admin / 16.03.2020

Штатное расписание: изменение штатных единиц

Штатное расписание – это перечень структурных подразделений и должностей организации с указанием численности и зарплат работников. Правила заполнения штатного расписания, составляемого организацией по унифицированной форме N Т-3, приведены в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1. Если в штатном расписании что-то меняется, как правило, издается приказ об изменении штатного расписания.

Изменение штатного расписания

Внесение изменений в штатное расписание в общем случае требуется в следующих ситуациях:

  • исключение вакантных должностей (подразделений) при организационных изменениях в работе организации;
  • ввод новых должностей и штатных единиц при расширении производства;
  • сокращение штатных единиц при сокращении численности или штата;
  • изменение окладов как в сторону увеличения, так и уменьшения;
  • переименование должностей (подразделений).

Изменение окладов в штатном расписании

Об этой ситуации следует поговорить отдельно. Дело в том, что изменение оклада – это изменение условия трудового договора об оплате труда (ст. 57 ТК РФ). А оно допускается:

  • либо по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ). Такое соглашение оформляется в письменном виде;
  • либо в одностороннем порядке, если такое изменение является следствием изменения организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ). То есть необходимо заранее (за 2 месяца) уведомить работников о планируемых изменениях, сотрудникам, несогласным с изменениями, предложить другую имеющуюся у работодателя работу и т.д.

И лишь после того, как будут согласованы все вопросы с работниками, можно оформить приказ об изменении штатного расписания в связи с изменением окладов.

Как изменить оклады в штатном расписании

Приказ о внесении изменений в штатное расписание в связи с изменением окладов – не единственный вариант. Если в штатное расписание вносится много изменений, то проще утвердить штатное расписание в новой редакции. Это также делается с помощью приказа об изменении штатного расписания. На 2020 г. образец такого приказа мы приводить не будем, поскольку достаточно записать в приказе: Приказываю утвердить штатное расписание в новой редакции, действующей с такого-то числа.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание – образец 2020

Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание в связи с изменением окладов можно посмотреть здесь:

Пред. / След. Скачать приказ о внесении изменений в штатное расписание Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  • Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
  • Я не подписчик, но хочу им стать
  • Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Штатное расписание (ШР или в просторечьи — «штатка») содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве ставок (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Этим же постановлением утверждена и унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров и, как правило, применяется организациями и предпринимателями.

Форма Т-3 для штатного расписания

Обратите внимание, что для негосударственных организаций она не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что они вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.

Скачать

Утверждение штатного расписания

Оно утверждается приказом работодателя, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

Скачать

Внесение изменений в штатное расписание

Закон не устанавливает ни количество таких документов, ни конкретные сроки или периоды для коррекции. Как правило в таких случаях издается приказ об утверждении ШР. Если нововведения не масштабны, можно обойтись приказом о внесении изменений. Он утверждает нововведения, при этом их можно указать в тексте документа или оформить приложением. Подписывает документ руководитель организации или уполномоченным им лицом. Унифицированной формы нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Главный принцип — зафиксировать все вносимые коррективы. Вы можете использовать наш пример приказа об изменении штатного расписания.

Правки вносятся в следующих случаях:

  • при введении новой должности или нового структурного подразделения;
  • при изменении их наименования;
  • при изменении оклада или тарифной ставки;
  • при ликвидации вакантных позиций и отделов;
  • при сокращении штата или численности.

Введение новых штатных единиц

Когда нужно принять на работу специалиста, позиция которого не предусмотрена в штатке, или добавить целое подразделение в состав организации, издается приказ о вводе новых единиц. Он должен содержать информацию о названии структурного подразделения, наименование позиции, количество ставок, оклад или тарифная ставка.

Скачать

Изменение названия должности или подразделения

Переименование как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если же трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Таким образом, такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников. В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив. Можно использовать такой образец приказа об изменении штатного расписания.

Скачать

Коррекция размера окладов или тарифных ставок

Это является сменой условий оплаты труда, согласованных в трудовом договоре. Следовательно, требует обязательного согласования с работником даже если размер оклада увеличивается. В случае отказа работника работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ.

