admin / 11.04.2020

Протокол собрания учредителей

Гражданское право

11.11.2013 ВОПРОС: Протокол внеочередного общего собрания участников ООО подписали генеральный директор ООО и секретарь собрания.
Кто может подписать прошивку протокола собрания участников?
Надо ли ставить печать ООО в конце протокола и на прошивке? ОТВЕТ:

Согласно п. 1 ст. 37 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) общее собрание участников общества с ограниченной ответственностью (далее — общество) проводится в порядке, установленном этим Законом, уставом общества и его внутренними документами. В части, не урегулированной указанными актами, порядок проведения общего собрания участников общества устанавливается решением общего собрания участников общества.
В силу п. 6 ст. 37 Закона об ООО исполнительный орган общества организует ведение протокола общего собрания участников общества. Протоколы всех общих собраний участников общества подшиваются в книгу протоколов. По требованию участников общества им выдаются выписки из книги протоколов, удостоверенные исполнительным органом общества.
Каких-либо иных правил оформления протоколов общего собрания участников общества Законом об ООО не предусмотрено. В этой связи, с учетом нормы п. 1 ст. 181.1 Гражданского кодекса РФ, подлежит применению общее правило, закрепленное в п. 3 ст. 181.2 ГК РФ: протокол подписывается председательствующим на собрании и секретарем собрания*(1). Председательствующий, напомним, выбирается из числа участников общества (п. 5 ст. 37 Закона об ООО).
Необходимость сшивания протокола общего собрания законодательство также не устанавливает. Однако, если документ, содержащий несколько листов, прошит, листы пронумерованы, это может рассматриваться как доказательство подлинности всего его содержания (постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 30.09.2011 N 11АП-9718/11).
Отметим, что до недавнего времени действовали Методические разъяснения по заполнению форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом ФНС России от 01.11.2004 N САЭ-3-09/16@. Согласно разъяснениям каждый документ, содержащий более 1 листа, должен был представляться в прошитом, пронумерованном виде, а количество листов при этом подтверждено подписью заявителя или нотариуса на обороте последнего листа документа на месте его прошивки. Данный приказ утратил силу 4 июля 2013 года, а применяемые в настоящее время Требования к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган (приложение N 20 к приказу Федеральной налоговой службы от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25@), не содержат каких-либо указаний относительно прошивки документов.
Тем не менее представляется очевидным, что при подаче для государственной регистрации документов, содержащих более 1 листа, целесообразно все же прошивать их, а количество листов на месте прошивки подтверждать подписью именно заявителя (п. 1.3 ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).
Скрепление печатью сделки (а подписание протокола, исходя из ст. 153 ГК РФ, также может рассматриваться как сделка), с точки зрения закона, является дополнительным требованием к письменной форме сделки, которое может быть установлено законом (абзац третий п. 1 ст. 160 ГК РФ). Проставление печати на протоколе общего собрания общества законом также не предусмотрено (постановление ФАС Центрального округа от 17.08.2007 N А68-05/ГП-16-06). Хотя, безусловно, участники и единоличный исполнительный орган могут скрепить протокол печатью самого общества или печатями участников, или всеми ими, исходя из приведенных выше соображений — как лишнее подтверждение подлинности документа. При этом логично, что участники могут заверить печатями свои подписи, а печать самого общества заверить документ в целом и (или) те его листы, на которых нет подписей участников.
Во избежание претензий со стороны регистрирующего органа печатью общества может быть скреплена и подпись заявителя на прошивке протокола.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Габбасов Руслан

Ответ прошел контроль качества

Зачастую, отсутствие печати на том или ином документе приводит к отказу официальных лиц принять документ в работу. Иногда такой отказ исходит от регистрирующих,налоговых органов,нотариусов и решается простым проставлением печати. Проблема,если на отсутствие печати указывает судья. Причём логика различных правоприменителей убийственно проста и сводится к формулировке следующего: «место для печати указано,значит,печать должна быть», или «так положено», или «вы — что,лучше всех? …у нас все печати ставят».

