admin / 14.06.2020

Резерв на отпуска в казенном учреждении

Мишанина М., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Формировать резерв на оплату отпусков должны все без исключения учреждения, независимо от источника финансового обеспечения данных выплат. Делается это в целях равномерного отнесения расходов на финансовый результат учреждения. О том, как рассчитать резерв отпусков и отразить в учете его создание и использование, поговорим далее.

Способы определения величины «отпускного» резерва

Порядок формирования резерва на оплату отпусков (методы оценки обязательств, дата признания в учете и т. д.) устанавливается учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 302.1 Инструкции № 157н).

Для расчета «отпускного» резерва можно использовать рекомендации Минфина, приведенные в Письме от 20.05.2015 № 02-07-07/28998 (далее – Письмо № 02-07-07/28998). В нем предлагается оценочное обязательство в виде резерва расходов на оплату отпусков за фактически отработанное время определять на последний день расчетного периода (месяца, квартала, года) исходя из представленных кадровой службой сведений о количестве дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на указанную дату.

При этом формировать резерв следует отдельно по обязательствам:

  • на оплату отпусков работникам за фактически отработанное ими время;

  • на уплату начисленных с отпускных сумм страховых взносов на обязательное социальное страхование, обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

В письме также приведены следующие методики определения резерва на оплату отпусков и страховых взносов.

Методика 1.

Расчет производится персонифицированно (индивидуально) по каждому сотруднику:

Резерв отп. = К x ЗП;

Резерв стр. взн. = К x ЗП x С, где:

К – количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);

ЗП – среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату вычисления резерва;

С – ставка страховых взносов (здесь и далее).

Методика 2.

Расчет производится по учреждению в целом:

Резерв отп. = К x ЗПср;

Резерв стр. взн. = К x ЗПср x С, где:

К – общее количество не использованных всеми сотрудниками дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);

ЗПср – средняя заработная плата по всем сотрудникам учреждения в целом.

Методика 3.

Расчет осуществляется по отдельным категориям сотрудников (группам персонала):

Резерв отп. = К1 x ЗПср1 + К2 x ЗПср2 + К3 x ЗПср3;

Резерв стр. взн. = (К1 x ЗПср1 + К2 x ЗПср2 + К3 x ЗПср3) x С, где:

К1, К2, К3 – количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории сотрудников (группы персонала);

ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 – средняя зарплата, рассчитанная по каждой категории сотрудников (группе персонала).

Пример 1.

Учетной политикой учреждения предусмотрено определение «отпускного» резерва по методике 2 на последний день каждого месяца исходя из представленных кадровой службой сведений о количестве дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на указанную дату. По состоянию на 31.07.2019 общее количество не использованных работниками отпусков в целом по учреждению составляет 180 дн., среднедневная зарплата равна 850 руб.

Величина создаваемого резерва будет включать суммы:

Общая сумма сформированного резерва составит 199 206 руб. (153 000 + 46 206).

Учет формирования и использования резервов

Согласно п. 302.1 Инструкции № 157н информация о состоянии и движении сумм, зарезервированных в целях равномерного включения расходов на финансовый результат учреждения, по обязательствам, не определенным по величине и (или) времени исполнения, в частности по выплате отпускных сотрудникам за фактически отработанное время или компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, включая платежи на обязательное социальное страхование, отражается на счете 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов».

В целях отражения указанных обязательств на счетах санкционирования расходов применяется счет 0 502 99 000 «Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода)» (п. 308, 309 Инструкции № 157н).

В силу положений инструкций № 162н, 174н, 183н создание резерва на оплату отпусков оформляется следующими бухгалтерскими записями:

Казенные учреждения

Бюджетные и автономные учреждения

Сформирован резерв на оплату отпусков

1 401 20 211 (213)
1 109 60 211 (213)

1 401 60 211 (213)

0 401 20 211 (213)
0 109 60 211 (213)

0 401 60 211 (213)

Отражены отложенные обязательства в сумме сформированного резерва*

1 501 93 211 (213)

1 502 99 211 (213)

0 506 90 211 (213)

0 502 99 211 (213)

* Уточнение ранее сформированного резерва отражается на дату его расчета дополнительной бухгалтерской записью (увеличение ранее сформированного резерва) или записью, оформленной по способу «красное сторно» (уменьшение ранее сформированного резерва) (Письмо № 02-07-07/28998).

Расходы по оплате отпуска признаются в учете за счет суммы созданного резерва, то есть резерв должен использоваться только на покрытие тех затрат, в отношении которых он изначально создавался (п. 302.1 Инструкции № 157н).

