admin / 26.04.2020

Срок хранения документов по заработной плате

Любая организация, ведущая какую-либо экономическую деятельность, в обязательном порядке должна вести кадровый учет работников и ежемесячно оформлять соответствующие документы по начислению заработной платы и других выплат. К таким выплатам могут относиться разнообразные командировочные и суточные, отпускные и больничные выплаты, взносы в страховые, пенсионные и налоговые фонды, окладная и премиальная части заработной платы. Вести учет такой документации необходимо с первого дня создания организации и до момента прекращения деятельности.

Учет документации

В соответствии с нормами законодательства Российской Федерации, такие документы могут иметь различный срок хранения в архиве. Соблюдать срок хранения документов по заработной плате чрезвычайно важно, так как такие бумаги могут потребоваться в различных ситуациях. Например, при вычислении положенного работнику объема ежемесячных пенсионных выплат, различных льгот, компенсаций и других социальных выплат. Организации должны самостоятельно обеспечивать должный учет и хранение всей производимой документации, как установлено в перечне типовых управленческих документов. Несоблюдение правил, и сроков хранения грозит юридическим лицам существенными штрафами.

Сроки хранения

Если перейти к конкретным срокам хранения документации по заработной плате и прочим выплатам, то они могут составлять от 50 до 75 лет. В течение 75 лет организации должны хранить следующие документы:
• лицевые счета работников;
• документы на выдачу заработной платы, гонораров и пособий;
• документы на все другие выплаты работникам.

Изменения в архивном деле

В 2016 году президент Российской Федерации подписал указ о важных изменениях в архивном деле, положения которого коснулись и сроков хранения документов по заработной плате. После вступления закона в силу, все архивные документы по денежным выплатам личному составу организаций, сформированные после 2003 года, подлежат хранению в течение 50 лет. То есть, вышеуказанные сроки хранения зарплатной документации на протяжении 75 лет действуют только для архивных дел, сформированных до 2003 года. Также важно отметить, что в связи с этими законодательными изменениями, срок хранения документов теперь отсчитывается не с момента увольнения сотрудника из организации, а с момента создания дела на этого работника. Весь массив архивных документов по заработным платам при сдаче на хранение теперь следует делить на две части: на документы, сдаваемые на 75 лет, и документы, сдаваемые на 50 лет.

Добрый день!
На «клерке» я нашла очень хорошую шпаргалку по кадровой «первичке».
Предлагаю вам полный перечень, очень понятный, надеюсь пригодится:
Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».

Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:

1. По учету кадров:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
№Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).
Срок хранения 75 лет.

№Т-2 «Личная карточка работника»,
№Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».

Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.
Срок хранения 75 лет.

№Т-3 «Штатное расписание».

Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.
Срок хранения 3 года.

№Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников.
Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.

№Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.
Срок хранения 75 лет.

№Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
№Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

Применяется для оформления и учета отпусков.
Срок хранения 5 лет.

№Т-7 «График отпусков».

Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно опреде.

ем за две недели до его начала.
Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).

№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
№Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,

применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.
Срок хранения 75 лет.

№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

№Т-10 «Командировочное удостоверение»,

служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.
Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).

№Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
№Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,

оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.
Срок хранения 75 лет.

2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

№Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,

Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.
Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.
Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

№Т-13 «Табель учета рабочего времени»,

используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников).
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

№Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
№Т-51 «Расчетная ведомость»,
№Т-53 «Платежная ведомость»,

применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются.
В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

№Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,

применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.
Срок хранения 5 лет.

№Т-54 «Лицевой счет»,
№Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт – средства вычислительной техники),

применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.
Срок хранения 75 лет.

№Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,

используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

№Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

№Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.
Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).
25.04.12 12:06
Екатерина Анненкова

аттестованный аудитор Минфина РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА «Клерк.Ру»

Специально для Клерк.Ру

Назначение РВ

Расчетная ведомость обозначена в нормативных актах под грифом Т-51. Эта унифицированная форма была утверждена еще в 2004 году Постановлением Госкомстата. Образец бланка взят с приложения к данному циркуляру. Основное предназначение ее это фиксация сумм, предназначенных к выплатам работникам предприятия. Здесь не ставятся подписи сотрудников в получении средств.

Обратите внимание: Формируется она как при оплате труда в виде наличных средств, так и переводе заработной платы на банковскую карту.