Всевозможные пережитки эпохи советского делопроизводства — печати,подписи,бланки с водяными знаками и прочая архаичная атрибутика — постепенно уходят в прошлое,уступая место более технологичным способам установления аутентичности хозяйствующего субъекта,например,электронно-цифровой подписи. Тем не менее,печать пока ещё для нас актуальна.

Попробуем разобраться: для каких документов печать не является обязательным атрибутом, а также должно ли решение собрания скрепляться печатью? Для начала следует выяснить,что представляет собой решение собрания и можно ли его отнести к сделкам или нет?

30 июня. Семинар для юристов Узнайте о ситуациях применения, ключевых аспектах и стратегиях процедуры от основателя Союза антикризисных и арбитражных управляющих с 12-летним опытом в банкротстве!

С одной стороны, к решению собрания невозможно применить те же правила, которые применяются к сделке, как в части оформления решения собрания, так и в части последствий несоблюдения формы характерной для сделок (ст. ст. 158 — 165 ГК РФ). Действительно, решение собрания всегда оформляется письменным протоколом, который в обязательном порядке подписывается председательствующим и секретарём собрания, а вот сделка может быть и устной. Исходя из требований п. 3 ст. 181.2 ГК РФ, на протоколе собрания не могут воспроизводиться подписи ни при помощи факсимиле, ни посредством копирования, ни путём использования электронной подписи. Напротив, все вышеперечисленные способы выражения воли лица могут применяться для заключения некоторых сделок. Если же нарушено требование к форме протокола, например, отсутствуют собственноручные подписи, то и решение собрания может быть оспорено (пп. 4 п. 1 ст. 181.4 ГК РФ).

С другой стороны, согласно ст. 153 ГК РФ под сделками понимаются действия граждан и юридических лиц, связанные с установлением, изменением или прекращением гражданских прав и обязанностей. В качестве основания возникновения гражданских прав и обязанностей в случаях, предусмотренных законом, указаны решения собраний (пп. 1.1 п. 1 ст. 8 ГК РФ). Поскольку пп. 1.1 является частью п. 1 ст. 8 ГК РФ можно было бы предположить,что решения собраний рассматриваются законодателем как определённые разновидности договоров и иных сделок,предусмотренных законом.

Не вдаваясь глубоко в теорию,перейдём к цели настоящего обсуждения. Как уже было отмечено, протокол собрания оформляется письменно. В п. 3 ст. 181.2 ГК РФ прямо указано: «О принятии решения собрания составляется протокол в письменной форме. Протокол подписывается председательствующим на собрании и секретарём собрания». Как видно из вышеуказанной нормы, об использовании печати на протоколе собрания ничего не сказано. В гражданском кодексе указано, что законом или соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования к форме сделки и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований (включая скрепление печатью — абз. 3 п. 1 ст. 160 ГК РФ). Но,в указанной статье речь опять же идёт о сделках,а не о решениях собраний. С большой долей вероятности,ответ на поставленный вопрос следует искать в сфере корпоративных правоотношений.

Для прояснения ситуации обратимся к корпоративному законодательству, а именно,к наиболее внятному его проявлению — Федеральному закону «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 N 208-ФЗ(далее — ФЗ об АО). Указанный закон раскрывает порядок проведения собраний акционерными обществами,устанавливает требования к форме документов общества.