В бухгалтерском учете операции по использованию «отпускного» резерва отразятся следующими проводками:

Казенные учреждения

Бюджетные и автономные учреждения

Начислена оплата отпуска за счет резерва…

…по выплатам работникам

1 401 60 211

1 302 11 737

0 401 60 211

0 302 11 737

…по страховым взносам

1 401 60 213

1 303 хх 731

0 401 60 213

0 303 хх 731

Принято обязательство на текущий год по оплате отпусков за счет отложенных обязательств…

…по выплатам работникам

1 502 99 211

1 502 11 211

0 502 99 211

0 502 11 211

1 501 13 211

1 501 93 211

0 506 10 211*

0 506 90 211*

…по страховым взносам

1 502 99 213

1 502 11 213

0 502 99 213

0 502 11 213

1 501 13 213

1 501 93 213

0 506 10 213*

0 506 90 213*

Уменьшены ранее принятые обязательства текущего года на сумму принятых обязательств за счет отложенных обязательств на оплату отпуска (способом «красное сторно»)**…

…по выплатам работникам

1 501 13 211

1 502 11 211

0 506 10 211

0 502 11 211

…по страховым взносам

1 501 13 213

1 502 11 312

0 506 10 213

0 502 11 213

* Данные корреспонденции счетов приведены по аналогии с записями, предусмотренными абз. 8 п. 134 Инструкции № 162н, с применением счета 0 506 10 000 «Право на принятие обязательств на текущий финансовый год». Предлагаем закрепить их в учетной политике учреждения.

** В начале года казенные учреждения принимают обязательства по заработной плате и начислениям на заработную плату в объеме утвержденных годовых ЛБО, а бюджетные и автономные учреждения – в объеме плановых назначений (Письмо Минфина РФ от 21.01.2013 № 02-06-07/155). Поэтому при принятии обязательств по оплате отпуска за счет резерва на эту сумму необходимо уменьшить ранее принятые обязательства (Письмо № 02-07-07/28998, п. 1.2.3 приложения к Письму Минфина РФ № 02-07-07/21798, Федерального казначейства № 07-04-05/02-308 от 07.04.2017).

При превышении суммы отпускных над величиной сформированного резерва операции по начислению оплаты отпуска за проработанное время будут отражаться в учете без применения счетов 0 401 60 000, 0 502 99 000 следующими корреспонденции:

Казенные учреждения

Бюджетные и автономные учреждения

Начислена оплата отпуска…

…по выплатам работникам

1 401 20 211
1 109 60 211

1 302 11 737

0 401 20 211
0 109 60 211

0 302 11 737

…по страховым взносам

1 401 20 213
1 109 60 213

1 303 хх 731

0 401 20 213
0 109 60 213

0 303 хх 731

Принято обязательство на текущий год по оплате отпусков…

…по выплатам работникам

1 501 13 211

1 502 11 211

0 506 10 211

0 502 11 211

…по страховым взносам

1 501 13 213

1 502 11 213

0 506 10 213

0 502 11 213

Пример 2.

Бюджетное учреждение культуры формирует резерв на оплату отпусков по КВФО 4 на последнее число каждого квартала. На конец II квартала текущего года сумма такого резерва составила:

  • по выплатам работникам – 250 000 руб.;

  • по уплате страховых взносов с суммы отпускных – 75 500 руб.

Данные операции отразятся в бухгалтерском учете следующим образом:

Изменения Инструкции №157н в редакции №89н от 29.08.2014г. коснулись и такого раздела Единого плана счетов как «Финансовый результат». В частности появился «новый» для «бюджетников» счет 040160000 «Резервы предстоящих расходов». Что же о нем говорится в Инструкции?

Счет предназначен для обобщения информации о состоянии и движении сумм, зарезервированных в целях равномерного включения расходов на финансовый результат учреждения, по обязательствам, неопределенным по величине и (или) времени исполнения:

  • возникающих вследствие принятия иного обязательства (сделки, события, операции, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение учреждения, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств):
  • предстоящей оплаты отпусков за фактически отработанное время или компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, включая платежи на обязательное социальное страхование сотрудника (служащего) учреждения;
  • предстоящей оплаты по требованию покупателей гарантийного ремонта, текущего обслуживания в случаях, предусмотренных договором поставки;
  • иных аналогичных предстоящих оплат;
  • возникающих в силу законодательства Российской Федерации при принятии решения о реструктуризации деятельности учреждения, в том числе создании, изменении структуры (состава) обособленных подразделений учреждения и (или) изменении видов деятельности учреждения, а также при принятии решения о реорганизации либо ликвидации учреждения;
  • возникающих из претензионных требований и исков по результатам фактов хозяйственной жизни, в том числе в рамках досудебного (внесудебного) рассмотрения претензий, в размере сумм, предъявленных к учреждению штрафных санкций (пеней), иных компенсаций по причиненным ущербам (убыткам), в том числе вытекающих из условий гражданско-правовых договоров (контрактов), в случае предъявления претензий (исков) к публично-правовому образованию: о возмещении вреда, причиненного физическому лицу или юридическому лицу в результате незаконных действий (бездействия) государственных органов или должностных лиц этих органов, в том числе в результате издания актов органов государственной власти, не соответствующих закону или иному правовому акту, а также ожидаемых судебных расходов (издержек), в случае предъявления учреждению согласно законодательству Российской Федерации претензий (исков), иных аналогичных ожидаемых расходов;
  • по обязательствам учреждения, возникающим по фактам хозяйственной деятельности (сделкам, операциям), по начислению которых существует на отчетную дату неопределенность по их размеру ввиду отсутствия первичных учетных документов;
  • по иным обязательствам, неопределенным по величине и (или) времени исполнения, в случаях, предусмотренных актом учреждения, принятого при формировании его учетной политики.

