admin / 29.02.2020

Как сшивать документы

Быстрый переход Оплата труда и кадровый учет Вверх

  • Навигация
  • Кабинет
  • Личные сообщения
  • Подписки
  • Кто на сайте
  • Поиск по форуму
  • Главная страница форума
  • Форум
  • Бухгалтерия
    1. Общая бухгалтерия
      1. Бухучет и Налогообложение
      2. Оплата труда и кадровый учет
      3. Документация и отчетность
      4. Учет ценных бумаг и валютных операций
      5. Внешнеэкономическая деятельность
      6. Внешнеэкономическая деятельность. Таможенный союз
      7. Алкоголь: лицензирование и декларирование
      8. Онлайн-ККТ, БСО, эквайринг и кассовые операции
    2. Отрасли и спецрежимы
      1. Индивидуальные предприниматели. Спецрежимы (ЕНВД, УСН, ПСН, ЕСХН)
      2. Учет в НКО и жилищном хозяйстве
      3. Бухгалтерский учет в строительстве
      4. Бухгалтерский учет в туризме
    3. Бюджетные, автономные и казенные учреждения
      1. Бюджетный учет
      2. Программы для бюджетного учета
    4. Банки
    5. МСФО, GAAP, управленческий учет
  • Юридический отдел
    1. Правовая помощь
    2. Регистрация
    3. Опыт проверок
  • Управление предприятием
    1. Администрирование и управление на предприятии
    2. Аутсорсинг
  • Автоматизация предприятия
    1. Программы для ведения бухгалтерского и налогового учета
      1. Инфо-Бухгалтер
      2. Другие программы
    2. 1C
    3. Электронный документооборот и электронная отчетность
    4. Прочие средства автоматизации труда бухгалтеров
  • Гильдия клерков
    1. Взаимоотношения на работе
    2. Бухгалтерский бизнес
    3. Обучение
    4. Биржа труда
      1. Ищу работу
      2. Предлагаю работу
  • Клуб Клерк.Ру
    1. Пятница
    2. Частные инвестиции
    3. Политика
    4. Спорт. Туризм
    5. Встречи и поздравления
    6. Авторские форумы
      1. Интервью
      2. Простое, как мычание
      3. Авторский форум Goblin_Gaga
        1. Бухгалтера можно…
        2. опусник Гаги
  • Интернет-конференции
    1. Кому я должен — всем прощайте: все о банкротстве физлиц
    2. Архив Интернет-конференций
      1. Интернет-конференции
        1. Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС
        2. Нарушение прав граждан при трудоустройстве и увольнении
        3. Новый порядок сдачи отчетности по НДС в электронном формате
        4. Подготовка годовой финансовой/бухгалтерской отчетности за 2014 год
        5. Все, что вы хотели спросить у оператора обмена электронными документами
        6. Как финансовый кризис превратить в окно возможностей?
        7. НДС: изменения в нормативном регулировании и их реализация в программе «1С:Бухгалтерия 8»
        8. Обеспечение достоверности результатов инвентаризационных мероприятий
        9. Защита персональных данных. Применение ЗПК «1С:Предприятие 8.2z»
        10. Формирование учетной политики компании: возможности сближения с МСФО
        11. Электронный документооборот на службе бухгалтера
        12. Учет времени при различных системах оплаты труда в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8»
        13. Полугодовой отчет по налогу на прибыль: раскроем все секреты
        14. Межличностные отношения на рабочем месте
        15. Облачная бухгалтерия 1С. Стоит ли уходить в облако?
        16. Банковские депозиты: как не потерять и выиграть
        17. Больничные листы и другие пособия за счет ФСС. Порядок расчета и начисления
        18. Клерк.Ру: задайте любой вопрос руководству сайта
        19. Правила расчёта НДС при осуществлении экспортно-импортных операций
        20. Как сдать отчетность в Пенсионный фонд за 3 квартал 2012 года
        21. Отчетность в ФСС за 9 месяцев 2012 года
        22. Подготовка отчетности в ПФР за 2 квартал. Сложные вопросы