Согласно ст.ст. 89 — 91 Федерального закона «Об акционерных обществах» протокол общего собрания является документом, который общество обязано хранить и предоставлять по требованию своих акционеров. При этом протокол общего собрания следует отнести к документам общества, обеспечивающим фиксирование воли органа управления общества. Как известно, общее собрание акционеров является высшим органом управления общества (п. 1 ст. 47 ФЗ об АО), его решения порождают корпоративные правоотношения,адресованные,в первую очередь,самому обществу,членам органов управления и контроля,акционерам общества,работникам. Все вышеуказанные лица,как правило,вступают между собой в корпоративные и трудовые отношения,которые не могут повлечь за собой изменения прав и обязанностей для других хозяйственных обществ,если эти общества изначально не связаны корпоративными отношениями. Другими словами,решение собрания одного общества не должно повлиять на деятельность другого общества,если между этими обществами отсутствуют такие же отношения как между «материнским» и дочерним обществами,аффилированными,взаимозависимыми лицами и т. д.

В то же время само общество выступает в хозяйственном обороте как некое лицо,неделимое на различные органы. От имени общества действует единоличный исполнительный орган общества(директор или генеральный директор). Директор общества представляет интересы общества, в рамках своих полномочий совершает от имени общества сделки, утверждает штатное расписание. За подписью директора выходят приказы и указания,которые обязательны для исполнения всеми работниками общества.

Собрания участников и фиксация их результатов

Требования к содержанию протокола

Форма протокола, нотариальное удостоверение

Индивидуализирующие признаки и нумерация

Кто подписывает протокол общего собрания участников ООО?

Правила направления протокола участникам

Собрания участников и фиксация их результатов

Высшим органом ООО, согласно положениям ч. 1 ст. 32 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ (далее — ФЗ № 14), является общее собрание его участников.

Оно принимает решения:

  1. По всем полномочиям, находящимся в его компетенции в силу закона.
  2. По вопросам, отнесенным к его ведению уставом организации.

В силу ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14 решения могут приниматься как на очередном, так и на внеочередном собрании. При этом недопустимо рассматривать в ходе заседания вопросы, которые не были изначально включены в повестку дня.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Единственным официальным документом, подтверждающим факт проведения собраний, фиксирующим рассматриваемые на них вопросы и принятые по ним решения, является, согласно с ч. 6 ст. 37 ФЗ № 14, протокол. Ведение протокола общего собрания участников ООО должно быть организовано исполнительным (коллегиальным или единоличным) органом организации.

Требования к содержанию протокола

Требований к протоколу общего собрания участников ООО законодательство не устанавливает, однако ст. 181.2 Гражданского кодекса (далее — ГК РФ) регулирует вопросы принятия решения на собраниях ООО.

В силу данной нормы в протокол собрания или единоличное решение участника компании включаются следующие сведения:

  • дата и время начала и окончания заседания высшего органа ООО;
  • указание места, где проводится заседание;
  • сведения об участниках общества, которые явились на собрание;
  • повестка дня и принятые по обозначенным вопросам решения;
  • сведения о членах счетной комиссии;
  • информация о голосовавших против по тому или иному вопросу, если внесение таких данных необходимо в силу требования организации.

Приведенные выше требования являются обязательными, потому должны вноситься в любой протокол общего собрания, безо всяких исключений.

Помимо законодательно установленных требований рассматриваемый корпоративный документ, в соответствии с обычаями делового оборота, должен содержать:

  • индивидуализирующие его признаки (например, порядковый номер);
  • сведения о выступивших на собрании лицах (основном докладчике, выступивших и задавших вопросы участниках);
  • распределение голосов (за, против и воздержалось);
  • результат голосования (решение принято, предложение отклонено и т. п.);
  • подписи уполномоченных лиц.

Форма протокола, нотариальное удостоверение

ГК РФ в п. 3 ст. 181.2 определено, что форма протокола общего собрания участников ООО обязательно должна быть письменной. Вместе с тем в силу подп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК для подтверждения проведения такого собрания и факта принятия решению по конкретному вопросу (результатов голосования по нему) может потребоваться нотариальное удостоверение протокола.

В полном объеме, если исходить из буквы закона, нотариальное удостоверение протоколов общих собраний ООО не производится. Заверяется только:

  • факт принятия того или иного решения общим собранием;
  • перечень участников, присутствующих на конкретном собрании.