Порядок формирования резервов

Порядок формирования резервов (виды формируемых резервов, методы оценки обязательств, дата признания в учете и т.д.) устанавливается учреждением в рамках формирования учетной политики. Резерв должен использоваться только на покрытие тех затрат, в отношении которых этот резерв был изначально создан. Признание в учете расходов, в отношении которых сформирован резерв предстоящих расходов, осуществляется за счет суммы созданного резерва.

Аналитический учет по счету ведется в Многографной карточке или в Карточке учета средств и расчетов, по видам создаваемых резервов.

Исходя из определения счета, а также перечня предлагаемых проводок в корреспонденции со счетом 040160000 Инструкций № 174н и 183н (см. проекты приказов на сайте Минфина РФ), можно перечислить хозяйственные операции, которые необходимо описать в Учетной политике учреждения и применять в своей жизнедеятельности.

Хозяйственные операции для учетной политики учреждения

  1. Формирование резерва на оплату отпусков (отложенных обязательств по оплате отпусков за фактически отработанное время) — КОСГУ 211.
  2. Формирование резерва на оплату отпусков в части страховых взносов (отложенных обязательств по перечислению страховых взносов) – КОСГУ 213.
  3. Формирование резерва на восстановление последствий эксплуатации основных средств, включаемой в стоимость основных средств (оценочные значения) – КОСГУ 225.
  4. Формирование резерва по понесенным расходам, по которым не поступили расчетные документы (на основе оценочных значений) – КОСГУ группы 200.
  5. Формирование резерва для оплаты обязательств, оспариваемых в судебном порядке (по судебным разбирательствам) – КОСГУ 290.
  6. Формирование резерва по отложенному обязательству по уплате налога на прибыль. По этому пункту есть масса вопросов, т.к. Инструкции №174н и №183н не поясняют, какой КОСГУ будет у счета 240160000, исходя из определения счета резервов должен быть расходный КОСГУ 200 (например, КОСГУ 290), но налог на прибыль платится из доходов, т.е. КОСГУ 100 (например, КОСГУ 130). Получается довольно странная корреспонденция Дт 240110130 Кт 240160290. И скорее всего при автоматизированном формировании балансовой формы 0503721 могут возникнуть проблемы.

В НК РФ резервы предстоящих расходов описаны в Главе 25 статьях 266, 267.

Хозяйственные операции по формированию резервов проводятся последним днем 31.12 текущего года для отражения резервов следующего финансового года. В течение финансового года сформированные резервы списываются по мере подтверждения обязательств. В конце года может остаться некое сальдо на счете 040160000. Списывать его не нужно, а нужно формировать новые резервы на разницу, т.е. чтобы сальдо на счете 040160000 было равно скалькулированным суммам новых предстоящих резервов расходов на будущий финансовый год.

На 2015г. Министерство финансов РФ в своих Методических рекомендациях от 19.12.2014г. № 02-07-07/66918 об отчетности за 2014г. «позволило» не формировать резервов (т.к. большинство учреждений не подготовили свою Учетную политику и не принимали решений о формировании резервов соответственно), поэтому в этом 2015 году большинство учреждений не ведут данный учет, но 31.12.2015г. уже необходимо быть готовыми сформировать резервы предстоящий расходов 2016 финансового года.

Проводки по учету резервов предстоящих расходов

Наименование операции ДЕБЕТ КРЕДИТ Первичный документ
Начисление резервов предстоящих расходов 0.106.00.000 0.109.60.200 2.401.10.130 0.401.20.200 0.401.60.000 Бухгалтерская справка с приложением-расчетом
Начисление расходов за счет сформированных резервов 0.401.60.000 0.302.00.730 0.303.00.730 Расчетная ведомость по оплате труда, Акт сверки взаиморасчетов с поставщиками и подрядчиками, и пр.

Уточним эти проводки согласно Методических рекомендаций Минфина РФ от 19.12.2014г. № 02-07-07/66918.

Наименование операции ДЕБЕТ КРЕДИТ Первичный документ
Начисление резервов на оплату отпусков 0.109.60.211 0.401.60.211 Бухгалтерская справка с приложением-расчетом
Начисление резервов на оплату отпусков в части страховых взносов 0.109.60.213 0.401.60.213 Бухгалтерская справка с приложением-расчетом
Начисление резервов по понесенным расходам, по которым на отчетную дату не поступили расчетные документы 0.109.60.200 0.401.20.200 0.401.60.200 Бухгалтерская справка с приложением-расчетом
Начисление резервов для оплаты обязательств, оспариваемых в судебном порядке 0.401.20.200 0.401.60.200 Бухгалтерская справка с приложением-расчетом
Начисление отпускных за счет сформированных резервов 0.401.60.211 0.302.11.730 Расчетная ведомость по оплате труда
Начисление отпускных в части страховых взносов за счет сформированных резервов 0.401.60.213 0.303.00.730 Расчетная ведомость по оплате труда
Начисление расходов, по которым поступили расчетные документы, за счет сформированных ранее резервов 0.401.60.200 0.302.00.000 0.303.00.000 Акт/ Накладная/Акт сверки взаиморасчетов
Начисление расходов признанных в судебном порядке за счет сформированных резервов 0.401.60.200 0.302.00.730 0.303.00.730 Решение суда/ Акт

Егорова А. О., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

При ведении бухгалтерского (бюджетного) учета учреждения в обязательном порядке формируют резерв по отпускам за отработанное сотрудниками время. Названный резерв создается в целях формирования полной и достоверной информации об отложенных обязательствах учреждения, а также для равномерного отнесения расходов на финансовый результат. О том, какие проводки должен составить бухгалтер при создании (использовании) резерва, вы узнаете, прочитав данную консультацию.

