admin / 10.06.2020

Образец расписки о получении трудовой книжки на руки в 2020 году

Информация об изменениях:

Статья 62 изменена с 1 января 2020 г. — Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ

См. предыдущую редакцию

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

ГАРАНТ:

См. Энциклопедии, позиции высших судов и другие комментарии к статье 62 ТК РФ

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Работник, которому работодатель выдал трудовую книжку в соответствии с частью первой настоящей статьи, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса) у данного работодателя предоставляются работнику в порядке, установленном статьями 66.1 и 84.1 настоящего Кодекса.

Форма СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем» и порядок ее заполнения утверждены приказом Минтруда России от 20 января 2020 г. N 23н

Основываясь на положениях действующего российского законодательства, работодатель имеет право выдать оригинал основного документа о трудовом стаже и профессиональной деятельности работнику на руки только в день его увольнения. Во всех иных случаях кадровик вправе выдавать только заверенные копии документов, соответствующие справки и выписки. Поэтому ответ на вопрос, можно ли взять трудовую книжку с работы, положительный, но имеет существенную оговорку.

Однако многие бюджетные и коммерческие учреждения требуют оригинал трудовой книжки. Например, для оформления пенсии при достижении работником пенсионного возраста либо для подтверждения кредитоспособности. В связи с этим специалисты-практики разработали несколько базовых правил о том, как взять трудовую книжку на время, соблюдение которых работником и работодателем позволит избежать многих неприятных последствий, в частности, утери трудовой книжки, ее порчи и возможных последующих претензий, предъявляемых одной из сторон трудовых правоотношений.

Основание для выдачи трудовой книжки на время

Чтобы получить на руки оригинал трудовой книжки, сотрудник компании должен заблаговременно сообщить работодателю или кадровому работнику о том, что ему потребуется взять данный документ на определенный срок. При этом свое желание сотрудник должен подкрепить письменным заявлением.

Ни в Трудовом кодексе, ни в Инструкции, регламентирующей порядок ведения трудовых книжек, нет четкой позиции относительно содержания такого заявления. Поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.

Однако сотрудники отдела кадров зачастую бывают слишком дотошны к выполнению своих функциональных обязанностей и могут потребовать объяснения причины, для чего берется трудовая книжка. В связи с этим в заявлении целесообразно указать следующие моменты:

  • цель получения трудовой книжки}
  • срок, на который работник берет трудовую книжку.

Таким образом, основанием для выдачи трудовой книжки на руки работнику является заранее составленное им заявление.

Иногда случаются ситуации, когда возникает вопрос о том, можно ли взять на время трудовую книжку и как обезопасить себя работодателю от наступления определенных последствий, например, таких как выплата денежной компенсации или необходимость восстановления трудовой книжки и всех содержащихся в ней записей.

Для этого сотрудник отдела кадров при вручении трудовой работнику должен взять с него расписку. Она оформляется в письменной форме и собственноручно подписывается работником. Чтобы обезопасить себя от утраты такого важного документа, кадровик может порекомендовать отметить факт отказа от предъявления претензий в случае наступления непредвиденных обстоятельств, повлекших его порчу или утерю.

Данная бумага должна храниться вместе с приложенными и заверенными в установленном порядке копиями каждой страницы трудовой у работодателя в течение всего срока ее нахождения вне организации.

В настоящее время все чаще случаются ситуации, когда при оформлении выхода гражданина на пенсию уполномоченный орган требует оригинал всех необходимых документов. Если быть совсем точным и полностью следовать трудовому законодательству, не опираясь на практику, то кадровик может выдать трудовую книжку на руки только единожды – при увольнении. Во всех иных случаях он обязан предоставить заверенные работодателем копии документов, справки и выписки.

Помимо этого, сотрудник отдела кадров может передать трудовую книжку работника в отделение Пенсионного фонда самостоятельно и также взять с него расписку. Однако ориентация на такой подход займет много времени и доставит массу неудобств непосредственно кадровику. Кроме того, он не исключает возможные неприятные последствия, такие как восстановление всех записей трудовой книжки в случае ее утери Фондом и наступление персональной ответственности сотрудника отдела кадров.

Факт передачи трудового документа на время работнику иной организации должен быть отражен в Книге учета движения трудовых книжек с указанием даты его выдачи на руки и возращения.

Трудовое законодательство предусматривает обязанность работодателя выдавать работнику документы, связанные с работой, и их копии (ст. 62 ТК РФ). Эти документы выдаются работодателем на основании заявления работника. А как написать заявление на выдачу трудовой книжки (копии)?

Трудовая книжка: выдаем оригинал, копию или выписку

Если работник не увольняется, то оригинал трудовой книжки работодатель обязан выдать ему, только если трудовая книжка понадобилась такому работнику для представления в органы социального страхования (обеспечения). В иных случаях работодатель может подготовить для работника или копию трудовой книжки, или выписку из нее. Копия трудовой книжки обычно требуется банком, если гражданин хочет взять кредит.