Однако в связи с тем, что указанные сведения включаются в протокол в качестве его составных частей, на практике употребляют именно выражение «заверить протокол». Вместе с тем участники общества могут избежать необходимости выполнения обязанности по заверке протокола у нотариуса путем указания иного способа удостоверения в уставе организации или принятия соответствующего единогласного решения всех участников.

Подпишитесь на рассылку

ГК РФ в подп. 3 п. 3 ст. 67.1 допускает следующие способы:

  1. Подписание протокола всеми участниками.
  2. Подписание документа частью участников, принимавшей участие в собрании.
  3. Путем применения технических средств фиксации (на практике часто используется видеозапись).

Норма не ограничивает данный перечень, указывая, что может применяться и иной не противоречащий закону способ, позволяющий однозначно установить факт принятия решения.

Не применяется требование подп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ и в отношении тех обществ, которые имеют единственного участника, на что прямо указывает Федеральная нотариальная палата в своем письме от 01.09.2014 № 2405/03-16-3.

Более подробно с рассматриваемым вопросом можно ознакомиться в статье «Нотариальное удостоверение протоколов общих собраний ООО».

Индивидуализирующие признаки и нумерация

Практика гражданско-правовых отношений сложилась таким образом, что официальные документы (в особенности корпоративные) должны иметь индивидуализирующие признаки. Относится это и к протоколам общих собраний.

К таковым признакам можно отнести:

  1. Нумерацию протоколов общего собрания участников ООО.
  2. Указание дат формирования и подписания каждого документа.

Указанные реквизиты позволяют идентифицировать тот или иной протокол, что упрощает процедуру ведения делопроизводства. Кроме того, абз. 2 ч. 6 ст. 37 ФЗ № 14 гласит, что все протоколы должны быть подшиты в общую книгу, выписки из которой могут быть затребованы участниками ООО в любое время. Каких-либо иных требований к порядку хранения протоколов законодательство не содержит.

Кто подписывает протокол общего собрания участников ООО?

Ответ на рассматриваемый вопрос приведен в п. 3 ст. 181.2 ГК РФ, согласно которому на протоколе должны быть проставлены подписи:

  • председателя собрания;
  • секретаря заседания.

При этом на основании п. 5 ст. 37 ФЗ № 14 председательствующим может являться один из участников ООО, который избран таковым после открытия собрания и до начала рассмотрения основных вопросов повестки.

Выборы председателя собрания проводит лицо, открывающее собрание, которым, в соответствии с п. 4 указанной нормы, может выступать:

  • единоличный исполнительный орган;
  • председатель коллегиального органа управления обществом;
  • председатель совета директоров;
  • ревизор;
  • аудитор;
  • участник общества из числа инициаторов проведения собрания.

Правила направления протокола участникам

Лицо, осуществлявшее ведение протокола общего собрания участников ООО, в соответствии с абз. 3 п. 6 ст. 37 ФЗ № 14, обязано направить его копию всем участникам организации. На исполнение требования о направлении данной нормой отведен 10-дневный срок.

Отправка готового протокола осуществляется в соответствии со следующими требованиями:

  1. Направляется заказным письмом.
  2. Пересылается по адресу регистрации каждого участника.

Если в уставе ООО указаны какие-либо дополнительные либо иные требования относительно порядка направления копий протокола, применяются они. Так, в качестве альтернативы может быть указана доставка документа нарочно, при помощи курьерской службы и т. п.

***

Итак, протокол является подтверждением проведения собрания и фиксирует факт принятия тех или иных решений. Документ имеет простую письменную форму и подлежит удостоверению нотариально или иным способом, установленным уставом или решением всех участников. При этом он должен иметь индивидуализирующие признаки (номер и дату), подписываться председательствующим на собрании лицом и секретарем собрания, после чего направляться в 10-дневный срок участникам ООО.