Каким документом регулируется порядок создания в бухгалтерском учете резерва на оплату отпусков?

Минфин разработал проект федерального стандарта для организаций госсектора «Выплаты персоналу». Именно этим документом после его принятия будет регулироваться порядок создания и использования резерва на оплату отпусков.

К сведению: срок утверждения названного стандарта несколько раз переносился. На сегодняшний день предполагается, что он вступит в силу с 2021 года (Приказ Минфина РФ от 19.03.2019 № 45н «Об утверждении программы разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета для организаций государственного сектора на 2019 – 2021 гг.»). Однако существует высокая вероятность, что этот срок снова будет перенесен.

До утверждения федерального стандарта «Выплаты персоналу» при учете резерва по отпускам необходимо следовать положениям Инструкции № 157н (см. Методические рекомендации по применению положений СГС «Резервы»), в соответствии с п. 302.1 которой порядок формирования резервов устанавливается учреждением в рамках составления его учетной политики.

Что должна раскрывать учетная политика в части создания резерва по отпускам?

В случае если в отношении какого-либо объекта бухгалтерского учета не установлены правила его отражения в бухучете, учреждение по согласованию с учредителем и финансовым органом публично-правового образования определяет их в своей учетной политике(п. 7 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»). В частности, учетной политикой:

  • должна быть определена отчетная дата, на которую формируется (корректируется) резерв (это может быть последний день каждого месяца, последний день каждого квартала либо последний день календарного года);

  • должна быть выбрана методика определения оценочного значения (персонифицированно по каждому сотруднику, по учреждению в целом, по отдельным группам сотрудников);

  • должен быть детализирован рабочий план счетов 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов».

Следует учитывать, что резерв на оплату отпусков формируется независимо от источника финансового обеспечения (Письмо Минфина РФ от 14.01.2016 № 02-07-10/604).

Как определить оценочное значение при формировании резерва на оплату отпусков?

Рекомендации в части порядка определения оценочного значения при формировании резерва на оплату отпусков содержатся в Письме Минфина РФ от 20.05.2015 № 02-07-07/28998.

Согласно им оценочное обязательство в виде резерва на оплату отпусков за фактически отработанное время может определяться ежемесячно, ежеквартально или ежегодно, на последний день месяца, квартала или года соответственно, исходя из количества дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на указанную дату (данные предоставляются кадровой службой).

Резерв при этом рассчитывается как сумма оплаты отпусков работников за фактически отработанное время на дату расчета и сумма страховых взносов на ОПС, ОСС на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, ОМС, а также взносов по травматизму.

Чиновники рекомендуют определять сумму расходов на оплату предстоящих отпусков одним из следующих способов:

1) исходя из средней заработной платы, рассчитанной персонифицированно по каждому сотруднику;

2) исходя из средней заработной платы, рассчитанной по учреждению в целом;

3) исходя из средней заработной платы, рассчитанной по отдельным категориям сотрудников (группам персонала).

Рассмотрим каждый из них подробнее.

Способ 1. Он используется, как правило, в случае, если в учреждении не много работников. При использовании данного способа расчет производится персонифицированно по каждому сотруднику по следующей формуле:

Р1 = К1 х ЗП1, где:

Р1 – сумма отчислений в резерв отпусков по одному работнику в части заработной платы;

К1 – количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы по дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года) по одному сотруднику;

ЗП1 – среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва.

Для определения общей суммы резерва отпусков в части заработной платы суммируются суммы отчислений в резерв по всем работникам по формуле:

Резерв отпусков = Р1 + Р2 + Рn.

Способ 2. Данный способ используется, как правило, в случае, если в учреждении работает много сотрудников. При этом расчет средней заработной платы производится по учреждению в целом по следующей формуле:

Резерв отпусков = К х ЗПср., где:

К – общее количество не использованных всеми сотрудниками дней отпуска за период с начала работы по дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);

ЗПср. – средняя заработная плата по всем сотрудникам учреждения в целом.

Способ 3. При использовании этого способа расчет средней заработной платы производится по отдельным категориям сотрудников (группам персонала) по формуле:

Резерв отпусков = К1 х ЗПср. 1 + К2 х ЗПср. 2 + К3 х ЗПср. 3, где:

К1, К2, К3 – количество всех дней неиспользованного отпуска по каждой категории работников;

ЗПср. 1, ЗПср. 2, ЗПср. 3 – средняя заработная плата, рассчитанная по каждой категории работников.

Резерв на уплату страховых взносов рассчитывается с учетом методики расчета резерва на оплату отпусков. То есть сумма страховых взносов при формировании резерва может быть рассчитана:

1) по каждому работнику индивидуально по формуле:

Р1 = К1 х ЗП1 х С, где:

Р1 – сумма отчислений в резерв отпусков по одному работнику в части страховых взносов;

К1 – количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы по дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года) по одному сотруднику;

ЗП1 – среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва;

С (здесь и далее) – ставка страховых взносов.

