admin / 03.03.2020

Минфин: форма № 3-Г не подтверждает расходы командированного работника по проживанию в гостинице

УТВЕРЖДЕНО
приказом Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

Формы первичного учета для гостиниц Российской Федерации и краткие указания по их применению и заполнению

Формы первичного учета для гостиниц
Российской Федерации и краткие указания
по их применению и заполнению

см. Информационное письмо Минфина России от 22 августа 2008 года.
____________________________________________________________________

Общие положения

Формы первичного учета применяются в гостиницах независимо от форм собственности.
К формам даны краткие указания по их применению и заполнению с тем, чтобы было обеспечено единство методологии и системы показателей в учетной документации, которая охватывает вопросы учета услуг и расчетов по ним.
Формы применять в учетной практике без каких-либо изменений и дополнений.

Перечень форм документов строгой отчетности

Краткие указания по применению и заполнению форм первичного учета для гостиниц Российской Федерации

Граждане, прибывшие в командировку, на совещания, конференции, сборы, а также лица, перечисленные в п.4 Инструкции о порядке регистрации граждан в гостиницах (ГУОПП МВД СССР, 1984 г.), заполняют анкету в одном экземпляре, остальные — в двух.
После проверки личные документы возвращаются владельцам.
Для хранения анкет и работы с ними в администраторской должны быть две картотеки: в первой хранятся анкеты на проживающих в гостинице, во второй- на лиц, выбывших из гостиницы в течение месяца.
Анкеты в картотеках расставляются в алфавитном порядке.

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН
(форма N 2-Г)

Заполняется дежурным администратором или работником бюро обслуживания на основании паспорта и визы.

СЧЕТ
(формы NN 3-Г, 3-ГМ)

Заполняется при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также за дополнительные платные услуги, при отсутствии специальных талонов.
Счет выписывается в трех экземплярах: первый — выдается проживающему, второй экземпляр счета вместе с «Кассовым отчетом» (ф. N 5-Г) ежедневно сдается в бухгалтерию, третий ранится до выезда гостя в расчетной части гостиницы в специальных кармашках, расставленных по числам оплаты, в контрольной картотеке.
При механизированном способе ведения расчетов счет заполняется в 2-х экземплярах. В нем фиксируется оплата за весь период проживания. Оба экземпляра хранятся в контрольной картотеке до выезда гостя.
Работник бухгалтерии сверяет формы NN 3-Г, 3-Гм с формой N 1-Г.
Счета являются бланками строгой отчетности.

КАРТА ГОСТЯ
(форма N 4-г)

Дает право поселившемуся на получение ключа от номера и внеочередное обслуживание в предприятиях общественного питания, бытового обслуживания и связи, расположенные в гостинице.
На числовой сетке Карты гостя отмечается период оплаты.
При выезде гостя этажный персонал делает отметку с указанием даты и часа освобождения номера (места), наименования и количества мест багажа. В вестибюле Карта гостя сдается в администраторскую.

КАССОВЫЙ ОТЧЕТ
(форма N 5-Г)

Составляется в двух экземплярах работником, осуществляющим расчеты с проживающими. Первый экземпляр вместе со счетами (ф. N 3-Г) или контрольной кассовой лентой (при механизированном расчете) ежедневно сдается в бухгалтерию, второй сохраняется у подотчетного лица. Работник бухгалтерии сверяет форму N 5-Г с формами 3-Г, 3-Гм.

РАСЧЕТЫ ОПЛАТЫ ЗА БРОНИРОВАНИЕ И ПРОЖИВАНИЕ
ПО БЕЗНАЛИЧНОМУ РАСЧЕТУ
(форма N 7-Г)

Ведется дежурным администратором или портье в 2-х экземплярах. Окончательный итог подводится после выезда проживающих и служит основанием к оплате счета, предъявляемого предприятию, организации.