        23. Запуск электронных счетов-фактур в России
        24. Как снизить затраты на ИТ-оборудование, ПО и ИТ-персонал с использованием облачных мощностей
        25. Отчетность в ПФР за 1 квартал 2012. Основные изменения
        26. Налог на прибыль: нюансы заполнения декларации за 2011 год
        27. Годовая отчетность в ПФР. Актуальные вопросы
        28. Новое в бухгалтерской отчетности за 2011 год
        29. Отчетность в ФСС в вопросах и ответах
        30. Полугодовая отчетность в ПФР в вопросах и ответах
        31. Расчет пособий по временной нетрудоспособности в 2011 году
        32. Электронные счета-фактуры и электронные первичные документы
        33. Формирование бухгалтерской отчетности за 2010 год
        34. Расчет больничных в 2011 году. Декретные и пособия в переходный период
        35. Новое в законодательстве о налогах и страховых взносах в 2011 году
        36. Изменения в финансовой отчетности в 2011 году
        37. DDoS атаки в России как способ нечестной конкурентной борьбы.
        38. Банковские продукты для физлиц: кредитование, депозиты, спецпредложения
        39. Документ в электронной форме — эффективное решение актуальных проблем
        40. Как найти работу с помощью Клерк.Ру
        41. Предоставление сведений перс. учета за первое полугодие 2010 года
        42. Налоговая ответственность: кто и за что отвечает?
        43. Проверки, взыскание, возврат/зачет налогов и др.вопросы ч.1 НК РФ
        44. Расчет больн. листов и страховых взносов в свете квартальной отчетности
        45. Замена ЕСН страховыми взносами и другие нововведения 2010 года
        46. Ликвидация коммерческих и некоммерческих организаций
        47. Бухгалтерский и налоговый учет товарно-материальных ценностей
        48. Обязательная перерегистрация фирм в соответствии с Законом №312-ФЗ
        49. PR и маркетинг в сфере профессиональных услуг своими силами
        50. Клерк.Ру: смена дизайна
        51. Построение личного финансового плана: мечты и реальность
        52. Подготовка бух. отчетности. Изменения в рос. стандартах учета в 2009 году
        53. Откаты в сфере продаж: за и против
        54. Потеря работы в период кризиса. Что делать?
        55. Все, что вы хотели знать о Клерк.Ру, но стеснялись спросить
        56. Кредит в кризис: условия и возможности
        57. Сохранение капитала во время кризиса: стратегии для частных инвесторов
        58. НДС: вычеты по авансам. Вопросы с ответами и без
        59. Пресс-конференция Деда Мороза
        60. Изменения в Налоговый кодекс, вступающие в силу с 2009 года
        61. Налог на прибыль с учетом последних изменений и разъяснений Минфина
        62. Российский кризис: угрозы и возможности
        63. Сетевой бизнес: качественные товары или развод на деньги?
        64. КАСКО: страховка без секретов
        65. Выплаты физическим лицам
        66. Рейдерство. Как защитить собственный бизнес?
        67. Актуальные вопросы исчисления и возмещения НДС
        68. Спецрежимы: ЕНВД и УСН. Особенности и сложные вопросы
        69. Налог на прибыль. Расчет, особенности исчисления, спорные моменты
        70. Учетная политика для целей бухучета
        71. Налоговые проверки. Практика применения новых правил
        72. НДС: порядок расчета
      2. Аутсорсинг в вопросах и ответах
      3. Как бухгалтеру выполнить требования Закона «О персональных данных»
      4. Идеальный архив бухгалтерских документов
  • Служебные форумы
    1. Архив
      1. FAQ (Часто задаваемые вопросы)
        1. FAQ: Часто задаваемые вопросы по бухучету и налогам
      2. Игры и тренинги
        1. Тренинг по воспитанию самоуверенности
        2. ВЭД в условиях суровой действительности
    2. Книга жалоб и предложений
      1. Дневники