Соответственно, сумма резерва по страховым взносам по учреждению в целом определяется путем суммирования отчислений в резерв по каждому сотруднику по аналогии с тем, как мы определяли резерв отпусков в части заработной платы;

2) в среднем по учреждению по формуле:

Резерв страховых взносов = К х ЗПср. х С;

3) по каждой категории работников по формуле:

Резерв страховых взносов = (К1 х ЗПср. 1 + К2 х ЗПср. 2 + К3 х ЗПср. 3) х С.

Нужно учитывать, что сумма страховых взносов рассчитывается с учетом предельной величины базы для их начисления.

Пример 1.

Учетной политикой учреждения установлено, что оценочное обязательство в виде резерва на оплату отпусков определяется ежегодно (на последний день календарного года) исходя из средней заработной платы и количества дней неиспользованного отпуска по учреждению в целом. По состоянию на 31.12.2019:

  • среднедневная заработная плата составляет 950 руб.;

  • общее количество не использованных работниками дней отпуска – 190;

  • количество планируемых в 2020 году дней отпуска – 1 400.

Для упрощения примера резерв в части страховых взносов не рассматриваем.

Резерв на оплату отпусков по состоянию на 31.12.2019 составит:

Порядок отражения в учете операций по формированию и использованию резервов

У государственных (муниципальных) учреждений существует обязательство по гарантированному работникам праву на получение ежегодных оплачиваемых отпусков. При этом отсутствует определенность во времени исполнения предстоящей оплаты отпусков за фактически отработанное время ввиду, например, возможного изменения запланированных дат отпусков. Кроме того, величина такого обязательства не может быть точно определена.

Согласно п. 302.1 Инструкции № 157н для обобщения информации о состоянии и движении сумм, зарезервированных в целях равномерного отнесения расходов на финансовый результат учреждения, по обязательствам, не определенным по величине и (или) времени исполнения предстоящей оплаты отпусков за фактически отработанное время или компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, включая платежи на обязательное социальное страхование сотрудника (служащего) учреждения, предназначен счет 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов».

В силу п. 308 названной инструкции обязательства учреждения, величина которых определена на момент их принятия условно (расчетно) и (или) по которым не определено время (финансовый период) их исполнения, при условии создания в учете учреждения по данным обязательствам резерва предстоящих расходов являются отложенными обязательствами.

У бухгалтеров нередко возникает вопрос: можно ли использовать резерв на оплату отпусков для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск?

Если в учетной политике для целей бухгалтерского учета предусмотрено, что при создании резерва на оплату отпусков учитывается выплата компенсации за неиспользованный отпуск, резерв может использоваться на выплату такой компенсации (п. 302.1 Инструкции № 157н, Письмо Минфина РФ от 16.08.2019 № 02-06-10/62943).

Бухгалтерские записи по отражению в учете операций по формированию и использованию резервов

В учете автономного и бюджетного учреждений должны быть составлены следующие проводки:

Дебет

Кредит

Создание резерва

Сформирован резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время:

– по выплатам работникам

0 401 20 211
0 109 60 211

0 401 60 211*

– по страховым взносам

0 401 20 213
0 109 60 213

0 401 60 213*

Отражены в учете расходные обязательства по формированию резервов на оплату отпусков**:

– по выплатам работникам

0 506 90 211

0 502 99 211

– по страховым взносам

0 506 90 213

0 502 99 213

Использование резерва

Начислены отпускные за отработанное время:

– за счет резерва

0 401 60 211*
0 401 60 213*

0 302 11 737
0 303 хх 731

– в случае, если сумма резерва меньше суммы начисленных отпускных (на сумму превышения начисленных отпускных над суммой резерва)

0 401 20 211
0 109 60 211
0 401 20 213
0 109 60 213

0 302 11 737
0 303 хх 731

Отражены расходные обязательства по выплате начисленных отпускных за счет ранее созданного резерва.

Одновременно уменьшаются ранее отраженные обязательства методом «красное сторно»

0 506 10 211
0 506 10 213

0 502 11 211
0 502 11 213

* Детализация по счету 0 401 60 000 осуществляется в рамках формирования учетной политики. Пример детализации содержится в Письме Минфина РФ № 02-07-07/28998.

** Уточнение ранее сформированного резерва отражается на дату его расчета:

  • дополнительной бухгалтерской записью – в случае увеличения сформированного резерва;

  • путем сторнирования записи – в случае уменьшения суммы ранее сформированного резерва.

В учете казенного учреждения будут составлены следующие проводки:

Дебет

Кредит

Создание резерва

Сформирован резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время:

– по выплатам работникам

1 401 20 211
1 109 60 211

1 401 60 211

– по страховым взносам

1 401 20 213
1 109 60 213

1 401 60 213

Отражены в учете расходные обязательства по формированию резервов на оплату отпусков*:

– по выплатам работникам

1 501 93 211

1 502 99 211

– по страховым взносам

1 501 93 213

1 502 99 213

Использование резерва

Начислены отпускные за отработанное время:

– за счет резерва

1 401 60 211
1 401 60 213

1 302 11 737
1 303 хх 731

– в случае, если сумма резерва меньше суммы начисленных отпускных (на сумму превышения начисленных отпускных над суммой резерва)

1 401 20 211
1 109 60 211
1 401 20 213
1 109 60 213

1 302 11 737
1 303 хх 731

Отражены расходные обязательства по выплате начисленных отпускных за счет ранее созданного резерва.

