Назначение формы 6-НДФЛ

Общие правила для 1-го раздела отчета

Данные для отражения по строке 040 6-НДФЛ

Пример заполнения строки 040

Итоги

Назначение формы 6-НДФЛ

Для улучшения контроля над своевременным поступлением в бюджет налога на доходы была разработана форма 6-НДФЛ.

Эту форму сдают предприниматели и организации, имеющие наемных работников или являющиеся налоговыми агентами к другим физлицам. Задача сдающих отчет — предоставить достоверную информацию по всем исчисленным доходам, вычетам, платежам по налогу. Задача проверяющих — проконтролировать, что налог рассчитан верно и уплачен вовремя.

Для заполнения отчета должны использоваться данные из налоговых регистров. Это требование ст. 80 НК РФ. Отсутствие такого регистра будет считаться нарушением и штрафоваться контролерами. Этот регистр можно разработать самостоятельно, утвердив в учетной политике его форму. Ежемесячно нужно вести учет начислений зарплаты и иных доходов, расчета и удержания налога, дат перечисления налога в бюджет.

Посмотреть, как правильно составить такой регистр, можно в нашей статье «Образец заполнения налогового регистра для 6-НДФЛ».

Данные в разделе 1 расчета указываются нарастающим итогом с начала года, во 2-м — только за 3 последних месяца. В отличие от отчетной формы 2-НДФЛ, в этом расчете вся информация обобщается без детализации по именам, зато с разбивкой по датам совершения операций.

Как заполнить остальные строки отчета пошагово рассмотрено в КонсультантПлюс. Авторитетное мнение экспертов К+ смотрите в Готовом решении, получив бесплатный пробный доступ к справочно-правовой системе.

Общие правила для 1-го раздела отчета

Первый раздел представляет собой сводную таблицу данных по налогу на доходы физлиц за период предоставления — налоговую базу и рассчитанные агентом показатели.

Как мы видим, здесь две своеобразные части отчета. Верхняя предназначена для доходов и налога, исчисленного по разным ставкам, нижняя — для суммирования информации по всем ставкам и указания деталей (налог не удержанный, возвращенный).

Верхнюю часть необходимо заполнить по каждой применяемой агентом ставке налога. Если помимо обычной заработной платы вы выплатили выигрыш какому-либо физическому лицу или у вас работает нерезидент, доходы которого облагаются по отличной от резидента ставке, вам предстоит заполнить несколько верхних частей, по одной на каждую ставку.

Вы укажете сумму дохода в поле 020, сумму вычетов — в поле 030, и в стр. 040 надо будет указать сумму исчисленного налога. Отдельно здесь надо выделить сумму налога, исчисленного с дивидендов (по строке 045) и указать авансовый платеж (если у вас работают иностранцы).

Все, верхнюю часть раздела вы уже заполнили.

См. также «Как заполнить раздел 1 в отчете 6-НДФЛ».

Данные для отражения по строке 040 6-НДФЛ

Согласно ст. 210 НК РФ налог исчисляется как процент от налоговой базы. При этом налоговая база — это общий доход налогоплательщика, уменьшенный на сумму предоставленных в соответствии с НК РФ вычетов.

Основные процентные ставки налога для резидентов, действующие на текущий момент, такие:

• 13% — это может быть зарплата, вознаграждения по договорам ГПХ, доходы от продажи недвижимости или некоторые прочие доходы;
• 35% — с суммы экономии на процентах при получении заемных средств в части превышения установленных размеров.

Общую картину по ставкам НДФЛ поможет понять наша рубрика «Ставка НДФЛ».

Расчетная формула для исчисления налога налоговым агентом проста:

(Доход физ. лица – Предоставленные вычеты) × Ставка налога для данного вида дохода.

Именно эта сумма должна будет появиться в строке 040 расчета 6-НДФЛ. То есть применительно к отчету это будет выглядеть так:

(Стр. 020 – Стр. 030) × Стр. 010 / 100.

Если расчетный показатель не совпадет с указанной суммой, то это не всегда будет ошибкой. Налог рассчитывается в полных рублях. По правилам округления сумма налога менее 50 коп. отбрасывается, а 50 коп. и более округляется до полного рубля (погрешность округления). Допустимым является расхождение в любую сторону до 1 руб. на каждое физлицо. В опубликованных контрольных соотношениях для проверки формы 6-НДФЛ приведена следующая формула для расчета допустимой погрешности:

Стр. 060 × 1 руб. × Количество строк 100.

Например, если по строке 060 «Численность» у вас указано 54 человека и за отчетный период доходы были выплачены 3 раза (то есть строка 100 «Дата фактического получения дохода» заполнена трижды), то сумма по строке 040 за 1-й квартал может на 162 руб. отличаться от рассчитанной по формуле (54 × 1 × 3). Количество строк 100 будет зависеть от количества дат получения дохода в отчетном периоде.

