admin / 07.04.2020

Кто имеет право подписи первичных документов

Обязана ли организация проверять полномочия лиц, подписавших первичные документы со стороны контрагентов (в частности, товарные накладные)? Обязательно ли указывать в первичных документах реквизиты доверенностей или приказов?

28 июня 2018

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Действующее законодательство не содержит требования к организации проверять полномочия работников контрагентов (поставщиков и покупателей) и собирать доверенности или приказы контрагентов, подтверждающие право подписи накладных и других первичных документов этими работниками.

Однако наличие у контрагентов необходимых приказов или доверенностей на подписание первичных документов является необходимым условием для принятия данных первичных документов к бухгалтерскому и налоговому учету. В связи с этим поставщики и покупатели могут добровольно предоставить организации копии своих распорядительных документов.

В законодательстве и нормативных документах отсутствует требование о необходимости указывать в товаросопроводительных документах реквизиты доверенностей, приказов и других внутренних документов организации, что не исключает возможности их указания в добровольном порядке.

Обоснование вывода:

В соответствии с частью 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. На основании первичных документов ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания (часть 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются — лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (часть 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных форм организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. В п.п. 6 и 7 части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ указано, что обязательными реквизитами первичного документа являются наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, и подписи указанного лица (лиц).

Таким образом, подписи уполномоченных лиц являются обязательным реквизитом первичных учетных документов.

Правила документального оформления поступления товаров закреплены в п. 2.1 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5 (далее — Методические рекомендации). Движение товара от поставщика к покупателю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной). Оприходование поступивших товаров подтверждается наложением штампа на товаросопроводительные документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров (п.п. 2.1.2, 2.1.3 Методических рекомендаций).

В частности, движение товаров может оформляться товарно-транспортной накладной (ТТН) (форма N 1-Т утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78), транспортной накладной (ТН) формы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272, железнодорожной накладной, коносаментом, товарной накладной по форме, разработанной поставщиком. При разработке бланка товарной накладной может быть принята за основу форма N ТОРГ-12, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132. Товарную накладную может заменять универсальный передаточный документ (УПД), составляемый на основе формы счета-фактуры, дополненной необходимыми реквизитами (письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96).

В соответствии с гражданским законодательством без доверенности от имени организации (непосредственно на основании устава) может действовать единоличный исполнительный орган общества — его руководитель (п. 1 ст. 53, п. 3 ст. 65.3 ГК РФ, пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Как следует из п. 1 ст. 182 ГК РФ, иные лица вправе действовать от имени организации в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления. Кроме того, из п. 1 ст. 182 и ст. 402 ГК РФ следует, что полномочие может также явствовать из обстановки, в которой действует представитель (продавец в розничной торговле, кассир и т.п.). Причем перечень примеров обстановки, приведенный в абзаце втором п. 1 ст. 182 ГК РФ, не является исчерпывающим (постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.05.2012 N 20АП-1378/12).

Возможности передать право подписи от руководителя иным лицам есть в п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н). В нем сказано, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

На практике утвержденный руководителем организации перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, обычно идет как приложение к учетной политике организации. Однако не существует запрета на передачу права подписи путем издания отдельного приказа или оформления доверенности.

В случае, если сотрудник организации (главный бухгалтер, кладовщик и др.) выполняет свои должностные обязанности либо действует на основании соответствующих распоряжений руководства на территории организации, для подтверждения его полномочий достаточно внутренних документов организации (трудового договора с кладовщиком, приказа о приеме (переводе) на соответствующую должность, должностной инструкции или приказа о праве подписи).

О действиях уполномоченных на подписание накладных на основании приказов упомянуто, в частности, в постановлениях Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.03.2016 N 19АП-7619/15, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.11.2015 N 13АП-22097/15, АС Восточно-Сибирского округа от 16.07.2015 N Ф02-3845/15 по делу N А19-5697/2014.

В постановлении АС Поволжского округа от 26.08.2014 N Ф06-13386/13 по делу N А57-23154/2012 подтверждено, что НК РФ допускает возможность подписания первичных документов не только руководителем организации, но и иным лицом, уполномоченным на это приказом или соответствующей доверенностью.

По своей правовой природе приказ руководителя организации — это локальный нормативный акт, который в силу ст. 8 ТК РФ является внутренним документом организации-работодателя, устанавливающим права и обязанности для работников организации.

Следовательно, можно заключить, что приказ о передаче полномочий — это локальный нормативный акт организации, которым все или часть прав и обязанностей (полномочия) одного работника передаются другому работнику. В частности, приказ может передавать право на подписание определенных документов.

Вместе с тем в законодательстве и нормативных документах отсутствует требование о необходимости указывать в товаросопроводительных документах реквизиты доверенностей, приказов и других внутренних документов организации. В частности, такие реквизиты отсутствуют в унифицированной форме N ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, а также в других формах накладных и УПД.