Одновременно уменьшаются ранее отраженные обязательства методом «красное сторно»

1 501 13 211
1 501 13 213

1 502 11 211
1 502 11 213

Уточнение ранее сформированного резерва отражается дополнительной бухгалтерской записью либо путем сторнирования записи (см. разъяснения выше).

Важно: резерв используется только на покрытие тех затрат, в отношении которых он изначально создан.

Пример 2.

Воспользуемся условиями примера 1. Учетной политикой автономного учреждения предусмотрено, что резерв на оплату отпусков создается ежегодно на последнее число календарного года исходя из средней заработной платы, рассчитанной по учреждению в целом. По данным кадровой службы:

  • количество дней неиспользованного отпуска – 190;

  • количество планируемых дней отпуска в 2020 году – 1 400;

  • средняя дневная заработная плата – 950 руб.

При этом на 31.12.2019 имеется неиспользованный резерв в размере 85 000 руб.

Сумма начисленного резерва по неиспользованным отпускам по состоянию на 31.12.2019 – 180 550 руб. (190 дн. х 950 руб.). Поскольку на отчетную дату на балансе имеется неизрасходованный резерв и его сумма меньше вновь начисленного резерва, уточнение ранее сформированного резерва будет отражено дополнительной бухгалтерской записью в размере разницы между суммой вновь начисленного резерва и суммой неизрасходованного резерва – 95 550 руб. (180 550 – 85 000). Размер ежемесячных отчислений в резерв составит 110 833 руб.

В бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие записи:

В конце года надо спланировать резерв по отпускам на 2020 год. В рекомендации три метода расчета с примерами, образцы и проводки для казенных, бюджетных и автономных учреждений.

Как создать резерв

Резерв на оплату отпусков создают бюджетные, автономные, казенные учреждения и органы власти (п. 302.1 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Чтобы создать резерв, следуйте пошаговому алгоритму.

Шаг 1. Выберите метод, каким будете определять резервы на оплату отпускных. Рассчитывать сумму резерва можно ежемесячно, ежеквартально или на год.

Есть три методики расчета резерва отпускных:

1.по учреждению в целом.;

2.по категориям персонала;

3.отдельно по каждому сотруднику.

Резерв на уплату страховых взносов определяйте с учетом методики расчета резерва расходов на оплату отпусков. Также сумму страховые взносов учреждение вправе рассчитывать с учетом предельной величины базы для начисления взносов на основании данных за прошлый период и применяемого повышающего коэффициента.

Такие способы расчета рекомендовал Минфин в письме от 20.05.2015 № 02-07-07/28998. При выборе метода учитывайте количество сотрудников, трудоемкость расчета, есть ли компьютерные программы, в которых можно произвести расчеты.

Шаг 2. Выбранный метод и период на который рассчитываете резерв закрепите в учетной политике. Скачайте образец:

Порядок расчета резервов по отпускам

Шаг 3. Запросите в кадровой службе количество дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на дату расчета.

Шаг 4. Рассчитайте среднюю заработную плату в целом по учреждению или среднедневной заработок по каждому сотруднику. Смотрите, как рассчитать среднедневной заработок и среднюю заработную плату.

Шаг 5. Рассчитайте резерв по методике, которую установили в учетной политике.

Совет: для отпускных, которые выдаете авансом, резерв не создавайте — их отражайте как расходы будущих периодов и относите на счет 401.50 (п. 302 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, письмо Минфина от 07.03.2018 № 02-07-10/14688).

Метод расчета резерва по учреждению в целом

Метод расчет резерва по учреждению в целом наиболее простой, но менее точно отражает сумму резерва. Расчет страховых взносов делайте также по учреждению в целом. Метод приведен в пунктах 1.2, 2 приложения 3 к письму Минфина от 20.05.2015 № 02-07-07/28998.

1. Рассчитайте резерв на оплату отпусков:

2. Рассчитайте сумму страховых взносов:

3. Рассчитайте общую сумму резерва:

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

РО

резерв на оплату отпусков

руб.

К

количество всех дней неиспользованного отпуска по учреждению

дн.

ЗПср

средняя заработная плата по учреждению

руб.

Рсв

Резерв страховых взносов

руб.

С

Ставка страховых взносов

%

Пример: как рассчитать резерв на оплату отпусков по учреждению в целом

Учреждение формирует резерв на оплату отпусков. В учетной политике главный бухгалтер прописал: ​​​​»Резерв на оплату отпусков определять ежемесячно на последний день месяца. Расчет резерва производить по среднему дневному заработку всего учреждения за последние 12 месяцев, предшествующих дате расчета резерва. Сумма страховых взносов при формировании резерва рассчитывается по всему учреждению».

Данные о количестве дней неиспользованного отпуска предоставляет кадровая служба. Учреждение применяет ставку страховых взносов 30,2 процента.