Существует еще и платежная ведомость, бланк которой имеет гриф Т-53, в котором отражаются уже начисленные средства, и работник расписывается в подтверждение получения денег. Ее используют только при оплате наличными.

Как выглядит РВ

Бланк Т-51 состоит из двух частей расположенных по обе стороны листа. Титульный лист содержит юридическое наименование работодателя (полное или сокращенное), соответствующее учредительным документам, ОКПО, название структурного подразделения (если оплата труда исчисляется по его работникам).

Кроме того, расчетная ведомость на заглавном листе содержит поля с описанием номера документа, даты его формирования, срока, за который проводится расчет. Некоторые реквизиты бланка разрешается менять, если того требует вид деятельности предприятия или способ обработки данных.

Другая сторона содержит унифицированную табличную форму, состоящую из 18-и столбцов и стольких строк, сколько работников в штате. Если на предприятии числится много сотрудников, листов с таблицами может быть несколько, все пронумерованы и общее количество вынесено в отдельное поле.

Бланк расчетной ведомости по заработной плате Т-51

Заполнение табличной части

Правила заполнения несложны. В строки бланка вносятся данные расчета по сотрудникам, одна строка – один работник. Суммы отражаются в рублях и копейках и округлений не допускается.

В строке надо заполнить следующие графы:

— номер по порядку;

— номер работника по табелю;

— Ф.И.О. сотрудника;

— занимаемая должность;

— величина оклада, тарифная ставка;

— сколько времени отработано (в часах);

— сколько часов отработано в праздники и выходные;

— начисления;

— изъятия и зачеты за прошлые переплаты (налоги в том числе);

— задолженность компании перед сотрудником;

— задолженность работника перед компанией;

— суммарный итог.

Результаты расчетов заработной платы каждому сотруднику отражаются в поле «к выплате» (№18). По сути, вычисление итога – это решение примера с одним неизвестным – суммой зарплаты.

Обратите внимание: Как только данная унифицированная таблица готова и подписана, вся информация из Т-51 должна быть перенесена в платежную ведомость с грифом Т-53.

Незаполненных полей быть не должно, если показатели отсутствуют, то ставится прочерк.

Образец заполнения расчетной ведомости Т-51 по зарплате

Срок оперативного хранения ведомости ограничен. Как только заканчивается период, отведенный для выдачи заработной платы (5 дней), напротив фамилии сотрудника, не получившего средства, в столбце «к выплате» ставится отметка «депонировано». Сведения о том, что конкретному сотруднику в положенный срок не произведена плата за труд, берется из платежной ведомости Т-53. При необходимости приводится ссылка на соответствующую информацию (ведомость или ордер).

По каким документам составляется?

Чтобы провести расчет по унифицированной форме Т-51 бухгалтеру требуются данные, которые содержатся в следующих документах предприятия:

  • штатное расписание,
  • табель, предназначенный для учета рабочего времени,
  • документальные сведения о выработке продукции (если оплата сдельная),
  • приказы или распоряжения о назначении поощрительных выплат (премий),
  • приказы или распоряжения о назначении денежных санкций.

Для тех предприятий, которые используют компьютерную обработку данных, вся первичная информация заносится в базу данных и там находится на хранении. Автоматизированная система тоже должна функционировать на основе образца формы Т-51.

Кто составляет форму и кем она заверяется?

Расчетная ведомость создается бухгалтером, в обязанность которого входит, кроме того, последующая передача формы на хранение. В крупных компаниях для исчисления заработной платы выделяют отдельного сотрудника. Это связано с особой важностью мероприятий. Именно он ставит подпись под расчетом на последней странице унифицированной ведомости, причем следует привести и расшифровку с указанием должности и полных Ф.И.О. Виза руководителя здесь в отличие от Т-53 не ставится, поскольку по данному документу деньги не выдаются.

Расчетная ведомость составляется в единственном экземпляре по той причине, что он предназначен для внутреннего пользования.

Обратите внимание: По этой же причине в архиве предприятия срок хранения заполненного бланка составляет 5 лет, а не 75, как предусмотрено для кадровых сведений (Т-53).

Чтобы понять, какие документы нужно держать в архиве, а какие вполне можно уничтожить, воспользуйтесь приведенной ниже таблицей. В ней вы найдете сроки хранения бумаг, которые накапливаются в любой компании.