Скачать

Вывод вакантных должностей и подразделений

Эта процедура не требует согласования с работниками. Эти позиции не заняты, следовательно, могут быть ликвидированы по решению работодателя.

Важный момент! Если планируется сокращение штата, то вывести из ШР вакантные должности лучше до начала процедуры сокращения, а не одновременно с ней.

Скачать

Сокращение штата

Это самые трудоёмкие нововведения, их следует готовить заранее. Работодатель должен убедиться, что вакантные позиции исключены из ШР, а новая структура отвечает потребностям организации. О предстоящем увольнении работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца. Соответствующий приказ также нужно издать не менее чем за 2 месяца до внесения корректив. Используйте, чтобы внести изменение в штатное расписание, образец приказа, который приведен ниже.

Скачать

Нужно ли менять документ?

Штатным расписанием называется документ, который фиксирует:

  • структуру предприятия;
  • кадровый состав и численность;
  • размер оплаты труда для каждой категории должностей.

Последнее обстоятельство особенно важно. В том случае, если во всей организации, в каком-то её подразделении или же только для одной должности был изменён ранее установленный размер оклада – в связи с этим приходится изменять и действовавшее ранее расписание.

Как это оформить?

В том случае, если на предприятии был изменён размер выплат, полагающихся работникам, изменить нужно и штатное расписание, корректировки вносятся следующим образом:

  1. Оформляются приказы руководителя организации об изменении размера оклада. Возможен вариант, когда издаются не отдельные приказы по каждой должности, а общий – о внесении изменений в расписание.
  2. Содержание приказа в письменном виде доводится до сотрудников предприятия, которых оно затрагивает (согласно ст. 74 ТК РФ).
  3. Кадровая служба или иные уполномоченные сотрудники готовит новый вариант штатного расписания либо дополнение к нему в виде отдельного листа.
  4. Готовый документ утверждается руководителем и вступает в силу.

Сами по себе изменения могут быть оформлены с помощью двух вариантов:

  • В виде приложения к основному расписанию. Такой вариант годится для крупных компаний, где расписание – слишком большой документ, а изменение оклада касается нескольких должностей.
  • В виде нового документа со следующим порядковым номером. Так оформляются изменения оклада, касающиеся всех сотрудников предприятия – либо в том случае, если организация небольшая, и объём дополнений сравним с объёмом основного документа.

ВНИМАНИЕ: Бланк штатного расписания по форме Т-3, утверждёный Госкомстатом в 2004 году, с 2013 года не является обязательным. Поэтому на предприятии может быть разработана своя форма как для самого документа, так и для приложений к нему.

Подробнее об окладе согласно штатного расписания узнайте .

Приказ

Из-за увеличения размера оплаты труда

Размер оплаты труда – одно из существенных условий трудового договора. Поэтому даже повышение оклада должно оформляться в соответствии с требованиями закона.

Повышаться оплата может следующим образом:

  1. В порядке индексации при утверждении государством нового размера МРОТ. В этом случае размер оклада каждого сотрудника связывается по определённой пропорции с этим минимумом.

    Сам же приказ об индексации может быть периодическим и издаваемым регулярно в соответствии с действующим на предприятии положением об оплате.

    Однако он может быть и разовой акцией, проводимой по служебной записке экономиста, начальника отдела кадров, главного бухгалтера или иного сотрудника, в чьём ведении находятся эти вопросы.

  2. В результате мер экономического или организационного характера. ТК РФ не запрещает работодателю произвольно повышать зарплату, если это позволяют экономические возможности предприятия. Также возможна ситуация, когда сначала проходит сокращение штата или должностей, а затем у оставшихся сотрудников возрастает оклад.

Само по себе повышение оклада оформляется приказом руководителя организации. Утверждённой формы для него нет, но обычно содержание приказа о повышении оклада включает в себя:

  • Перечень должностей, для которых изменяется оплата. Если происходит индексация в порядке ст. 130 ТК РФ для всех должностей, то в приказе отмечатся, что повышение происходит согласно новому штатному расписанию.
  • Распоряжение об утверждении нового расписания.