На 31 декабря 2019 года, по данным отдела кадров, количество неиспользованных дней отпусков всеми сотрудниками – 43 дня. Годовой фонд оплаты труда по учреждению за период с 1 января 2019 года по 31 декабря 2019 года составил 29 534 400 руб. Количество штатных единиц по состоянию на 1 января 2019 года – 70. Бухгалтер рассчитал средний дневной заработок в целом по учреждению:

29 534 400 руб. : 12 мес. : 70 чел. : 29,3 дн. = 1200 руб.,
где 29,3 – среднемесячное число календарных дней (ст. 139 ТК).

Резерв на оплату отпусков, который бухгалтер отразит в учете:
67 183,20 руб. (51 600 руб. + 15 583,20 руб.).

Метод расчета резерва по категории персонала

Метод расчета резерва отпусков по категориям сотрудников (группам персонала) упрощен, по сравнению с расчетом по каждому сотруднику. Резерв рассчитываете отдельно по каждой категории персонала. Например, отдельно для административного отдела, по основным работникам. Расчет страховых взносов также делайте по категории сотрудников.

Метод расчета отдельно по категориям сотрудников дан в пунктах 1.3, 2 приложения 3 к письму Минфина от 20.05.2015 № 02-07-07/28998.

Резерв рассчитывайте по такому алгоритму.

1. Рассчитайте резерв на оплату отпусков:

2. Рассчитайте сумму страховых взносов:

3. Рассчитайте общую сумму резерва:

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

РО

резерв на оплату отпусков

руб.

К1, К2, К3

количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории работников (группы персонала)

дн.

ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3

средняя заработная плата, рассчитанная по каждой категории работников (группе персонала)

руб.

Рсв

Резерв страховых взносов

руб.

С

Ставка страховых взносов

%

Пример: как рассчитать резерв на оплату отпусков по категории персонала

Учреждение формирует резерв на оплату отпусков. В учетной политике главный бухгалтер прописал: ​​​​»Резерв на оплату отпусков определять ежемесячно на последний день месяца. Расчет резерва производить по среднему дневному заработку категории персонала за последние 12 месяцев, предшествующих дате расчета резерва. Сумма страховых взносов при формировании резерва рассчитывается по категории персонала».
Данные о количестве дней неиспользованного отпуска предоставляет кадровая служба. Категории персонала подразделены на: руководителей, старших специалистов и младших специалистов. Учреждение применяет ставку страховых взносов 30,2 процента.

На 31 декабря 2019 года условия для расчета:

Категория сотрудников

Количество сотрудников, чел.

Количество неиспользованных
дней отпуска

Годовой ФОТ, руб.,
с 01.01.2019 по 31.12. 2019

Руководители

5 300 000,00

Старшие специалисты

9 800 000,00

Младшие специалисты

12 200 000,00

Метод расчета резерва отдельно по каждому сотруднику

Метод расчета резерва по каждому сотруднику наиболее трудоемкий, но позволяет рассчитать сумму резерва максимально точно. Такой способ расчета подойдет учреждениям с небольшой численностью сотрудников.
При методе расчета резерва на оплату отпусков по каждому сотруднику сумму страховых взносов также определяйте по каждому работнику.

Метод расчета по каждому сотруднику приведен в пунктах 1.1, 2.1 приложения 3 к письму Минфина от 20.05.2015 № 02-07-07/28998.

Общую сумму резерва рассчитывайте в таком порядке.

1. Рассчитайте резерв на оплату отпусков:

2. Рассчитайте сумму страховых взносов:

3. Определите общую сумму резерва:

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

РО

резерв на оплату отпусков;

руб.

К

количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);

дн.

ЗП

среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва

руб.

Рсв

резерв страховых взносов

руб.

С

ставка страховых взносов

%

Пример: как рассчитать резерв на оплату отпусков по каждому сотруднику

Учреждение формирует резерв на оплату отпусков. В учетной политике главный бухгалтер прописал: ​​​​»Резерв на оплату отпусков определять ежемесячно на последний день месяца. Расчет резерва производить по среднедневному заработку по каждому сотруднику за последние 12 месяцев, предшествующих дате расчета резерва. Сумма страховых взносов при формировании резерва рассчитывается по каждому работнику индивидуально».

Данные о количестве дней неиспользованного отпуска бухгалтерия запросила в отделе кадров. На основании этой информации бухгалтер рассчитал средний заработок по каждому сотруднику, резерв на оплату отпусков и страховые взносы.

Ситуация: нужно ли включать в резерв на отпуск дни учебных отпусков

Учебный отпуск включите в расчет резерва на оплату отпусков, если сотрудник сообщил об отпуске до того, как вы сформировали резерв. Учреждение обязано предоставить и оплатить учебный отпуск сотруднику (ст. 173–176 ТК). Основание – справка-вызов учебного заведения и заявление сотрудника на отпуск. Смотрите, какими документами оформить учебный отпуск.

В какие сроки сотрудник должен уведомить работодателя и передать ему документы на отпуск, в законодательстве не сказано. Такой срок учреждение вправе закрепить в локальном акте, например Правилах трудового распорядка.

Резерв на оплату отпусков организации госсектора вправе рассчитывать на конец каждого месяца, квартала, года (письмо Минфина от 20.05.2015 № 02-07-07/28998). Период устанавливают в учетной политике. Таким образом, если сотрудник уведомит о предстоящем учебном отпуске до того, как вы сформировали резерв на оплату отпусков, дни отпуска войдут в расчет.

