрес третьих лиц (покупателей).

В рассматриваемой ситуации при отпуске товара со склада оформляются: товарная накладная и транспортная накладная. При поступлении товара от покупателей по причине их возврата – акт возврата.

Рассмотрим порядок хранения указанных документов в зависимости от их вида.

Транспортная накладная

Согласно пункту 2 статьи 8 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (утв. Федеральным законом от 08.11.07 № 259-ФЗ (далее — Устав)), форма и порядок заполнения транспортной накладной устанавливаются правилами перевозок грузов (пункт 2 статьи 8).

Согласно пункту 1 статьи 3 Устава на основании настоящего Федерального закона Правительство РФ утверждает правила перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, а также правила перевозок грузов автомобильным транспортом.

В рамках исполнения требований Устава Постановлением Правительства РФ от 15.04.11 № 272 (далее по тексту – Постановление № 272) утверждены Правила перевозки грузов автомобильным транспортом.

Согласно пункту 6 Постановления № 272 перевозка груза осуществляется на основании договора перевозки груза, который может заключаться посредством принятия перевозчиком к исполнению заказа, а при наличии договора об организации перевозки груза — заявки грузоотправителя, за исключением случаев, указанных в пункте 13 Постановления № 272.

Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, составленной грузоотправителем (если иное не предусмотрено договором перевозки груза) по форме согласно приложению № 4 (далее — транспортная накладная).

Формой транспортной накладной предусмотрено отражение, в том числе, следующих сведений:

— о грузоотправителе (грузовладельце) — раздел 1,

— должность, подпись, расшифровка подписи грузоотправителя (уполномоченного лица) – графа 6;

— полное наименование организации плательщика (грузоотправителя), адрес, банковские реквизиты организации плательщика (грузоотправителя) – раздел 15;

— подпись грузоотправителя (грузовладельца) (уполномоченное лицо) – раздел 16

В соответствии с пунктом 9 Постановления № 272 транспортная накладная, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, составляется на одну или несколько партий груза, перевозимую на одном транспортном средстве, в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.

Транспортная накладная подписывается грузоотправителем и перевозчиком или их уполномоченными лицами.

Таким образом, транспортная накладная составляется в 3-х экземплярах, которые распределяются следующим образом:

— грузоотправителю;

— грузополучателю;

— перевозчику.

Согласно подпункту 5 статьи 2 Устава грузополучатель — физическое или юридическое лицо, управомоченное на получение груза.

Перевозчик — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору перевозки пассажира, договору перевозки груза обязанность перевезти пассажира и доставить багаж, а также перевезти вверенный грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать багаж, груз управомоченному на их получение лицу (подпункт 13 статьи 2 Устава).

Рассмотрим, кто является грузоотправителем в рассматриваемой ситуации.

Согласно подпункту 4 статьи 2 Устава грузоотправитель – это физическое или юридическое лицо, которое по договору перевозки груза выступает от своего имени или от имени владельца груза и указывается в транспортной накладной.

Из пункта 6 Постановления № 272 следует, что транспортная накладная составляется грузоотправителем – лицом, заказывающим перевозку груза.

Так, в случае, если перевозка осуществляется покупателем товара, то именно покупатель будет являться заказчиком перевозки, т.е. грузоотправителем. Соответственно транспортная накладная будет составляться покупателем. Одновременно покупатель товара будет являться и его получателем (грузополучателем).

В таком случае, два экземпляра транспортной накладной передаются покупателю товара, выступающему в качестве грузоотправителя и грузополучателя, а третий экземпляр остается у перевозчика. Ваша организация в расчетах за перевозку не участвует, соответственно ей транспортная накладная не передается.

В случае, если перевозка осуществляется за счет продавца (Вашей организации), то обязанность составить транспортную накладную возникает у грузоотправителя.

В рассматриваемой ситуации Склад (стороннее юридическое лицо, с которым заключен договор ответственного хранения) уполномочен Вашей организацией осуществлять отгрузку товара, т.е. выступать представителем Вашей организации.

При этом согласно пункту 1 статьи 182 ГК РФ сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого.

В связи с этим, по нашему мнению, в транспортной накладной в качестве грузоотправителя (владельца груза) в графе 1 «Грузоотправитель (грузовладелец)», на наш взгляд, следует указать Вашу Организацию, т.е. компанию, которой фактически принадлежит груз.