Оригинал, копия трудовой книжки или выписка из нее представляются работнику на основании его заявления. Выдать такие документы работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). За нарушение срока выдачи трудовой книжки, ее копии или выписки из нее (в случае, если работник пожалуется в трудинспекцию) работодатель и его должностные лица могут быть привлечены к следующей ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • предупреждение или штраф на должностных лиц, а также работодателя-ИП в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
  • штраф на работодателя-организацию от 30 000 до 50 000 рублей.

Копия трудовой книжки или выписка из нее представляется работодателем работнику бесплатно.

Составляем заявление на выдачу копии трудовой книжки

Заявление для выдачи трудовой книжки на руки, копии трудовой книжки или выписки из нее составляется в произвольном виде. Если запрашивается оригинал трудовой книжки, необходимо указать причину и место последующего представления трудовой книжки. Важно помнить, что при получении на руки оригинала трудовой книжки работник обязан будет не позднее 3 рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

Также важно помнить, что работодатель несет ответственность за учет и хранение трудовых книжек (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ). Поэтому при выдаче оригинала трудовой книжки работодателю нужно документально подтвердить такой факт. Например, сделать отметку в книге учета движения трудовых книжек или получить от работника расписку о получении оригинала трудовой книжки. Тем самым работодатель сможет избежать ответственности в случае, если, например, работник свою трудовую книжку потеряет.

Приведем заполненный образец заявления на выдачу трудовой книжки (копии).

Пред. / След. Скачать форму заявления на выдачу копии трудовой книжки (образец бланка) можно здесь. Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  • Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
  • Я не подписчик, но хочу им стать
  • Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Как выдать трудовую книжку в 2020 году

Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?

Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?

Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?

Итоги

Как выдать трудовую книжку в 2020 году

В связи с введением с 2020 года электронных трудовых книжек, бумажные форматы постепенно утрачивают актуальность. Теперь если работник напишет вам заявление о выдаче бумажного документа на руки, вы не вправе ему отказать. Более того, вы больше не будете нести ответственность за ведение и хранение формуляра.

Как же оформить выдачу бумажной трудовой книжки?

  1. Получите у работника заявление о переходе на электронный вариант ведения трудовой книжки. Образец заявления см. .
  2. Внесите запись о выдаче трудовой книжки. Образец такой записи см. в этом матертале.
  3. Отдайте бумажный документ сотруднику.
  4. По требованию работника или при его увольнении выдайте ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Рассмотрим порядок выдачи бумажной трудовой сотруднику в периоды до 2020 года или в случае, когда сотрудник просит продолжить ведение бумажной трудовой, но по какой-то причине хочет забрать документ на короткий промежуток времени.

Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?

В законодательстве упоминается 2 «легальных» случая выдачи трудкнижки на руки сотруднику:

  • Возврат книжки увольняющемуся в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Основной рабочий документ выдают вместе с другими обязательными бумагами и справками в тот же день, когда производится расчет с сотрудником.

Возможна ли отправка трудкнижки по почте, читайте в этой статье.

А о том, что произойдет, если книжка не будет отдана работнику, узнайте из материала «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».

  • По заявлению работника на выдачу трудовой книжки на руки (ст. 62 ТК РФ), если оригинал требуется предъявить в орган обязательного соцстрахования (обычно — для оформления страховой пенсии по старости). Чтобы оформить пенсию, сотруднику необходим именно оригинал трудкнижки. Это главный документ, который подтверждает период работы по трудовому договору (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015). Кадровик обязан выдать трудовую в течение 3 рабочих дней со дня получения от работника запроса, составленного в свободной форме. Те же 3 дня даются и на возврат книжки работодателю — отсчитываются они с той даты, в которую ПФР вернет ее сотруднику.

О других случаях выдачи трудовой книжки на руки ни ТК РФ, ни какие-либо иные нормативно-правовые акты не упоминают.

Кадровый документооборот ждут серьезные перемены. Введут ли электронные трудовые в ближайшее время, расскажет эта публикация.

Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?

Сотруднику очень нужен оригинал трудкнижки, при этом он не увольняется и не собирается оформлять пенсию. Идти ли ему навстречу? В законодательстве однозначного ответа нет. Это значит, что не существует ни разрешения, ни прямых запретов на выдачу трудовой книжки на руки по заявлению работника в ситуациях, не перечисленных в ст. 62, 84.1 ТК РФ.

Однако стоит четко понимать: если вы отдадите работнику трудкнижку, отвечать за ее сохранность будет не он, а тот, кто уполномочен приказом на ведение и хранение трудкнижек (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0). Даже если в отделе кадров есть расписка работника. Иными словами, выдача трудовой на руки, особенно в случаях, не прописанных в ТК РФ, — это риск.