Как долго надо хранить документы компании

П.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлена обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Бухгалтер-
ский учет

В соответствии со ст. 17 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Порядок хранения документов организаций регламентировался, в частности, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и Указаниями по его применению (утвержден Росархивом 06.10.2000 г.), Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105) и Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).

Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558 был утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Росархив приказом от 26.08.2010 г. № 63 в связи с изданием приказа № 558 признал утратившим силу «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Федеральной архивной службы РФ 06.10.2000 г.

Дело в том, что официально текст приказа был опубликован частично, без утвержденного им Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В связи с чем ВАС РФ в Решении от 06.09.2011 г. № 7889/11 указал, что приказ № 558, не опубликованный в установленном порядке, не влечет правовых последствий, как не вступивший в силу, и не подлежит применению в полном объеме с момента его издания.

В полном объеме (с Перечнем документов) приказ № 558 был официально опубликован 19 сентября 2011 г. и вступил в силу 30 сентября 2011 года.

Именно с этой даты организации должны для целей определения срока хранения документов руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом № 558.

Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Исчисление сроков хранения документов по-прежнему производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2011 году, начинается с 1 января 2012 года.

Обратите внимание!

Срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») в Перечне означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

– раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

– разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

– раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

– раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

– раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

– раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

– раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

– раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

– раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

– раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Рассмотрим, для каких новых документов установлены сроки хранения и для каких документов сроки хранения изменены.

Бухгалтерский учет и отчетность

Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов: годовые следует хранить постоянно, полугодовые, квартальные – 5 лет.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам хранится постоянно.

Отчеты по драгоценным металлам хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии).

– документы (таблицы, акты, расчеты) по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства;

– налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов;

– налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет);

– налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (ф. № 1-НДФЛ) (при условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов – 75 лет);

– декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет);

– сведения о доходах физических лиц (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет).

– документы (решения, справки, отчеты, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам;

– документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период.

Срок хранения ведомостей на выдачу дивидендов – 75 лет.

Годовые расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС РФ хранятся постоянно. Квартальные – 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно. С нарастающим итогом за IV квартал – постоянно).

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию следует хранить постоянно.

Обратите внимание!

Постоянный срок хранения установлен для Книг учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.

В течение 10 лет после продажи следует хранить документы (заявки, акты оценки, переписку и др.) по продаже движимого имущества.

Постоянному хранению подлежат акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс).

В течение 5 лет после истечения срока действия договора подлежат хранению договоры страхования гражданской ответственности.

Установлен 5-летний срок хранения (после истечения срока действия договора) для договоров:

– возмездного оказания услуг (консультационных, информационных, услуг по обучению) работникам;

– по залогу имущества организации. При этом документы по залогу недвижимого имущества хранятся постоянно.

Измененные сроки

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности следует хранить в течение 5 лет (ранее – постоянно).

Ранее документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении квартальных балансов и отчетов хранились 5 лет.

Теперь все документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности следует хранить постоянно.

Не только рабочий план счетов, формы первичных учетных документов, но и другие документы учетной политики подлежат хранению в течение 5 лет.

Обратите внимание!

С 5 лет до 4 лет сокращен срок хранения счетов-фактур.

Вместо постоянного установлен 10-летний срок хранения оперативных отчетов по счетам в иностранной валюте за границей (после закрытия счета).

Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах теперь следует хранить не 5 лет, а постоянно.

Образцы подписей материально ответственных лиц по-прежнему подлежат хранению до минования надобности, но не менее 5 лет.

Трудовые отношения

Постоянно следует хранить полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов.

В течение 75 лет подлежат хранению документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда.

Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием хранятся 3 года.

При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты, заключения – 75 лет.

5 лет вместо 1 года теперь следует хранить табели (графики), журналы учета рабочего времени.

С 5 до 45 лет увеличен срок хранения документов (положений, протоколов, решений, предложений, заключений, перечней стандартов и норм, перечней рабочих мест, обоснований, данных, информации, ведомостей рабочих мест, карт аттестации рабочих мест, планов об аттестации рабочих мест по условиям труда).

Кадровое обеспечение

5-летний срок хранения после возвращения из командировки установлен для командировочных удостоверений.

Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, – 75 лет.

Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом, хранятся 75 лет.

Книги, журналы, карточки учета регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации, следует хранить 75 лет.