При этом в качестве грузоотправителя в разделе 6 «Прием груза», а также в разделе 16 «Дата составления, подписи сторон» на наш взгляд, отражаются должность, подпись, расшифровка подписи соответствующего должностного лица Склада, так как по сути именно данная организация фактически уполномочена и осуществляет отгрузку товара. При этом отметим, что реквизиты данных разделов прямо содержат указание на возможность отражения данных уполномоченного лица.

Отметим, что данный вывод был приведен в нашем ответе от 14.11.2013 № 13-11/22.

Из изложенного, по нашему мнению, следует, что три экземпляра транспортной накладной (в случае, если перевозка оплачивается Вашей организацией) распределяются следующим образом:

— 1-й экземпляр предоставляется непосредственно грузоотправителю – Вашей организации (после осуществления доставки товара покупателю);

— 2-й экземпляр передается грузополучателю – получателю товара (покупатель или уполномоченное им лицо);

— 3-й экземпляр остается у перевозчика – транспортной компании, осуществляющей перевозку товара.

Товарная накладная (ТОРГ-12)

Действующими нормативно-правовыми актами в настоящее время не предусмотрена обязательность применения унифицированной формы ТОРГ-12.

При этом с 2013 года организации вправе:

— либо продолжать применять унифицированную форму № Торг-12,

— либо применять самостоятельно разработанную форму товарной накладной (взяв за основу, например, унифицированную форму № Торг-12).

Как было изложено в нашем ответе от 01.10.2013 № 13-10/03, обязанность по оформлению товарной накладной может быть возложена на Склад.

Отметим, что в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 товарная накладная (форма ТОРГ-12) применяется для оформления продажи (отпуска) товарно — материальных ценностей сторонней организации и составляется в двух экземплярах.

Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно — материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

В рассматриваемой ситуации товар числится в учете (принадлежит) Вашей организации. Соответственно при его выбытии со склада (передаче покупателю или перевозчику) обязанность по его списанию с учета возникает у Вашей организации.

При этом товарная накладная (ТОРГ-12) будет являться первичным документом, подтверждающим факт отпуска (реализации) Вашей организацией товара покупателю.

На основании данного документа в учете Вашей организации должны отражаться соответствующие бухгалтерские записи по выбытию товара (реализации).

В связи с этим, в распоряжении Вашей организации в обязательном порядке должен находиться экземпляр товарной накладной с отметкой о получении товара покупателем или перевозчиком.

Отметим, что в случае, если условиями договора ответственного хранения предусмотрено, что один экземпляр товарной накладной остается в архиве Склада, то товарную накладную в таком случае, по нашему мнению, необходимо составлять в 3-х экземплярах, чтобы обеспечить наличие экземпляров накладной у Вашей организации, покупателя и Склада.

Акт на возврат товара

Порядок документального оформления приемки товарно-материальных ценностей установлен Методическими указаниями по бухгалтерскому учету МПЗ (далее по тексту – Методические указания).

Согласно пункту 49 Методических указаний при перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными).

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т.д.), приемку осуществляет Комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов.

Приемный акт о приемке служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и (или) транспортной организации.

Методическими указаниями не установлена форма акта, который должен оформляться при приемке ТМЦ.

Нормы Закона № 402-ФЗ предусматривают возможность оформления первичных документов по форме утвержденной руководителем организации с соблюдением обязательных реквизитов.

В рассматриваемой ситуации акт возврата товара является для Вашей организации первичным документом, на основании которого производится корректировка отраженной ранее в учете отгрузки товара (реализации). На основании данного документа в учете Вашей организации должны отражаться соответствующие бухгалтерские записи по поступлению товара.

В связи с этим, в распоряжении Вашей организации в обязательном порядке должен находиться экземпляр акта возврата товара.

В отношении срока хранения указанных документов отметим следующее.

Согласно части 1 статьи 29 Закона № 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Так, Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее – Перечень).

Так в соответствии с указанным Перечнем срок хранения первичных учетных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей, составляет 5 лет.

Кроме того подпунктами 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ и подпунктом 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ установлена обязанность налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ.

Учитывая, что рассмотренные документы являются первичными учетными документами, то срок их хранения должен составлять 5 лет.

Утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.01 № 119н.

Аналогичная норма указана в Методических рекомендациях по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10.07.96 № 1-794/32-5.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Обращаем Ваше внимание, что по мнению налоговых органов (Письмо ФНС РФ от 21.03.2012 № ЕД-4-3/4681@), транспортная накладная является первичным документом, подтверждающим затраты на перевозку

Назад в раздел

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*