Об ответственности работодателя за утерю трудкнижки читайте .

Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?

Как документально оформить временную выдачу трудкнижек на руки, законодательство не объясняет, в том числе для случая, разрешенного ст. 62 ТК РФ (для предъявления в орган соцстрахования). Для того чтобы обосновать правомерность временной выдачи, советуем получить от работника подтверждающий документ. Например, расписку, составленную в свободной форме.

Формулировка может быть такой:

Скачать образец расписки

Полученную расписку вложите в книгу учета движения трудкнижек.

В книге допущена ошибка? Вот что в этом случае советует Минтруд.

Чтобы не «копить» расписки, можно завести отдельный журнал, в котором будут фиксироваться случаи временной выдачи трудовых книжек на руки: работник распишется в нем при получении книжки, а кадровик — при ее возврате.

ВАЖНО! Отдавая трудовую на руки, оставьте себе копию. Если работник потеряет оригинал, собирать бумаги для оформления дубликата будет гораздо проще. И еще если вы решились на выдачу книжек в случаях, не предусмотренных законодательством, обязательно пропишите сроки возврата в локальных документах.

Подробнее об этом и других вопросах, касающихся правил ведения и учета трудовых книжек, читайте в нашей специальной рубрике. Вас ждут актуальные новости, подробные инструкции, разъяснения чиновников и советы опытных экспертов.

Итоги

С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Сотрудники вправе выбрать формат ведения документа: только электронный или и электронный и бумажный. В первом случае внесите в бумажную трудовую соответствующую запись и выдайте ее сотруднику. С этого времени ответственности за ее ведение и хранение вы больше не несете.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Что говорит закон

Статья 62 ТК РФ предписывает выдать трудовую книжку по заявлению работающего сотрудника для решения вопросов, связанных с обязательным социальным страхованием (пенсия). Закон не регламентирует, что в этом случае работник пишет какую-то бумагу, но для работодателя важно удостоверить факт выдачи документа (исполнение обязанности). Для этих целей работодателю необходима от работника расписка о взятии трудовой книжки на время ее предоставления в ПФР.

В каких случаях возможна выдача

По правилам, бумаги, касающиеся работы, выдаются сотруднику на руки только в следующих случаях:

  • при расторжении договора, в последний день работы (п. 41 постановления правительства РФ № 225);
  • для предоставления в государственные организации с целью оформления социальных выплат (ст. 62 ТК РФ);
  • при переходе на формирование данных о стаже и рабочей деятельности в электронном формате.

При выдаче оригинала обязательно необходимо взять с работника подтверждение получения бланка на руки. В законе не сказано, как оформлять такое свидетельство, унифицированной формы нет, и потому его составляют в любой форме. Основное правило — в нем четко указано, что человек забрал оригинал из отдела кадров работодателя для определенных целей. Это освобождает организацию от ответственности за хранение в тот период, когда документ о стаже человека находится у него на руках. Во всех остальных случаях работодатель при необходимости выдает работнику заверенную копию (ст. 62 ТК РФ и п. 7 правил).

Правила составления

Если выдается трудовая книжка на руки работнику под расписку, рекомендуется придерживаться следующих правил. Прежде всего необходимо сделать копии каждой страницы документа. Также следует получить от сотрудника подтверждение, что работодатель исполнил свою обязанность и выдал испрашиваемые бумаги ему на руки по его заявлению.

Чтобы удостоверение о получении было полным, работник должен написать в нем следующую информацию:

  • дата составления;
  • текст, в котором обязательно указаны реквизиты запрашиваемого к выдаче документа;
  • причина, по которой сотрудник просит предоставить ему бланк;
  • срок, в течение которого обязуется его вернуть (три дня);
  • подпись получателя и расшифровка подписи.

Расписка о получении трудовой книжки для оформления пенсии

Книжка выдается на определенный срок, который оговаривается с сотрудником отдела кадров. По окончании работы с документом его необходимо вернуть в отдел кадров предприятия в течение трех дней. После этого расписка гасится и передается на хранение, дополнительно составляется подтверждение возврата оригинала в организацию.

Расписка в получении близкими родственниками

Она необходима, если сотрудник умер. Бланк выдают родственникам умершего на основании заявления, к которому прикладывают копии справок, подтверждающих родственные связи с умершим сотрудником. При подтверждении получения бланка обязательно указывают данные родственника, которому он выдан на руки.

Как подтвердить выдачу после перехода на формирование трудовых в электронном формате

До 31.12.2020 работники обязаны в письменном виде сообщить, сохраняют ли они бумажные книжки или переводят их в электронный формат. Если человек согласен на работу по новым правилам, работодатель прекращает хранить его бумаги и передает их владельцу. Подтверждением получения документа о стаже в таком случае выступает заявление сотрудника о согласии перевести данные в электронный формат.

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*