Книги, журналы, карточки учета работников, выбывающих в служебные зарубежные командировки, хранятся 10 лет.

Персональ-
ные данные

Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных следует хранить 75 лет.

5-летний срок хранения установлен для книг, журналов, карточек учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, выдачи общегражданских и заграничных паспортов.

А книги, журналы, карточки учета выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним следует хранить не 50 лет, как было ранее, а 75 лет.

С 3 до 5 лет увеличен срок хранения книг, журналов, карточек учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы.

Невостребо-
ванные документы

Невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) хранятся 75 лет (было – 50 лет).

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 19 апреля 2019 г.

Содержание журнала № 9 за 2019 г.И.В. Кравченко,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению На законодательном уровне единый перечень со сроками хранения документов организации не установлен. Более того, для некоторых документов разными нормативными правовыми актами установлены разные сроки хранения, а для каких-то сроки варьируются в зависимости от определенных условий. В связи с этим установить срок хранения того или иного документа иногда бывает не так-то просто.

Упомянутый в статье Перечень типовых управленческих архивных документов можно найти:

раздел «Законодательство» системы КонсультантПлюс

Как быть, если по одному документу определены разные сроки хранения

Сколько лет необходимо хранить документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов, если для некоторых из них (например, для больничных) в разных нормативных актах установлены разные сроки хранения?

— Если для одного и того же документа установлены разные сроки хранения в разных нормативных правовых актах, то ориентироваться нужно на акт, в котором установлен больший срок.

В частности, для листков нетрудоспособности предусмотренный Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры, срок хранения составляет 5 летст. 896 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). А в соответствии с нормами Налогового кодекса хранить документы, необходимые для исчисления страховых взносов (к которым, в частности, относятся больничные), следует в течение 6 лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности по нимподп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ. Значит, именно на этот срок и нужно ориентироваться при определении срока хранения больничных.

Однако не всегда срок хранения документов, установленный в Перечне, меньше срока, предусмотренного НК РФ. Для некоторых документов, в том числе «страховых», Перечень устанавливает период хранения аж 75 лет. К примеру, это:

•документы о получении заработной платы и других выплат, если организация не ведет лицевые счетаст. 412 Перечня;

•индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных взносах застрахованного лицаст. 905 Перечня.

Поэтому, определяя время хранения таких документов, ориентируйтесь на срок, установленный в Перечне, а не в НК РФ.

Сколько лет хранить сведения о доходах работников

Правда ли, что сведения о доходах работников, в частности справки по форме 2-НДФЛ, необходимо хранить постоянно? И нужно ли их хранить на бумажном носителе, если формируются они в электронной форме?

— Хранить сведения о доходах физлиц необходимо в течение 75 лет, но лишь при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы. В остальных случаях период хранения таких документов, в том числе и для справок 2-НДФЛ, составляет 5 летст. 396 Перечня.

Решение о ведении или неведении лицевых счетов работников работодатель принимает самостоятельно, учитывая, что информация, представленная в этом первичном документе, может быть получена и из других форм, применяемых для целей учета труда и зарплаты работников.

•до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания;

•в 2003 г. и позже, — 50 лет со дня создания.

Ведомости начисления зарплаты при наличии лицевых счетов следует хранить в течение 5 лет, а при их отсутствии — в течение 50/75 лет (аналогично лицевым счетам в зависимости от периода их создания)ст. 412 Перечня; п. 3 ст. 3, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ.

Получается, что в любом случае какие-то из этих документов (лицевые счета, ведомости, справки 2-НДФЛ) придется хранить в течение весьма продолжительного периода времени (50/75 лет), а вот какие именно — выбирать вам.

В какой форме (бумажной или электронной) хранить документы, компания вправе решить самостоятельно. Если документы составлены и хранятся в электронной форме, то распечатывать и хранить их на бумаге не нужноПисьмо Минфина от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202; Приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила хранения документов).

Справка

В настоящее время расчет заработной платы редко происходит вручную, зачастую для этих целей используются специализированные бухгалтерские программы, в которых, в частности, предусмотрено ведение лицевых счетов работников. Если ваша компания ведет лицевые счета на компьютере, то имейте в виду, что распечатывать их ежемесячно не нужно (если иное не предусмотрено вашей учетной политикой). Достаточно это делать раз в год. Или же вы можете хранить эти первичные документы в электронном виде, подписав их квалифицированной электронной подписью.