Прежде чем начинать работать с документами, нужно внимательно ознакомиться с соответствующими инструкциями по делопроизводству и документообороту. Это очень сложные нормы, содержащие множество мелких нюансов и деталей. Казалось бы, что может быть проще, чем сшить документ вручную и сдать его в архив. Но на практике это совершенно не так. Архив зачастую не принимает документ, если нарушено какое-либо правило делопроизводства. Приходится все делать заново.

Если вам знакома подобная ситуация, то наша статья поможет вам разобраться. Мы детально рассмотрим все вопросы, связанные с процедурой сшивания документа: от ГОСТов, регулирующих данный процесс, до оформления обложки и сшива на 3 или 4 дырки.

Какие нормы регулируют эту процедуру

Процедуру регламентируют сразу несколько инструкций:

  • Во-первых, это Методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года.
  • Во-вторых, соответствующий ГОСТ Р 51141, именуемый «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов. К ним относятся:
    • приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства;
    • инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке;
    • методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам.

Оформляем обложку

Как известно, театр начинается с гардероба, а дело – с обложки. Первое, что нужно сделать – выбрать картонную обложку для дела. Хоть с первого взгляда и кажется, что все они одинаковы, это не совсем так. Выделяют три вида: стандартная, нестандартная и обложка для длительного хранения:

  • Стандартные встречаются чаще всего, их размер составляет 229х324 миллиметра. Их используют в случае, когда листы имеют обычный, типовой размер.
  • Нестандартная отличается размером и нужна, когда документ по какой-либо причине имеет специфический, не шаблонный размер.
  • И последний вид – документ, который согласно законодательным нормам необходимо хранить в архиве более 25 лет. Он требует обложку из твердого картона. Поскольку период хранения довольно большой, то следует позаботиться о том, чтобы документ имел надлежащий вид и был пригоден для использования через такой промежуток времени. К тем документам, которые подлежат для сдачи в государственный архив, применяются обложки из бескислотного картона.

Посмотреть правила и образец заполнения расчетно-платежной ведомости по форме Т-49 можно в этой статье.

Если вас интересует, что такое ОКАТО — ознакомьтесь с этим материалом.

Нумерация листов

Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации. Делается она простым карандашом.

Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа. Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов.

Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:

  • Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
  • В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
  • В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др. Несмотря на это, их также нумеруют в общем порядке.
  • Лист большего формата разворачивают и нумеруют в верхнем углу справа. Подшивать его нужно за один край, чтобы можно было беспрепятственно развернуть и прочитать текст документа.
  • Касательно листов, на которые приклеены другие фрагменты, и которые невозможно разъединить, то нумеруется такой лист как один. Но в этом случае нужно на свободном месте или на обороте составить опись приклеенных фрагментов. При составлении общей описи в примечаниях или в заверительной надписи указывается, что на таком-то листе наклеен документ (его название), о чем составлена опись на листе. Обычно это могут быть фотографии, чеки или вырезки. Если же такой документ прикреплен степлером или приклеен с одного края, то он нумеруется так же, как и все остальные. Сведения об этом в описи не указываются.
  • Специфические документы, например, чертежи, фотографии, диаграммы, занимающие весь лист, нумеруют на обороте листа в верхнем левом углу.
  • Карты или схемы могут быть склеены из нескольких листов, они имеют один номер, но в примечаниях необходимо написать количество листов, находящихся в подобной склейке.

Если в ходе нумерации были выявлены незначительные погрешности, то есть пропущен один или два листа, то можно использовать буквенные обозначения, вместо того чтобы перенумеровывать все листы. Например, вместо пропущенного листа 12, следующего за одиннадцатым, ставят номер 11а. Другие листы не меняют свой номер. Устранять ошибки таким путем можно только согласовав данное исправление с сотрудником архива.

При наличии грубых ошибок документ подлежит перенумерации. Прежний номер аккуратно зачеркивается, и ставится новый. На новую нумерацию следует сделать и заверительную надпись. Старая надпись остается, но ее следует зачеркнуть.

Опись на документ

Любой документ, сдаваемый в архив, не только должен быть прошит, но и иметь свою опись. В ней содержатся следующие сведения:

  • название данного документа;
  • дата составления описи;
  • аннотация;
  • непосредственная опись – таблица, в которой указан порядковый номер, дата и название документа, номер листов, на которых он расположен, их количество и возможные примечания;
  • в конце содержится информация об итоговом количестве документов (цифровое значение и прописью).