***

Больше полезной информации — в рубрике «Бизнес».

Для подготовки документов на регистрацию ООО вы можете воспользоваться бесплатным онлайн-сервисом непосредственно на нашем сайте. С его помощью вы сможете сформировать пакет документов, соответствующий всем требованиям по заполнению и законодательству РФ.

Общество с ограниченной ответственностью – это организация, создаваемая в коммерческих целях. Участники ООО совместно принимают решения по важным вопросам деятельности общества.

Высшим органом управления ООО является общее собрание участников, а директор осуществляет только текущее руководство. Вопросы, которые входят в исключительную компетенцию общего собрания, перечислены в статье 33 закона N 14-ФЗ от 08.02.1998. А статьи 33-38 закона «Об ООО» детально регулируют процедуру проведения собрания участников.

Документ, который партнеры по бизнесу оформляют по итогам собрания, называется протоколом, и к его содержанию тоже предъявляются определенные требования. Кроме того, протокол общего собрания участников ООО по общему правилу должен быть заверен нотариусом. Но чтобы не заверять у нотариуса тексты всех протоколов общих собраний, участники могут предусмотреть другой вариант заверения.

А как быть единственному участнику ООО, ведь в этом случае речь про общие собрания не идет? Если собственник у бизнеса один, то он единолично решает важные вопросы, относящиеся к компетенции общего собрания участников. Документ, который он оформляет, называется решением.

Надо ли заверять решения единственного участника у нотариуса? До 2020 года нотариального заверения решений не требовалось, однако сейчас ситуация изменилась, и в ней стоит разобраться.

Как было до 2020 года

Норма об обязательном заверении протокола общего собрания участников появилась только с 1 сентября 2014 года. До этого протокол подписывали председательствующий и секретарь собрания, и этого считалось достаточно.

Но закон от 05.05.2014 N 99-ФЗ дополнил Гражданский Кодекс статьей 67.1, которая установила, что текст решений участников, оформленных протоколом, должен быть дополнительно заверен. В качестве основного способа предлагается заверение документа у нотариуса. Однако участники вправе выбрать альтернативный способ заверения, например, аудио- или видеозапись собрания, или же подписание протокола всеми присутствующими участниками.

Зачем ввели норму статьи 67.1 ГК РФ? Юристы считают, что в первую очередь нотариальное заверение протоколов требуется для компаний, где есть корпоративные конфликты. Если участники не доверяют друг другу, то они могут оспаривать как факт проведения собрания, так и достоверность голосования по разным вопросам.

Для констатации этих фактов требуется независимое лицо, которым и является нотариус. Но участники могут проводить собрания и без нотариуса, если договорятся о других способах фиксации, например, видеозаписи или подписания протокола всеми партнерами. Этот альтернативный способ должен быть указан в уставе или в одном из протоколов общего собрания.

Что касается решения единственного участника ООО, то до 2020 года заверять его не требовалось. Это естественно, ведь в этом случае нельзя вести речь о корпоративных конфликтах. Да и сам текст статьи 67.1 ГК РФ указывает только на протоколы общих собраний и не устанавливает нотариальное заверение решений для единственного участника ООО.

Федеральная нотариальная палата в письме от 01.09.2014 N 2405/03-16-3 подтвердила, что заверение решений и других документов в случае с единственным участником не требуется. Аналогичная точка зрения приводится в письме Федеральной налоговой службы от 28.12.2016 N ГД-4-14/25209@.

Единственное исключение, в соответствии с которым требуется нотариальное заверение решений и протоколов общих собраний, предусмотрено статьей 17 Закона «Об ООО». Речь идет об увеличении уставного капитала общества.

Бесплатная консультация по регистрации ООО

Как будет с 2020 года

Однако 25 декабря 2019 года Президиум Верховного Суда выпустил Обзор судебной практики, в котором, среди прочих вопросов, рассмотрены способы заверения решений участников ООО.