КВИТАНЦИЯ НА ВОЗВРАТ ДЕНЕГ
(форма N 8-Г)

Заполняется при оформлении возврата денег проживающему, досрочно выезжающему из гостиницы.
Выписываются работником гостиницы в одном экземпляре.
Сдается в бухгалтерию вместе с «Кассовым отчетом» (ф. N 5-Г). При оформлении возврата на первом и третьем экземплярах счета (ф. N 3-Г) или на первом и втором (ф. N 3-Гм) делается отметка о произведенном возврате.
Работник бухгалтерии сверяет идентичность подписи гостя в ф. N 8-Г с подписью в ф. N 1-Г, после чего анкета возвращается в администраторскую.

АКТ О ПОРЧЕ ИМУЩЕСТВА ГОСТИНИЦЫ
(форма N 9-Г)

Акт составляется работниками гостиницы в трех экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй — материально-ответственному лицу, в подотчете которого находится имущество гостиницы, третий выдается на руки плательщику.

ЗАЯВКА НА БРОНИРОВАНИЕ МЕСТ
(форма N 10-Г)

Заявка заполняется предприятиями (организациями), регистрируется в специальном журнале «П» по следующей форме:

Для оперативного учета проживающих на этаже поэтажный персонал (при наличии службы портье — портье) заполняет журнал по форме:

Заявка на бронирование мест по телеграммам, телефонным звонкам, письмам регистрируются в журнале «И» по следующей форме:

ОБОРУДОВАНИЕ КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОТЕКИ СЧЕТОВ

Для хранения счетов контрольная картотека укомплектовывается кармашками, количество которых должно соответствовать количеству мест в гостинице с учетом временно используемых дополнительных мест.
Кармашки со счетами в контрольной картотеке размещаются по датам оплаты.

КВИТАНЦИЯ «АВТОСТОЯНКА»
(форма N 11-Г)

Составляется на автостоянках гостиничного комплекса при приеме и выдаче автотранспорта, выписывается в 2-х экземплярах: 1-й сдается в бухгалтерию, 2-ой — выдается на руки плательщику. Является бланком строгой отчетности.

КВИТАНЦИЯ НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ПЛАТНЫХ УСЛУГ
(форма N 12-Г)

Выписывается на дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей (заказ билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление чая, кофе по желанию проживающего).
Составляется в 2-х экземплярах: 1-ый представляется в бухгалтерию, 2-ой — плательщику. Является бланком строгой отчетности.

Форма N 1-Г

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

АНКЕТА

Оборотная сторона Ф N 1-Г

Форма N 2-Г

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН В ГОСТИНИЦЕ

и т.д. до конца с оборотом без титульного заголовка

Форма N 3-Г

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

(сумма прописью)

Дежурный администратор _____________________________________________
(оператор механизиро- (подпись)
ванного расчета)

Форма N 3-Гм

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

1. ПРОЖИВАНИЕ
2. БРОНЬ
3. КУРОРТНЫЙ СБОР
4. ТЕЛЕФОН
5. ТЕЛЕВИЗОР
6. ХОЛОДИЛЬНИК
7. ХИМЧИСТКА
8. ПРАЧЕЧНАЯ
9. ПОРТНОВСКАЯ
10. ПРОЧИЕ УСЛУГИ
11. ПРОЖИВАНИЕ ПО Б/П
КС — КОЙКО-СУТКИ

В — ВОЗВРАТ
К — КОРРЕКЦИЯ
ИТОГО — итого сумма платежа
ИТОГО — общая сумма по б/п
———————————————————————

Кассир-оператор ___________

Форма N 4-Г

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

Гостиница __________________________________________________________
Адрес ______________________________________________________________
Телефон
Проезд
———————————————————————

КАРТА ГОСТЯ N

ПРОПУСК
на вынос вещей

Количество мест _______________________________
Наименование вещей ____________________________
Дата и час _____________________________________
Подпись _______________________________________

Форма N 5-Г

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

Гостиница __________________________________________________________

КАССОВЫЙ ОТЧЕТ

Форма N 7-Г

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

Гостиница _____________________________________________________

РАСЧЕТ ОПЛАТЫ ЗА БРОНИРОВАНИЕ И ПРОЖИВАНИЕ ПО БЕЗНАЛИЧНОМУ РАСЧЕТУ

Форма N 8-Г

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

Форма N 9-Г

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

Форма N 10-Г

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

ЗАЯВКА
на бронирование мест

Оплату стоимости бронирования, проживания, доплату за опоздание гарантируем.