После этого свою подпись ставит делопроизводитель с указанием его ФИО.

Процесс сшивания

Приступая к сшиванию документа, нужно убедиться, что вы имеете всё необходимое под рукой. Кроме самого дела вам понадобятся специальные нитки и игла, а также шило. Используются суровые нитки, банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210. Последние являются наиболее часто используемыми в делопроизводстве.

Для начала уберите из документа все скрепки или иные металлические предметы и сложите дело ровной стопочкой. На полях с левой стороны необходимо сделать 3 отверстия с помощью шила или иглы. Дырки лучше всего делать на половине свободного поля левого отступа – примерно 1,5 см. Это важно, поскольку документ должен остаться читабельным после прошивки. Можно воспользоваться дыроколом, чтобы все отверстия имели ровные края, но будьте аккуратны, так как он не сможет сделать отверстия на большом количестве листов.

Все 3 дырки располагаются симметрично по высоте, расстояние между ними – около 3 см. Среднее отверстие должно быть на середине листа.

Иногда рекомендуют для того, чтобы дело не «развалилось», и не испортился титульный лист, приклеить полосы из картона в месте прошивания спереди и сзади. Через эти полоски и пройдет нить. Длина нитки зависит от стопки, стандартный размер – около 70 см.

Алгоритм прошивки на 3 дырки:

  1. Пропустите иглу через среднее отверстие, оставив на обратной стороне конец нитки.
  2. Теперь вдеваем нить в верхнюю дырку. Оба конца нити оказались на обратной стороне дела.
  3. Продеваем иглу в нижнее отверстие, выводя нить на титульную сторону.
  4. Снова пускаем нить в среднее отверстие.
  5. Нить прошла через все дырки, теперь можно завязать на обратной стороне документа крепкий узел из двух концов нитки. Оставлять нужно 5-6 см. На узел наклеивается заверительная надпись. Как ее сделать, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

Можно прошивать документ и при помощи 4 отверстий. Делается это довольно просто. Пробивают 4 симметричные дырки на одной вертикальной оси. Шьем стежками от первого отверстия, оставив кусочек нити на тыльной стороне. Аналогично предыдущему способу завязывается узел.

Прошивать документ следует дважды, чтобы обеспечить его надежность и сохранность.

Вы можете посмотреть процесс подшивки архивной папки на следующем видео:

Заверение документа

После того, как дело уже пронумеровано и прошито, необходимо сделать заверительную надпись. Что же она собой представляет? Это лист бумаги размером 4 на 6 см. На этой наклейке делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано … листов (количество листов)». Количество пишется и цифрами, и буквами. Затем следует указать должность того, кто прошил документы, его подпись и дату. Если дело заверяется печатью, то это также отмечается.

Данную надпись наклеивают поверх узла, при этом кончики нити остаются свободными. Подпись ставится после того, как высохнет клей, чтобы она не размазалась.

Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе. К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным. Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.

Какие документы и для чего нужно сшивать

Все документы, которые вы сдаете в архив либо для проверки в налоговые органы, пенсионный фонд или любой другой проверяющий орган, должны быть прошиты. Не принимается документ, скрепленный степлером или склеенный. Как мы уже отмечали ранее, если что-то не соответствует предъявляемым требованиям, то вас могут ожидать негативные последствия.

Основные документы, подлежащие подобной процедуре – кадровые и бухгалтерские. Обратите внимание, что в июле 2013 года налоговая служба дала разъяснения, в которых указала, что заявления и учредительные документы можно подавать в регистрирующий орган не прошитыми.

Документы, которые уже завершены в делопроизводстве, через год сдают в архив предприятия. В архивные учреждения сдаются те дела, у которых прошел законный срок хранения. Срок определен законодательством для различных их разновидостей. Например, документы о персонале, хозяйственные книги и нотариальные записи подлежат хранению 75 лет, конструкторские документы – всего 20 лет, фотодокументация – 5 лет и т. д.

И государственные, и частные предприятия передают в архивное учреждение свои дела. Негосударственные структуры должны заключить соответствующий договор с Федеральной архивной службой.