Нормами действующего законодательства не предусмотрено, что неуказание в товарных накладных на полномочие лица, принимающего товар (на доверенность, приказ по организации), влечет недействительность таких товарных накладных.

Это подтверждает и арбитражная практика. Судьи, принимая во внимание п. 1 ст. 182 ГК РФ, признают, что подписи работников, выполнявших свои должностные обязанности и подписавших товарные накладные от имени организации, являются надлежащим доказательством получения товаров организацией, поскольку полномочия этих лиц явствовали из обстановки, в которой они действовали, доверенностей на таких работников не требуется (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 03.08.2012 N Ф01-2422/12 по делу N А29-8056/2011 (определением ВАС РФ от 30.11.2012 N ВАС-15951/12 в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра отказано), ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.11.2011 N Ф02-5045/11 по делу N А78-7961/2010 (определением ВАС РФ от 19.01.2012 N ВАС-17510/11 в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра отказано), ФАС Западно-Сибирского округа от 02.03.2011 по делу N А75-4575/2010, ФАС Северо-Западного округа от 19.05.2011 N Ф07-3080/11 по делу N А56-38207/2010, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.04.2016 N 13АП-2492/16, от 11.05.2012 N 13АП-5009/12, от 10.06.2011 N 13АП-8029/11, от 01.10.2010 N 13АП-13039/10).

Как указано в п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 N 57, действия работников представляемого по исполнению обязательства, исходя из конкретных обстоятельств дела, могут свидетельствовать об одобрении, при условии, что эти действия входили в круг их служебных (трудовых) обязанностей, или основывались на доверенности, или полномочие работников на совершение таких действий явствовало из обстановки, в которой они действовали.

Ссылка на то, что наличие доверенности является необходимым условием для получения материальных ценностей, не может быть принята, поскольку в силу ст. 182 ГК РФ полномочия могут следовать из обстановки (постановления Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.11.2016 N 18АП-10705/16, Девятого арбитражного апелляционного суда от 11.03.2016 N 09АП-4524/16).

Отсутствие доверенностей, подтверждающих полномочия лиц, подписавших товарные накладные, факт поставки товара не опровергает (постановления Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.11.2016 N 16АП-4484/16, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.10.2016 N 11АП-12963/16, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 06.09.2016 N 17АП-10436/16, от 28.04.2016 N 17АП-3514/16).

В то же время отсутствует и запрет для руководства организации предоставлять своим работникам полномочия на подписание товарных накладных путем выдачи доверенности и указывать реквизиты доверенности в товаросопроводительных документах, например в накладной формы N ТОРГ-12. В постановлении Первого арбитражного апелляционного суда от 10.10.2016 N 01АП-5171/16 в дело были представлены накладные, содержавшие подпись лица, получившего товар, с указанием реквизитов доверенностей, выданных на его имя.

Суды также отмечают, что действующее законодательство не предусматривает обязанности налогоплательщика проводить экспертизу подлинности наложенных подписей и печатей на первичных учетных документах. Должная степень осмотрительности при заключении договора с контрагентом была проявлена обществом путем получения от контрагентов учредительных документов, свидетельств о постановке на учет в налоговых органах, приказов о назначении исполнительных органов (постановление АС Центрального округа от 24.08.2016 N Ф10-2890/16).

Заметим, что все сказанное выше относится и к подписанию счетов-фактур.

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Иными словами, счет-фактура может быть подписан лицом, которому переданы соответствующие полномочия не только на основании гражданско-правовой доверенности, но и на основании полномочий, делегированных в рамках обычной внутренней деятельности организации (приказом).

Приходим к выводу, что действующее законодательство не содержит требования к организации проверять полномочия работников контрагентов (поставщиков и покупателей) и собирать доверенности или приказы контрагентов, подтверждающие право подписи накладных и других первичных документов этими работниками.

Более того, отсутствует даже обязательное требование указывать реквизиты подобных доверенностей и приказов в накладных, УПД и счетах-фактурах, что не исключает возможности их указания в добровольном порядке.

Однако наличие у контрагентов необходимых приказов или доверенностей на подписание их работниками первичных документов является необходимым условием для принятия данных первичных документов к бухгалтерскому и налоговому учету.

Предполагаем, что заданный нам вопрос возник в связи с периодически возникающими претензиями налоговых органов к налогоплательщикам в связи с возможной необоснованной налоговой выгодой, якобы получаемой налогоплательщиками ввиду отсутствия должной осмотрительности в отношениях с контрагентами.