ВАЖНО! А вот если расхождение превысило максимальную погрешность, то налоговики посчитают, что сумма начисленного НДФЛ занижена или завышена. Следствием этого будет письмо с просьбой дать пояснения и предоставить корректировочный расчет.

Как это сделать, смотрите в нашей статье «Как правильно заполнить уточненку по форме 6-НДФЛ?».

Подробнее о контрольных соотношениях для проверки формы читайте в нашей статье «Контрольные соотношения для проверки формы 6-НДФЛ».

Налоговики также сверяют показатели форм 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Чему должна быть равна сумма стр. 040, узнайте в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.

После заполнения строк 010–050 по всем применяемым на вашем предприятии ставкам налога можно переходить ко второй части первого раздела. Здесь есть строка 070, в которой будут подведены итоги по удержанному налогу.

ВАЖНО! Суммы исчисленного и удержанного налогов (строки 040 и 070 соответственно) могут не совпадать. Это возможно, если какой-либо доход уже начислен, налог по нему рассчитан, но выплаты дохода еще не было. Например, в ситуации, когда зарплата начислена в одном квартале, а выплачена в первом месяце следующего квартала.

Давайте сравним даты исчисления налога и даты удержания.

Доход	Срок исчисления налога	Срок удержания налога
Оплата труда	Последний день отработанного месяца	В день выплаты в денежной форме
Выплаты при увольнении	Последний рабочий день	В день выплаты
Выплаты больничных и отпускных	В день выплаты	В день выплаты
Дивиденды	В день выплаты	В день выплаты
Командировочные расходы (не подтвержденные документально, «сверхсуточные»)	Последний день месяца утверждения авансового отчета	В день выплаты зарплаты за месяц, в котором утвержден авансовый отчет
Доход в натуральной форме	В день передачи дохода	В день выплаты ближайшего дохода в денежной форме

Таким образом, мы видим, что даты расчета налога и его удержания не совпадают довольно часто. А значит, неравенство строк 040 и 070 — обычное дело.

Подробнее о датах получения доходов рассказано в статье «Дата фактического получения дохода в форме 6-НДФЛ».

Об отражении дивидендов в 6 НДФЛ читайте статью «Как правильно отразить дивиденды в форме 6-НДФЛ?».

Пример заполнения строки 040

Строка 040 в целом не сложна в заполнении. Но для наглядности рассмотрим пример.

Пример

В ООО «Сады» сумма начисленной заработной платы за 1-й квартал составила:

• январь — 30 000 руб.;
• февраль — 35 000 руб.;
• март — 49 000 руб.

Вычеты работникам не предоставляются. Отчет будет заполнен таким образом:

Итоги

Отражение в отчете 6-НДФЛ исчисленного налога на доходы физических лиц — процесс, требующий знания нюансов законодательства. При этом существующие основные формулы для расчета показателей отчета помогут вам самостоятельно проверить корректность своих учетных данных, не дожидаясь запроса из налоговой инспекции.

Проверить, не совершаете ли самые распространенные ошибки при заполнении 6 НДФЛ, поможет статья .

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Строку 040 в отчете 6-НДФЛ приходится заполнять каждому из составителей этого документа, поскольку именно она отражает величину начисленного за период налога и дает возможность налоговому органу понять, в каких объемах следует ожидать его перечислений в бюджет. О правилах заполнения этой строки — в нашем материале.

Место строки 040 в 6-НДФЛ

Строка 040 в форме 6-НДФЛ располагается в Разделе 1 в его части, посвященной обобщенным данным о параметрах, исходя их которых формируется подлежащая удержанию у получателей дохода сумма НДФЛ.

Эта сумма и находит отражение в строке 040, располагающейся в комплекте строк 010-050, отражающих сведения, необходимые для расчета:

• о ставке налога — строка 010;
• о начисленных доходах — строка 020;
• о примененных вычетах — строка 030;
• об исчисленном налоге — строка 040;
• об авансовом платеже, снижающем сумму начислений — строка 050.

Среди этих строк присутствуют 2, заполняемые справочными сведениями (приводящие цифры, включенные в предшествующие им строки), касающимися дивидендов:

• 025 — об объеме этих начислений;
• 045 — о приходящемся на них налоге.

Таким образом, содержание строки 040 может получить дополнительное раскрытие по строке 045.

Как формируются данные для строки 040 в 6-НДФЛ?