Для налоговой инспекции и для архива подходит одинаковый способ сшивания, описанный выше. Что касается бухгалтерской документации, рассчитанной на длительное хранение (свыше 10 лет), то ее прошивают на 5 отверстий. И учитывайте, что бумага для заверительной надписи также нужна особая – папиросная. Это делается для того, чтобы отчетливо был виден узел, что препятствует возможному нарушению целостности документа.

Не забывайте о том, что прошивать документы имеет право тот человек, у которого это прописано в должностной инструкции. Некачественная прошивка может быть использована против вас, если не досчитаются какого-либо важного листа, или он будет изменен.

Каждая организация обязана хранить бухгалтерские документы. Сохранность документов обеспечивает руководитель организации.

Статьи 11, 29 Закона «О бухгалтерском учете».

В ходе деятельности любого предприятия образуется большое количество документов – договоры, внутренние локальные акты, бухгалтерские документы, налоговая отчетность, документы по кадрам и многие другие. Некоторые из них предприятие обязано хранить определенное количество лет, некоторые может уничтожить в случае их ненадобности.

При содействии специалистов Центрального государственного архива Республики Узбекистан и Управления по архивному делу г.Ташкента нами разработаны рекомендации по хранению бухгалтерских документов. Думаем, они будут практически полезны нашим читателям.

ХРАНИТЕ ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Созданные на предприятии и полученные от партнеров первичные документы со временем теряют свое практическое применение и накапливаются в бухгалтерии. Но это не означает, что их можно выбросить, уничтожить или сдать в пункт приема макулатуры.

Первичные документы имеют свои сроки хранения, установленные законодательством. К примеру, документы, необходимые для определения объектов налогообложения и исчисления налогов, должны храниться не менее 5 лет (ст.41 НК). Такой же срок хранения применяется и к другим документам, связанным с организацией и ведением бухгалтерского учета (ст.29 З-на о бухучете).

Для ряда документов установлены и более длительные сроки хранения. К примеру, документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты, должны храниться не менее 75 лет.

Руководитель организации обязан обеспечить сохранность документов в течение всего срока их хранения. Для этого из числа штатных сотрудников бухгалтерии приказом руководителя назначьте ответственное лицо, которое будет следить за комплектацией и сохранностью документов.

Если бухгалтерских документов много, можно назначить несколько ответственных лиц, каждое из которых будет отвечать за документы своего участка (направления). Например, по хозяйственным договорам, входящим и исходящим счетам-фактурам, банковской документации и т.д.

КОМПЛЕКТУЙТЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ВИДАМ

Первичные документы, обработанные бухгалтерией, комплектуйте по видам в отдельные папки или регистры. Поименуйте папки: например, документы по учету основных средств, по учету материалов, по учету труда и заработной платы и т.д.

Документы подшивайте в хронологическом порядке: снизу вверх. Это удобно, когда в папку необходимо добавить следующий документ с более поздней датой.

Первичные документы по учету денежных средств (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами и другие) необходимо переплести. В одной подшивке могут содержаться документы за месяц или за квартал в зависимости от их количества (п.27 Положения, рег. МЮ №1297 от 14.01.2004г.).

ОРГАНИЗУЙТЕ МЕСТО ХРАНЕНИЯ

Законченные делопроизводством (исполненные, оплаченные и не используемые в текущей деятельности) первичные документы, включенные в бухгалтерскую и налоговую отчетность, храните отдельно от текущих.

Крупные предприятия, имеющие в обороте большое количество документов, могут создать для их хранения ведомственный архив – отдельное структурное подразделение. При создании ведомственного архива нужно руководствоваться Типовым положением о ведомственном архиве в органах государственной власти и управления, предприятиях, учреждениях и организациях Республики Узбекистан (прил. №4 к ПКМ №482 от 30.10.1999г.).

Не все предприятия имеют возможность создать ведомственный архив как отдельное структурное подразделение (ограниченный штат, арендованный офис). Такие предприятия в зависимости от документооборота могут хранить документы в самой бухгалтерии либо выделить для этого отдельную комнату или ее часть.

Если документы негде хранить, их можно сдать в архивные учреждения на временное (депозитарное) хранение. Архивы оказывают такие услуги на платной договорной основе.