Форма N 11-Г

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

ГОСТИНИЧНЫЙ КОМПЛЕКС
АВТОСТОЯНКА

Форма N 12-Г

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

Гостиница __________________________________________________________
КВИТАНЦИЯ N ____________________

на представление дополнительных
платных услуг

Вид услуг __________________________________________________________
____________________________________________________________________
Сумма ______________________________________________________________
Дата_______________________________________________________________

Форма N 13-Г

Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121

Дело в том, что в настоящий момент данная форма недействительна. Ведь она была утверждена приказом Минфина России от 13.12.93 № 121. А в постановлении Правительства РФ от 06.05.08 № 359 (им утверждено действующее положение об осуществлении наличных денежных расчетов без применения ККТ) сказано, что формы бланков строгой отчетности, утвержденные до вступления в силу Постановления Правительства РФ от 31.03.05 № 171 (им было утверждено прежнее положение об осуществлении наличных денежных расчетов без применения ККТ), могли применяться до 1 декабря 2008 года.

Гостиницы могут самостоятельно разработать бланк документа, который подтверждает прием денег за проживание. Важно лишь, что бы такой документ содержал обязательные реквизиты, оговоренные в действующем положении об осуществлении наличных денежных расчетов без применения ККТ. Вот они:
а) наименование документа, шестизначный номер и серия;
б) наименование и организационно-правовая форма — для организации; фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя;
в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия его отсутствия — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);
г) ИНН, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю);
д) вид услуги;
е) стоимость услуги;
ж) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
з) дата осуществления расчета и составления документа;
и) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);
к) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

Командировки – неотъемлемая часть деятельности сотрудников многих организаций и предприятий. По возвращению из поездки, командировочный должен отчитаться о своих расходах, в том числе о средствах, потраченных на проживание в гостиничном номере.

Существует определенный перечень бумаг, одним из которых является 3Г справка. Несмотря на то, что с 2008 года данная форма утратила статус бланка строгой отчетности, многие бухгалтеры требуют ее от сотрудников, возвратившихся из деловой поездки.

Что собой представляет форма 3Г

Это квитанция, подтверждающая проживание человека в отеле. Заполняется документ при оформлении платы за номер. Счет гостиницы по форме 3Г содержит следующие сведения:

  • название и класс отеля, адрес отеля и ФИО его владельца, ИНН, присвоенный гостинице или индивидуальному предпринимателю;
  • ФИО и должность командировочного, его подпись, заверенная печатью отеля;
  • виды и стоимость услуг, которые были предоставлены;
  • дата заполнения;
  • подпись ответственного лица и мокрая печать отеля.

Гостиничный счет по форме 3 Г за проживание выписывается в трех экземплярах – для бухгалтерии предприятия, для отчетной картотеки отеля, и еще один остается на руках у командировочного. . Вы родились и всю жизнь учились в школе — в славном граде — Минске, и тут вам понадобился школьный аттестат, тогда вам надо будет по быстрому купить аттестат в Минске , с белорусским аттестатом, вы сможете поступить в лучшие учебные заведения, как Минска, так и других больших городов!. В обязательном порядке к счет-форме прилагаются кассовые гостиничные чеки, в которых должны быть зафиксированы суммы, потраченные сотрудником во время проживания.

В каких случаях выгодно купить квитанцию формы 3Г

Существуют ситуации, которые не позволяют сотруднику предъявить в бухгалтерию справку формы 3Г:

  • документ был украден или утерян;
  • командировочный решил немного подзаработать и сэкономил на гостинице, проживая у знакомых, родственников, в хостеле или снимая угол в какой-либо квартире;
  • владельцы отеля скрывают от налоговой свои реальные доходы, поэтому выдают справки о проживании не всем постояльцам;
  • администратор неверно заполнил бланк, но отказывается выписывать новый.