Так, в письме от 31.10.2013 N СА-4-9/19592 «О направлении обзора практики рассмотрения жалоб налогоплательщиков и налоговых споров судами по вопросам необоснованной налоговой выгоды» в целях повышения качества проводимых мероприятий налогового контроля по вопросу получения необоснованной налоговой выгоды ФНС России среди обстоятельств, которые принимают во внимание арбитражные суды, указала на подписание первичных документов лицом, не указанным в Едином государственном реестре юридических лиц, как имеющего право подписи первичных документов от имени контрагента без доверенности при условии, что у налогоплательщика отсутствует доверенность, подтверждающая соответствующие полномочия.

Однако с 19.08.2017 вступил в силу Федеральный закон от 18.07.2017 N 163-ФЗ (далее — Закон N 163-ФЗ), который дополнил НК РФ ст. 54.1, устанавливающей пределы осуществления прав по исчислению налоговой базы и (или) суммы налога, сбора, страховых взносов. Указанной статьей с налогоплательщика снимается бремя доказывания того, что он проявил должную осмотрительность и осторожность, вступая в отношения с контрагентом. Теперь для того, чтобы налоговая выгода была признана необоснованной, налоговый орган должен доказать, что налогоплательщик умышленно (целенаправленно) создает условия, направленные исключительно на получение налоговой выгоды, либо то, что основной целью совершения сделки (операции) является неуплата (неполная уплата), зачет (возврат) налога (сбора), либо то, что товар (работа, услуга) исходят от иного лица, а не от заявленного контрагента.

В п. 3 ст. 54.1 НК РФ прямо сказано: «Подписание первичных учетных документов неустановленным или неуполномоченным лицом, нарушение контрагентом налогоплательщика законодательства о налогах и сборах, наличие возможности получения налогоплательщиком того же результата экономической деятельности при совершении иных не запрещенных законодательством сделок (операций) не могут рассматриваться в качестве самостоятельного основания для признания уменьшения налогоплательщиком налоговой базы и (или) суммы подлежащего уплате налога неправомерным».

Это еще раз подтверждает обоснованность сделанного нами вывода.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:

— Энциклопедия решений. Разработка и утверждение первичных документов для бухгалтерского учета;

— Энциклопедия решений. Документальное подтверждение факта передачи товара покупателю;

— Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет реализации (выбытия) товаров;

— Энциклопедия решений. Правила ведения первичной учетной документации для целей бухгалтерского учета;

— Энциклопедия решений. Запрос у контрагента документов в целях минимизации налоговых рисков.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина
Ответ прошел контроль качества

Смотрите нашу видеоинструкцию о том, как передать право подписи первичных документов:

Для чего нужен приказ на право подписи

Как удостоверить право подписи первичных документов – приказом или доверенностью

Итоги

Для чего нужен приказ на право подписи

Минфин РФ в информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, комментируя положения закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, высказал мнение о том, что руководитель хозяйствующего субъекта обязан утверждать перечни лиц, которые наделены правом подписи первичных учетных документов.

Позиция ведомства основывается на положениях ст. 7 и 9 закона № 402-ФЗ и может рассматриваться как определяющая преемственную норму права относительно той, что была установлена п. 3 ст. 9 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ, действовавшего ранее. В прежнем НПА, регулирующем бухучет, содержалось прямое требование об утверждении руководителем перечня лиц, имеющих право ставить подпись на первичке.

Действующее законодательство не регламентирует то, каким образом соответствующие лица должны приобретать свои полномочия. На практике в российских организациях распространено закрепление данных полномочий посредством издания руководством:

  • приказа на право подписи первички конкретным лицом или перечнем лиц;
  • доверенности на право подписи первички.

Рассмотрим специфику обоих способов передачи прав на подпись первички подробнее.

Как удостоверить право подписи первичных документов – приказом или доверенностью

Главный критерий разграничения приказа на право подписи первичных документов и доверенности в данном случае заключается в том, что действие документа первого вида распространяется только на сотрудников хозяйствующего субъекта, второго – на любых лиц, указанных в документе. Составление приказов и доверенностей регулируется разными отраслями права – соответственно, трудовым и гражданским.

Порядок оформления доверенности на право подписи счетов-фактур разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.

Выбор приказа в качестве нормативного акта, удостоверяющего передачу права на подпись первички, будет оптимальным в тех случаях, если предполагается подписание только внутренних документов. При этом совершенно незачем (прежде всего, с точки зрения безопасности передачи корпоративной информации) наделять лишними полномочиями сторонних лиц.

В свою очередь, если ту или иную документацию требуется подписать и затем передать на сторону (например, сопроводительные документы на перевозимый груз или счет-фактуру), то в этом случае может понадобиться доверенность.

Как в доверенности, так и в приказе, важно отразить:

  • персональные данные уполномоченного лица;
  • перечень конкретных разновидностей документов, которые уполномоченное лицо вправе подписывать.