Как рассчитать срок хранения товарных накладных и счетов-фактур

В IV квартале 2018 г. был приобретен товар, который сразу же был принят к учету, а НДС по нему — к вычету. В I квартале 2019 г. товар был реализован и его стоимость учтена в налоговых расходах. Как правильно при таких условиях определить срок хранения счета-фактуры и товарной накладной?

Конечно, собирать и хранить почтовые марки интереснее, чем бухгалтерские документы. Но последние нужно хранить обязательно, причем некоторые — много лет

— Сроки хранения этих документов будут разными, и вот почему. Счет-фактура является документом, подтверждающим правомерность вычета входного НДС. Хранить такой документ следует в течение 4 лет со дня окончания квартала, в котором он использовался в последний раз для исчисления налога и составления налоговой отчетностиподп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ; п. 1.13 Приказа Минфина от 10.11.2015 № 174н; Письмо Минфина от 06.09.2018 № 03-07-09/63731. Для компании-покупателя это означает, что четырехлетний срок хранения счета-фактуры следует отсчитывать с 1-го числа квартала, следующего за тем кварталом, в котором она зарегистрировала в книге покупок этот счет-фактуру и отразила в декларации по НДС вычет налога.

Следовательно, в вашей ситуации отсчет срока хранения счета-фактуры начнется с 01.01.2019 (так как НДС был принят к вычету в IV квартале 2018 г.) и закончится 31.12.2022 включительно.

В отличие от счета-фактуры, товарная накладная является документом, не только подтверждающим право на вычет НДС (в частности, принятие товаров к учету), но и документом, подтверждающим налоговые расходы, а также первичным учетным документом для бухучета. Сроки хранения у этих документов разные, а раз так, то выбрать нужно будет максимальный из них. Так, хранить товарную накладную следует:

•как документ, подтверждающий налоговые расходы, — в течение 4 лет после окончания налогового периода, в котором стоимость товаров учтена в налоговых расходах (применительно к вашей ситуации — с 01.01.2020 по 31.12.2023, так как затраты учтены в налоговых расходах в 2019 г.)подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ;

•как первичный учетный документ — в течение 5 лет после окончания года, в котором стоимость товаров учтена в расходах (применительно к вашей ситуации — с 01.01.2020 по 31.12.2024)ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Таким образом, хранить товарную накладную на указанные товары вашей компании необходимо вплоть до 31.12.2024.

Как хранить счета-фактуры

Наша компания бумажные счета-фактуры хранит по дате, но отдельно (в разных папках) в зависимости от того, на что счет-фактура выставлен (на товар, услугу или аванс). Аутсорсинговая компания, которой мы передаем дела, требует, чтобы все счета-фактуры мы собрали в одну папку и разложили их в хронологии с книгой покупок. Как правильно их хранить: в одной папке или можно в разных (документы ведь и в этом случае разложены по порядку)?

— Хранить счета-фактуры следует в хронологическом порядке по дате выставления (составления/исправления, если счета-фактуры не подлежат направлению покупателю или они не были им получены) или по дате их полученияп. 10 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. А значит, отдельно друг от друга хранить следует только выставленные и полученные счета-фактуры.

Деление счетов-фактур в зависимости от того, на что они выставлены, приведет к образованию хронологических пропусков в подшивке документов, так как разложены они в разных папках. Однако ответственности за такое хранение нет. Проблем с вычетом НДС тоже не будет. Поэтому если вам так удобно — можете хранить и так.

Хранение расчетных листков — дело обязательное или добровольное для организации?

Трудинспекция при проверке запросила «зарплатные» документы, в частности расчетные листки. Верно ли, что расчетные листки делаются в одном экземпляре для работника и хранить их для себя компания не обязана? Если это так, то что тогда представить проверяющим?

— Трудовой кодекс обязывает работодателей выдавать расчетные листки при выплате зарплаты работникамст. 136 ТК РФ, но делать и хранить их дубликаты не требует. В частности, в одном из писем Минфина был сделан такой выводПисьмо Минфина от 14.04.2016 № 02-06-05/21573. Правда, разъяснения в этом Письме касались госучреждений, но полагаем, и коммерческие организации могут ими руководствоваться.