При толковании статьи 67.1 ГК РФ суд пришел к двум важным выводам:

  • требование о заверении решений распространяется не только на общие собрания, но и на единственного участника;
  • если участники или единственный участник хотят предусмотреть альтернативный способ заверения, то они должны указать его в уставе или нотариально заверенном решении.

Второй вывод стоит разъяснить подробнее. После 2014 года участники ООО, которые хотели отказаться от нотариального заверения протоколов, должны были указать альтернативный способ в уставе. А для этого надо зарегистрировать новую редакцию устава по форме Р13001 и заплатить пошлину в 800 рублей.

При этом статья 67.1 ГК РФ предусматривает, что альтернативный способ заверения может быть указан не только в уставе, но и в протоколе общего собрания. Например, участники принимали решение о выплате дивидендов и сразу же утверждали альтернативный способ. По обоим вопросам проводилось голосование и присутствие нотариуса не требовалось.

Но после выхода Обзора от 25 декабря 2019 года протокол общего собрания о выборе альтернативного способа надо заверять нотариально, если он не зафиксирован в уставе.

Такая трактовка Верховным судом статьи 67.1 ГК РФ вызвала волну споров среди юристов и регистраторов. Большинство из них считает, что на решения единственного участника требования о заверении не должны распространяться.

Тем не менее, Федеральная нотариальная палата уже согласилась с Обзором ВС и в письме N 121/03-16-3 от 15 января 2020 года рекомендовала нотариусам заверять решения единственных участников.

А вот Федеральная налоговая служба никаких разъяснений по этому вопросу еще не дала. Однако единственным участникам руководствоваться предыдущим письмом ФНС от 28.12.2016 N ГД-4-14/25209@ рискованно. Практика уже показывает, что налоговые органы отказывают в регистрации изменений, если решение единственного участника нотариально не заверено, а альтернативный способ не предусмотрен.

Более того, некоторые ИФНС посчитали, что норма про нотариальное заверение решения относится не только к участникам уже действующего ООО, но и к учредителям. Известно уже о нескольких отказах в регистрации общества, если решение или протокол об учреждении не заверялся у нотариуса.

Такие отказы ничем не обоснованы, потому что статья 67.1 ГК РФ относится только к участникам юридического лица. А до состоявшейся регистрации ООО заявители ими не являются. Кроме того, закон «О регистрации ИП и юридических лиц» требует нотариально заверять только форму Р11001 и в тех случаях, когда это связано со способом подачи документов. Поэтому такие отказы надо обжаловать.

Как указать выбор альтернативного способа заверения

Итак, пока в отношении Обзора судебной практики ВС не последует официальных разъяснений, единственным участникам тоже надо заверять свои решения.

Способ заверения – нотариальный или альтернативный – участники должны выбрать единогласно. Причем, если партнеры согласны на нотариальное заверение, такой способ необязательно указывать в уставе, он действует по умолчанию. А вот альтернативный вариант надо описать и внести в учредительный документ или нотариально заверенное решение.

Если вы только разрабатываете устав для регистрации ООО, то внесите нужный пункт сразу. Например, для нескольких учредителей подойдет такая редакция.

  • «Принятие решения общим собранием Общества подтверждаются подписанием протокола общего собрания всеми участниками или представителями участников общества, наделённых соответствующими полномочиями, присутствовавшими на общем собрании. Нотариальное удостоверение данных фактов не требуется, если иное не предусмотрено действующим законодательством».

А для устава с единственным учредителем возможна такая формулировка.

  • «Решения единственного участника по вопросам деятельности Общества подтверждаются подписью единственного участника. Нотариальное удостоверение решений не требуется».

Если же выбор альтернативного способа был оформлен в виде нотариально заверенного решения или протокола собрания уже после регистрации ООО, вносить изменения в устав не надо.

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*