После того, как изменения вступили в силу, с работниками могут быть заключены дополнительные соглашения к трудовым контрактам, где будет зафиксирована новая сумма.

  • Скачать бланк приказа об индексации
  • СПРАВКА: Вопрос о том, надо ли уведомлять за 2 месяца о повышении оплаты, остаётся спорным. Формально по ст. 74 ТК РФ – надо. На практике отсутствие уведомления обычно не рассматривается как нарушение, поскольку не нарушает прав работников. Но если есть возможность, уведомление лучше делать.

    Если меняется в меньшую сторону

    Оклад может быть не только повышен, но и понижен. При понижении оклада работодатель обязан действовать следующим образом:

    1. Издать приказ об изменениях в штатном расписании.
    2. Предупредить письменно работников не менее, чем за 2 месяца до уменьшения (ст. 74 ТК РФ). При отсутствии такого предупреждения действия работодателя могут быть признаны незакоными. В письменном уведомлении должно быть указано, по каким причинам вносятся изменения.
    3. С работниками в обязательном порядке заключаются допсоглашения к договорам.
    4. При необходимости после изменений в штатном расписании вносятся изменения и в положение об оплате (подробнее о том, как согласно штатному расписанию произвести оплату за проделанную работу читайте в этом материале).
    • Более детально о приказе об изменении в штатном расписании в связи с уменьшением или увеличением оклада, читайте .

      Какие ещё документы потребуются?

      Кроме упомянутых выше приказов и уведомлений, для оформления изменений в штатном расписании могут потребоваться:

      1. Служебная записка от экономической службы или бухгалтерии с обоснованием причин для того, чтобы менять расписание.
      2. При уменьшении оклада – письменное согласие работника продолжить трудовую деятельность в новых условиях. Без этого он может уволиться в порядке п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
      3. Согласие профсоюза, если на предприятии он создан и действует – тоже при уменьшении.
      • Как быть, если на предприятии используются ставки?

        СПРАВКА: В том случае, если согласно локальным актам оплата труда работников производится на основании системы ставок, то помимо штатного расписания изменению должны быть подвергнуты и размеры тарифа.

        Порядок оформления схож с применяемым при использовании окладов:

        1. Издаются приказы о том, что размеры тарифных ставок изменяются.
        2. Изменения доводятся до сведения работников.
        3. Подписываются дополнительные соглашения к трудовому контракту.

        Изменение оплаты – процедура ответственная и требует соблюдения всех нюансов ТК РФ. Единственный случай, когда работника не обязательно предупреждать заранее – это увеличение оклада или ставки по тарифу. Но о любом уменьшении сотрудник должен в обязательном порядке быть предупреждён.

        Как происходит изменение штатных единиц в штатном расписании? Руководством компании принято решение о внесении изменений в «штатку». Все знают, что штатное расписание – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы. Общую информацию о «штатке» знает каждый, а как оформить расширение штата или, наоборот, изменение штатных единиц в меньшую сторону. На эти и другие вопросы ответим в материале.

        Важный и нужный документ

        Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужна ли фирме «штатка», или можно обойтись без нее.

        Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь этот документ содержит полную информацию о персонале организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Как произвести изменение в штатном расписании – увеличение штатных единиц? Образец приказа о расширении штата см. в статье «Штатное расписание: вводим штатную единицу» .

        Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

        Уменьшаем «штатку»

        Вопрос об изменения в «штатке» интересует кадровиков, ведь в компании могут происходить рокировки, отражающиеся на штатном составе. Причем может быть как расширение штата, так и изменения в штатном расписании об уменьшении штатных единиц и выводе должностей. Все это нужно документально оформить без ошибок.
        Подробнее о выводе должностей из штатного расписания см. статью «Издаем приказ о сокращении штатной единицы: образец».

        Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п.

        Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

        • разные права и обязанности;
        • различный уровень ответственности.

        Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

        В любом случае замена штатных единиц в связи с организационными изменениями производится на основании приказа руководителя компании. Именно генеральный директор принимает решение о целесообразности внесения изменения в штатное расписание, подписывая соответствующий приказ.

        Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*