Получается, хранить для себя расчетные листки работодатели не обязаны. Главное — подтвердить факт того, что работники уведомлены о составных частях своей зарплаты. Каким способом это сделать, работодатель решает самостоятельно. Например, возможны следующие варианты:

•если листки рассылаются электронно — факт их выдачи подтвердят, например, письма с уведомлением об их прочтенииПисьмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560;

•если листки выдаются на бумаге — факт их выдачи подтвердит, например, журнал выдачи расчетных листков с подписями работников об их получении. Можно, конечно, и вторые экземпляры листков печатать и просить работников расписываться на них о получении своего экземпляра, но, еще раз повторимся, это занятие добровольное, да и затратное.

Если же при проверке документально подтвердить факт выдачи расчетных листков сотрудникам вы не сможете, трудовые инспекторы могут не поверить, что вы их вообще выдавали, и оштрафовать. Штраф за невыдачу работникам расчетных листков составляетч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ:

•для организаций — от 30 до 50 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 50 до 70 тыс. руб.);

•для ИП — от 1 до 5 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 10 до 20 тыс. руб.);

•для должностных лиц — от 1 до 5 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 10 до 20 тыс. руб. (или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет)).

Налоговые проверки: документы за какой период могут затребовать в 2019 г.

В марте 2019 г. компания получила от налоговой инспекции требование о представлении документов за 2015 г.:
•в рамках выездной налоговой проверки на основании ст. 93 НК РФ;
•в рамках встречной налоговой проверки на основании ст. 93.1 НК РФ.
Насколько правомерны эти требования ИФНС, учитывая, что проверяемый период ограничен 3 годами?

Чтобы проверка трудинспекции прошла для вашей организации как по нотам, лучше заранее подготовить все документы, касающиеся расчетов с работниками

— Ответ на вопрос касательно правомерности запроса документов за 2015 г. в рамках выездной налоговой проверки, проводимой в 2019 г., напрямую зависит от периода, в котором было вынесено решение о ее проведении. Ведь проверяемый период выездной проверки ограничен 3 годами, предшествующими году, в котором вынесено решение о ее проведенииабз. 2 п. 4 ст. 89 НК РФ. Причем это ограничение не касается текущего года деятельности компании. То есть год, в котором назначена проверка, также может быть проверен вплоть до даты назначения проверки.

Исходя из условий вопроса, получается, что решение о назначении выездной проверки в отношении вашей компании могло быть вынесено в 2019 г. или 2018 г.пп. 6, 9 ст. 89 НК РФ А раз так, то проверке могут подвергаться следующие периоды:

•если решение о проведении проверки вынесено в 2019 г. — 2016, 2017, 2018 гг. и часть 2019 г.;

•если решение о проведении проверки вынесено в 2018 г. — 2015, 2016, 2017 гг. и часть 2018 г.

Получается, что требование ИФНС представить документы за 2015 г. в рамках выездной налоговой проверки будет правомерным лишь при условии ее назначения в 2018 г.

А вот что касается запроса документов в рамках встречной проверки, то каких-либо ограничений по периоду, за который могут быть истребованы документы, касающиеся деятельности вашего контрагента, не установленоПисьмо Минфина от 23.11.2009 № 03-02-07/1-519. Ограничение трехлетним сроком предусмотрено лишь для выездных налоговых проверок и на встречные проверки не распространяетсяп. 4 ст. 89 НК РФ.

Более того, запрашиваемые налоговиками документы по «встречке» совсем необязательно должны относиться к периоду, за который проверяют вашего контрагентаПисьмо Минфина от 27.09.2013 № 03-02-07/1/40175. Да и оценивать принадлежность истребуемых у вас документов к проверяемому периоду вы не вправеПостановление 4 АСС от 15.04.2014 № А19-15362/2013.

Чем грозит несоблюдение сроков хранения документов

Какими негативными последствиями для организации и ее руководителя может обернуться отсутствие бухгалтерских, налоговых и кадровых документов, срок хранения которых еще не истек?

При отсутствии бухгалтерских и налоговых документов организация может получить шах и мат от налоговиков. То есть попасть на пени и штрафы

— Ответственность компании. Во-первых, если компания не подтвержденные документами затраты учла в качестве налоговых расходов, а НДС по ним приняла к вычету, то в случае обнаружения этого факта в ходе налоговой проверки инспекторы гарантированно снимут эти расходы и вычеты НДС по ним, попутно доначислив налоги, начислив пени и выставив штрафы.