Если сотрудник подаст документы на отпуск, когда резерв рассчитан, отразите расходы в составе текущих расходов на оплату труда. Например, учреждение формирует резерв на отпуск в декабре на следующий квартал.

Сотрудник представил в декабре справку-вызов – в январе у него сессия. В этом случае включите учебный отпуск в расчет. Учебный отпуск включите в расчет резерва на оплату отпусков, если сотрудник сообщил об отпуске до того, как вы сформировали резерв.

Должностных лиц учреждения привлекут к административной ответственности за нарушения в правилах бухучета (ст. 15.15.6 КоАП). Если не отразить резерв по отпускам на счете 401.60 – оштрафуют до 30 000 рублей. Подробнее – в таблице.

За искажение данных по счету 401.60 в отчетности тоже могут оштрафовать. Штраф зависит от процента искажения отчетных показателей:

  • от 1 до 10 процентов – штраф от 1000 до 5000 руб.;
  • от 1 до 10 процентов и на сумму свыше 100 тыс. до 1 млн руб. включительно – штраф от 5000 до 15 000 руб.;
  • более 10 процентов – штраф от от 15 000 до 30 000 руб.

Все штрафы за нарушения в отчетности смотрите в таблице.

Как отразить в бухучете и отчетности

Оформите Бухгалтерскую справку, чтобы отразить резерв в учете. Скачайте образец:

Бухгалтерская справка

На счете 401.60 «Резервы предстоящих расходов» отражают все резервы. Для учета резервов на оплату отпусков укажите отдельный код аналитики, например, на счете 401.61. Закрепите в учетной политике, что этот счет используется для резерва на оплату отпусков. Если начисляли зарплату сотрудникам по разным источникам финансирования, распределите сумму резерва на счете 401.61 по разным КФО 1, 2, 4, 5, 7.

Также сделайте проводки по отложенным обязательствам. Такой порядок – в пункте 308 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Смотрите рекомендации, как отразить отложенные обязательства по резервам в учете учреждений:

  • казенного;
  • бюджетного;
  • автономного.

Проводки, как формировать и использовать резервы, зависят от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

Проводки содержатся в пунктах 124.1–124.2, 141.2 Инструкции № 162н.

В учете бюджетных учреждений:

Проводки содержатся в пунктах 160.1, 167 Инструкции № 174н.

Дебет

Кредит

Сформирован резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время – на сумму отложенных обязательств:

– на отпускные

0.401.20.211
0.109.ХХ.211

– на страховые взносы

0.401.20.213
0.109.ХХ.213

Отражены в учете расходные обязательства по формированию резервов на оплату отпусков:

– на отпускные

– на страховые взносы

Начислены расходы на использованный резерв:

– по выплате отпускных

– по выплате страховых взносов

0.303.0Х.731

Отражены в учете расходные обязательства по выплатам начисленных отпусков, производимых за счет ранее созданного резерва:

– на отпускные

– на страховые взносы

X – код вида синтетического счета объекта учета.

В учете автономных учреждений:

Проводки содержатся в пунктах 189, 196 Инструкции № 183н.

Дебет

Кредит

Сформирован резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время – на сумму отложенных обязательств:

– на отпускные

0.401.20.211
0.109.ХХ.211

– на страховые взносы

0.401.20.213
0.109.ХХ.213

Отражены в учете расходные обязательства по формированию резервов на оплату отпусков:

– на отпускные

– на страховые взносы

Начислены расходы на использованный резерв:

– по выплате отпускных

– по выплате страховых взносов

0.303.0Х.731

Отражены в учете расходные обязательства по выплатам начисленных отпусков, производимых за счет ранее созданного резерва:

– на отпускные

– на страховые взносы

X – код вида синтетического счета объекта учета.

Пример: как в бухучете отразить созданный и использованный резерв на оплату отпусков

Учреждение «Альфа» создает в бухучете резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время. Учреждение в учетной политике для целей бухучета установило правила расчета резерва на оплату отпусков по учреждению в целом.

По данным кадровой службы, на 31 декабря 2019 года число заработанных отпускных дней всеми сотрудниками учреждения составляет 37 дней.Средний дневной заработок в учреждении за период с 1 января 2019 года по 31 декабря 2019 года равен 1580 руб.

Резерв на 2020 год рассчитывается с учетом взносов на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование по суммарному тарифу 30 процентов и взносов на травматизм по тарифу 0,2 процента.

31 декабря 2019 года в учете бухгалтер сделал проводки:

Дебет счета

Кредит счета

Сумма, руб.

Сформирован резерв на оплату отпусков сотрудников учреждения за фактически отработанное время:

– по выплатам работникам

58 460

– по страховым взносам

17 654,92

Принято отложенное обязательство на сумму созданного резерва:

– по выплатам работникам

58 460

– по страховым взносам

17 654,92

В апреле 2020 года сотруднику учреждения «Альфа» А.С. Кондратьеву был предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска – 10 календарных дней (с 13 по 22 апреля). Сумма отпускных – 1710 руб.

Страховые взносы с суммы отпускных составили:

В бухучете бухгалтер списал расходы на оплату отпусков за счет созданного резерва. То есть суммы начисленных отпускных в расходы текущего месяца включены не были. В учете бухгалтер сделал проводки:

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*