Также в обоих случаях руководителем хозяйствующего субъекта удостоверяется образец подписи уполномоченного лица, которая проставляется данным лицом в отдельной графе приказа или доверенности.

Где можно скачать приказ на право подписи первичных документов – образец

Загрузить образец приказа на право подписи вы можете на нашем портале.

Скачать образец приказа на право подписи первичных документов

Эксперты КонсультантПлюс рассказали, как налоговики проверяют подписи в первичных документах при проверке и как правильно подготвиться к налоговой проверке. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Итоги

Приказ на право подписи первичных документов (доверенность) – документ, использование которого обусловлено требованиями законодательства РФ о бухучете. В приказе (как и в доверенности) должны быть отражены данные сотрудника, получившего соответствующие полномочия, образец его подписи, а также перечень документов, которые он вправе подписывать.

Узнать больше о том, как составляются приказы и доверенности на право подписи первичных документов, вы можете в статьях:

  • «Образец приказа о предоставлении права подписи счетов-фактур»;
  • «Образец доверенности на право подписи счетов-фактур»;
  • «Приказ о предоставлении права подписи главному бухгалтеру».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Обновление: 7 июня 2017 г.

Главный бухгалтер и руководитель организации каждый день в своей работе сталкиваются с тем, что им необходимо подписывать большое количество различных документов: договора поставки, первичную документацию, трудовые договора или другие финансовые документы. Но что делать, если сотрудник заболел, ушел в отпуск или находится в длительной командировке? Образец приказа о праве подписи первичных документов с примером заполнения в данной статье решит такую проблему.

Варианты передачи права подписи

В соответствии с законодательными актами Российской Федерации существует понятие первой и второй подписи. Первая подпись всегда принадлежит руководителю организации, право второй подписи — финансовому директору или главному бухгалтеру фирмы. Ситуация усложняется, если первая и вторая подписи принадлежат одному и тому же человеку, когда руководитель возложил на себя обязанности бухгалтера, что часто происходит на маленьких предприятиях.

Причины, по которым руководитель может делегировать полномочия и издать приказ о праве подписи первичных документов:

  • Нахождение ответственного лица организации в отпуске, на больничном, в длительной командировке;
  • График работы организации не совпадает с графиком работы первых лиц фирмы, например, оптовый склад работает круглосуточно и без выходных, а у руководителя другой график работы;
  • Документооборот организации имеет слишком большой объем входящих и исходящих документов, справиться с таким количеством одному человеку нереально.

Оформление документов без подписи первых лиц организации невозможно. В таких случаях или при других обстоятельствах издается приказ о праве подписи первичных документов с указанием полного перечня лиц, имеющих право ставить свою подпись за руководителя компании или главного бухгалтера.

Право первой подписи не может быть передано главному бухгалтеру или иному лицу, которому принадлежит право второй подписи на финансовых и иных документах.

Передать право подписи финансовых или других документов можно только сотруднику организации, а, так как в организации может меняться штатная расстановка, целесообразно составлять приказ ежегодно.

Стоит отметить, что данный приказ не распространяется на банковские документы, например, чековую книжку, так как право подписи ограничено кругом лиц, указанным в банковской карточке образцов подписей организации, и не может передаваться другим лицам.

Составляем приказ

Скачать приказ о праве подписи первичных документов (образец)

Приказ о праве подписи составляется на принятом для приказов официальном бланке организации.

Обязательными пунктами приказа являются:

  • ФИО сотрудников;
  • Должность лица, которому доверяется подписывать документы;
  • Срок предоставления права подписи;
  • Лист с образцами подписей доверителей и доверенных лиц.

Если у руководителя организации есть опасения, что сотрудники могут нанести фирме вред и подписать «что-то не то», составляется перечень документов. В обычной финансово-хозяйственной деятельности организации целесообразно передать право подписи за руководителя и главного бухгалтера для следующего ряда документов:

  • Акт выполненных работ;
  • Товарная накладная на отгрузку или приемку ТМЦ;
  • Счет-фактура;
  • Журнал кассира-операциониста, кассовые документы;
  • Типовые договора поставки, заключаемые с покупателями;
  • Доверенности на получение ТМЦ.

Существует распространенное заблуждение, что не стоит создавать никаких приказов, легче заказать штамп и ставить везде факсимиле, но факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки.

При оформлении документов бухгалтерского и налогового учета организации необходимы «живые» подписи руководителя и главного бухгалтера. Налоговые службы РФ отрицательно относятся к первичным документам, в которых вместо подписи проставлен штамп «факсимиле». При оформлении счета-фактуры налоговые органы вообще отрицают возможность факсимильной подписи. Если вы хотите избежать разногласий с проверяющими налоговой службы, не стоит подписывать документы факсимильной подписью.

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*