Также, обнаружив отсутствие документов, срок хранения которых еще не истек, налоговики вправе исчислить суммы налогов к уплате расчетным методом по операциям, по которым нет первичкиподп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ; Постановление Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57. Метод сложный и оспоримый, но он также не исключает возможности начисления пеней и наложения штрафов.

Во-вторых, за несоблюдение сроков сохранности документов компанию могут оштрафовать:

•за грубое нарушение правил учета доходов и расходов — на сумму в размере 10 или 30 тыс. руб., а если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы — на сумму в размере 20% от суммы задолженности по налогу (но не меньше 40 тыс. руб.)ст. 120 НК РФ;

•за непредставление документов по требованию ИФНС или ФСС — на сумму в размере 200 руб. за каждый экземпляр непредставленного документап. 1 ст. 126 НК РФ; ст. 26.31 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ;

•за непредставление документов по требованию трудинспекции — на сумму в размере от 30 до 50 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 50 до 70 тыс. руб.)ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Ответственность руководителя. К директору компании, как к должностному лицу, могут быть применены следующие санкции:

•за непредставление документов по требованию ИФНС или ФСС — штраф в размере от 300 до 500 руб. за все документы, перечисленные в требованиич. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ;

•за грубое нарушение требований к бухучету — штраф в размере от 5 до 10 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 10 до 20 тыс. руб.)ст. 15.11 КоАП РФ;

•за непредставление документов по требованию трудинспекции — предупреждение или штраф в размере от 1 до 5 тыс. руб. (при повторном нарушении — штраф в размере от 10 до 20 тыс. руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет)ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ;

•за нарушение правил архивного дела — штраф в размере от 300 до 500 руб.ст. 13.20 КоАП РФ

Поэтому в случае утраты каких-либо документов рекомендуем восстановить их в ближайшие сроки.

Где хранить БСО

Верно ли, что БСО нужно хранить вместе с кассовыми документами? Если нет, то где именно их следует хранить и в течение какого срока нужно обеспечивать сохранность бланков?

— Чистые бланки следует хранить в металлических шкафах, сейфах, специальных помещениях (если бланков много), которые дают возможность избежать кражи или повреждения документов и которые в конце каждого рабочего дня следует опечатыватьп. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359 (далее — Положение).

Копии (отрывные части, корешки) БСО и испорченные бланки следует упаковывать в мешки и опечатыватьп. 19 Положения. Хранить бланки вместе с кассовыми документами не требуется. Упакованные в опечатанные мешки документы следует хранить не менее 5 лет со дня их использования или порчип. 19 Положения.

А по достижении предельного срока хранения, но не ранее чем через месяц со дня последней инвентаризации БСО их копии (отрывные части, корешки) и испорченные бланки на основании соответствующего акта под контролем специально созданной комиссии можно уничтожитьпп. 17, 19 Положения.

Архив для компаний: обязанность или право?

Обязаны ли компании создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов? Если да, то все ли документы подлежат передаче в архив или какие-то можно оставить на хранении в бухгалтерии?

— Законодательно на компании возложена обязанность по обеспечению сохранности документов в течение установленных для них сроков хранения и толькоч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ. Создавать для этих целей архив или нет, компания решает самостоятельно, так как создание архива является ее правом, а не обязанностьюч. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ.

Если такое решение принято, для организации правильного архивного хранения необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций и Правилами, утвержденными МинкультурыОсновные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее — Правила Росархива); Правила хранения документов.

Так, согласно этим нормативным актам необходимость передачи документов в архив зависит от установленного для них срока хранения. Документы со сроком хранения до 10 лет включительно в архив передавать не нужно. Они хранятся в структурных подразделениях организации (например, в бухгалтерии) и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядкеп. 4.2 Правил хранения документов.

А вот документы, которые подлежат хранению больше 10 лет (в том числе постоянно), а также дела по личному составу должны храниться в архивеп. 2.3 Правил хранения документов. В исключительных случаях по решению руководителя компании в архив могут быть переданы дела со сроком хранения менее 10 лет по описям дел, документов или по номенклатуре делп. 4.2 Правил хранения документов. Также передаче в архив подлежат документы организаций-предшественников и документы ликвидированных подчиненных компанийп. 3.3 Правил Росархива.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*