СОЗДАЙТЕ ОПТИМАЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ

Условия хранения документов должны отвечать противопожарным, охранным и санитарно-гигиеническим нормам в течение всего срока их хранения.

Не допускайте хранения документов в помещениях с высокой влажностью, не защищенных от прямого попадания солнечных лучей и атмосферных осадков.

Во избежание порчи храните документы отдельно от химических, легковоспламеняющихся, горючих и взрывоопасных материалов.

Место хранения оборудуйте специальными средствами хранения и перемещения документов: стеллажами, шкафами, сейфами и др.

ОСОБЕННОСТИ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

К срокам хранения электронных документов предъявляются такие же требования, как и к бумажным.

Обработанные электронные документы можно заархивировать и хранить на самом компьютере. При этом желательно иметь их электронную архивную копию на внешнем носителе: USB-флешке, CD-дисках или съемном жестком диске.

При этом в предусмотренных законодательством случаях (например, при проверках контролирующими органами, при судебных разбирательствах и т.п.) должна быть предусмотрена возможность выдачи и использования копий электронных документов на бумажном носителе.

В частности, такие требования предъявляются к электронной финансовой и налоговой отчетности (Положение, рег. МЮ №2808 от 12.07.2016г.).

Учитывая возможные форс-мажорные обстоятельства (отсутствие электричества, интернет-соединения, порча электронного носителя и т.д.), которые могут помешать воспользоваться электронными документами, целесообразно иметь их архивную копию на бумажном носителе.

Из налоговой и финансовой отчетности на бумажный носитель можно скопировать только годовые отчеты (при отсутствии годовых – квартальные или месячные). Если сдавались уточненные расчеты, достаточно иметь копию последнего уточненного расчета за отчетный год.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ

Каждый документ имеет свой срок хранения. Он зависит от значимости документа и его востребованности в будущем.

Различают документы c временным и постоянным сроками хранения.

К документам временного хранения относятся документы, имеющие определенный срок хранения – 1 год, 5, 10, 75 лет и т.д.

Документы постоянного хранения не имеют сроков хранения. Они бессрочные, их уничтожать нельзя.

Для некоторых документов сроки хранения установлены на законодательном уровне. Например:

● первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовая и иная отчетность, а также другие документы, связанные с организацией и ведением бухучета, подлежат хранению не менее 5 лет (ст.29 З-на о бухучете);

● документы (в том числе на электронных носителях), являющиеся основанием для определения объектов налогообложения и исчисления налогов и других обязательных платежей, должны храниться до истечения срока исковой давности по налоговому обязательству, то есть не менее 5 лет (ст.41 НК). Такие же сроки хранения применяются и к налоговой отчетности (ст.47 НК).

Сроки хранения документов для предприятий отдельных сфер деятельности утверждены их регуляторами (вышестоящими организациями). Например, сроки хранения документов:

● коммерческих банков указаны в Перечне, утвержденном Центральным банком и Главным архивным управлением при КМ (рег. МЮ №951 от 26.07.2000г.);

● профессиональных участников рынка ценных бумаг – в Положении, утвержденном приказом гендиректора ЦККФРЦБ (рег. МЮ №1915 от 7.03.2009г.).

Другим организациям, не входящим в структуру какого-либо министерства или ведомства, при определении сроков хранения документов Центральный государственный архив рекомендует руководствоваться Типовым перечнем управленческих документов, образующихся в деятельности организаций Республики Узбекистан, с указанием сроков хранения.

ТИПОВОЙ ПЕРЕЧЕНЬ

Типовой перечень управленческих документов разработан и утвержден Агентством «Узархив» в 2011 году. На сегодняшний день этот Перечень не является официальным документом (он не зарегистрирован в Минюсте). Агентством принимаются меры по присвоению ему статуса нормативно-правового акта.

Но специалисты Центрального госархива считают, что соблюдение сроков хранения документов, указанных в Перечне, обязательно для всех организаций независимо от формы собственности. Так как его обязательное применение предусмотрено пунктом 19 Положения о порядке проведения экспертизы ценности документов (рег. МЮ №2347 от 29.03.2012г.). О том, когда и для чего проводится экспертиза ценности документов, мы рассмотрим ниже.