• попадающие в него цифры за каждый из отчетных периодов в течение года формируются нарастающим итогом, что продиктовано необходимостью расчета итоговых сумм подлежащего уплате налога по накапливаемым за год данным (ст. 216, п. 3 ст. 224, п. 2 ст. 226 НК РФ);
• наличие доходов, к которым применяются разные налоговые ставки, приводит к разделению по этим ставкам комплектов строк 010-050, отражающих процесс начисления налогов, что способствует обеспечению контроля за применением вычетов только к доходам, облагаемым по ставке 13% (п. 1 ст. 225 НК РФ), и правильностью выполненных арифметических действий при расчете НДФЛ по каждой из ставок;
• в отношении доходов, облагаемых по ставке 13%, обязательно отражение в обособленных строках сведений по дивидендам, что обусловлено необходимостью исчисления налога по ним отдельно от иных доходов, облагаемых по той же ставке (п. 2 ст. 210 НК РФ) и возможностью использования в этом расчете особого алгоритма (п. 2 ст. 275 НК РФ, Письмо Минфина России от 17.06.2015 № 03-04-06/34935).

Эти правила приводят к тому, что заполнение сведений, относящихся к ставке 13%, оказывается наиболее сложным, но, тем не менее, дающим возможность проверить правильность сделанных обобщенных налоговых вычислений.

Исключение в отношении проверки составит расчет налога по дивидендам, подчиняющийся особому алгоритму.

Порядок внесения данных в строку 040 формы 6-НДФЛ

Заполнять строку 040 придется не только в каждом подаваемом отчете, но и в каждом из комплектов строк 010-050, выделяемом в Разделе 1 из-за разделения информации по ставкам.

Правила для внесения данных в строку не отличаются от правил, применяемых для иных числовых строк отчета, состоящих из набора ячеек (п. 1.8, п. 1.9 Приложения № 2 к Приказу № ММВ-7-11/450@):

• показывать в ней цифру надо от левого края строки (начиная заполнение с крайней левой ячейки);
• не имеющие информации для заполнения ячейки следует прочеркнуть;
• если подлежащий отражению показатель оказался нулевым, то в строке в качестве цифры отобразится «0».

Нулевым значение налога может стать при ставке 13%, когда величина примененных вычетов равна начисленному доходу.

Подводим итоги

• Строка 040 в 6-НДФЛ расположена в Разделе 1 и отражает расчетную сумму налога, подлежащего удержанию из начисленных за период доходов. Ей сопутствуют строки, отражающие те обобщенные данные, по которым получена эта сумма (величина ставки, объемы доходов и вычетов).
• Данные для строки 040 не только формируются с соблюдением всех правил исчисления налога, но и отражаются в отчете сообразно с этими правилами — по принципу нарастающего итога, раздельно по разным ставкам, с применением вычетов только к доходам, облагаемым по ставке 13%, и выделением из сведений, сформированных для ставки 13%, данных, относящихся к дивидендам.
• Правила отражения цифры в строке 040 стандартны для отчета 6-НДФЛ. Заполняется она в каждом из отчетов и в каждом из комплектов строк 010-050, выделяемых при применении разных ставок. Для ставки 13% не исключается появление в строке нулевого значения.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Центр обучения «Клерка»📌 Реклама050, 080,090 строки у меня пустые, значит 040/070 у меня всегда получается 1,2 !
Даже если взять любую зарплату !!! т.к. зарплата за последний месяц квартала всегда выдается в след.квартале. За первый квартал я про это и написала в пояснении в налоговую.

Что можно ответить, чтобы отстали ???

— ИринаБухгалтер

Приведем несколько примеров. 1) Зарплата за декабрь 2017 в размере 10000 руб. была выплачена в январе 2018.

За январь-май была начислена зарплата 140000 руб. За июнь начислена зарплата 50000 руб., которая выплачена в июле.

Таким образом в отчете за полугодие:

стр.020 = 190000

стр.040 = 24700

стр.070 = 19500

Соотношение стр.040/стр.070 = 24700/19500 = 1,27, что превышает допустимый, с точки зрения налоговиков, предел 1,1.

2) Зарплата за октябрь, ноябрь, декабрь 2017 в размере 30000 руб. была выплачена в январе 2018.

За январь-май была начислена зарплата 50000 руб. За июнь начислена зарплата 10000 руб., которая выплачена в июле.

Таким образом в отчете за полугодие:

стр.020 = 60000

стр.040 = 7800

стр.070 = 10400

Соотношение стр.040/стр.070 = 7800/10400 = 0,75, что ниже допустимого, с точки зрения налоговиков, предела 0,99.

3) В 2018 году не было выплат зарплаты за 2017 год. Более того, в 2018 году вообще зарплата ни разу не выплачивалась. При этом она начислена за май-июнь в размере 40000 руб.

Таким образом в отчете за полугодие:

стр.020 = 40000

стр.040 = 5200

стр.070 = 0

Соотношение стр.040/стр.070 = 5200/0 = «разрыв шаблона», так как на ноль делить нельзя. Налоговики ожидают диапазон от 0,99 до 1,1 и при проверке соотношения сталкиваются с делением на ноль.

Напомним, контрольные соотношения описаны в письме ФНС