Если форма 3 Г не будет предоставлена в бухгалтерию, то сотруднику грозит разбирательство с начальником, да и потраченные в командировке средства ему никто не вернет. Кроме того, отсутствие документа может заинтересовать налоговую службу, которая организует проверку предприятия, и сотрудника могут даже уволить.

Чтобы избежать этих неприятностей, командировочный может заказать гостиничную квитанцию и другие документы в нашей компании.

Почему с нами выгодно сотрудничать

Мы предлагаем только подлинную документацию, внесенную в гостиничный реестр с подписью реального администратора или управляющего отеля, официальной мокрой печатью заведения. При необходимости мы документально подтвердим вашу личность и факт регистрации в гостинице, отправив справки заказным письмом в налоговую службу и бухгалтерию. Проверить подлинность выдаваемой нами документации можно на специальном сайте.

Наши преимущества:

  • цена отчетных документов — 7-10% от стоимости, указанной в чеке;
  • оформление документа занимает от пары часов до суток;
  • бесплатная доставка до станции метро, адресная доставка курьером в регионы;
  • никакой предоплаты, расчет – в момент получения документов;
  • полная конфиденциальность данных клиента и его факта сотрудничества с нами.

Заказать отчетные документы со счетом по форме 3-Г можно по телефону или онлайн-чату, а также заполнив форму на главной странице сайта. Обращайтесь!

22 Сентября 2015

Специальный бланк для гостиниц – форма 3-Г изначально был предназначен для оформления отчетной формы от командировочных, проживающих в гостинице все время своей командировки. Действовать данный документ начал со времени своего утверждения, которое Министерство Финансов РФ согласовало в конце 1993 года. Но в конце 2008 года вышло постановление Правительства Российской Федерации за № 359, по которому номер данного счета аннулировался. При этом определенным гостиницам до сих пор выгодно оформлять форму за этим номером при расчетах с клиентами.

  1. после возвращения из командировки предоставление в бухгалтерию своего предприятия только данной формы будет недостаточно. Обязательно необходимо сопроводить Форму 3-Г кассовыми чеками, а купить гостиничные чеки можно на сайте (c-hek.ru). При этом в нихдолжны быть зафиксированы все потраченные суммы денежных средств за время проживания.
  2. форма 3-Г должна быть отпечатана в типографии стандартным способом, а заполнять ее следует четким, понятным почерком с использованием синих чернил. Координаты, номер для связи и название самой гостиницы обычно отштамповываются в верхнем левом углу бланка специально изготовленной для этого печатью.
  3. необходимо зафиксировать в определенной графе бланка число, месяц и год, когда была произведена оплата. И обязательно нужно отметить индекс района, в котором находится гостиница. Если в гостинице в наличие имеется нумератор, то с его помощью на бланке 3-Г просто отштамповываются все номера бухгалтерских счетов.
  4. под названием гостиницы необходимо указать её класс и в специально проштампованных строках указать номер корпуса гостиницы и обязательно номер комнаты, где проживал клиент всё командировочное время.
  5. в следующей таблице указываются все услуги, которыми успел воспользоваться командировочный, их количество и объем. Прежде всего, это услуга по предварительному бронированию номера. Также обязательно указание посуточного числа нахождения командировочного в гостинице и общая суточная оплата за номер. В услуги входят снабжение комнаты холодильником, телевизором, вентиляционной установкой и т.п. Сюда же входят, при необходимости, услуги прачечной или химчистки. Все потраченные суммы складываются и перемножаются на число дней. Общая сумма указывается отдельной строкой. Рядом полученную сумму, в скобках, расшифровывают прописью. В качестве заверения написанного ставится подпись с расшифровкой.

Необходимо отпечатать кассовый чек, при наличии контрольно-кассового аппарата, и приложить к форме 3-Г.

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*