Министерства и ведомства на основании Типового перечня разрабатывают свои отраслевые перечни документов с указаниями их сроков хранения с учетом специфики деятельности. При этом в отраслевых перечнях сроки хранения документов не должны быть меньше сроков, установленных Типовым перечнем.

Организация, входящая в структуру того или иного министерства или ведомства, должна руководствоваться соответствующим отраслевым перечнем (если таковой имеется). А организации, не принадлежащие к какой-либо отрасли, могут применять указанный Перечень.

В таблице приведены основные бухгалтерские документы и сроки их хранения по Типовому перечню. С полным перечнем документов с указанием сроков их хранения можно ознакомиться в ЭСС «Практическая бухгалтерия» и на сайте nrm.uz.

(выдержка из Типового перечня)

Номер

статьи

Виды

документов

Сроки

хранения документов

Примечание

Бухгалтерские отчеты и балансы организации, объяснительные записки к ним:

а) сводные годовые

Постоянно

б) годовые

Постоянно

в) квартальные

5 лет

При отсутствии годовых – постоянно

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, объяснительные записки к ним

Постоянно

Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к балансам и отчетам (годовым)

Постоянно

Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов

5 лет

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, извещения банков и переводные требования; выписки банков, выписки из валютных счетов, блок-счета, авизо, наряды

на работу, табели, акты о приеме и сдаче и списании имущества и материалов, счета-фактуры, корешки чековых книжек, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты, товарные отчеты и др).

5 лет

При условии завершения ревизий.

В случае возникновения споров, разногласий, следственных

и судебных дел сохраняются

до вынесения окончательного решения

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости

5 лет

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

Инвентарные карточки и книги учета основных средств

5 лет

После ликвидации основных средств

Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности)

5 лет

При условии завершения ревизий

Учетные регистры (главная книга, журналы, мемориальные ордера, разработочные таблицы и др.)

5 лет

При условии завершения ревизий.

В случае возникновения споров, разногласий, следственных

и судебных дел сохраняются

до вынесения окончательного решения

Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ, счета-фактуры

5 лет

Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам и другое

5 лет

Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценки стоимости имущества организации

Постоянно

Отчеты по налогам:

Постоянно

3 года

1 год

При отсутствии годовых – постоянно.

При отсутствии квартальных –

5 лет

а) годовые

б) квартальные

в) месячные

Документы (заявки, акты, справки, переписка) по валютным вопросам

5 лет

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей

5 лет

При условии завершения ревизий.

В случае возникновения споров, разногласий, следственных

и судебных дел сохраняются

до вынесения окончательного решения

Акты, ведомости определения износа основных средств

Постоянно

Паспорта зданий, сооружений и оборудования

5 лет

После ликвидации основных средств

Документы (акты, справки, информации, докладные записки) о проведении ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.

5 лет

При условии завершения ревизий.

В случае возникновения споров, разногласий, следственных

и судебных дел сохраняются

до вынесения окончательного решения

Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные)

5 лет

После истечения срока действия договора при условии завершения ревизий

Договоры, трудовые соглашения с частными лицами на разовые работы

75 лет

Договоры о материальной ответственности

5 лет

После увольнения материально-ответственного лица

Переписка о выдаче и возврате ссуд

5 лет

После погашения ссуды

Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах

3 года

После снятия с учета

Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки

10 лет

ЕСЛИ ИМЕЮТСЯ РАСХОЖДЕНИЯ В СРОКАХ

В Типовом перечне сроки хранения некоторых документов отличаются от сроков, установленных законодательством.

Например:

1) по указанному Перечню годовые налоговые отчеты подлежат постоянному хранению, квартальные – в течение 3 лет, а месячные – 1 год (ст.344 Перечня). Когда как статьей 47 НК предусмотрен 5-летний срок хранения налоговой отчетности.

По мнению специалистов Центрального госархива, в течение 5 лет налоговая отчетность должна храниться в налоговых органах и у налогоплательщика. После истечения этого срока и при условии завершения ревизий годовые налоговые отчеты должны быть переданы в госархив на постоянное хранение;

2) в Типовом перечне к срокам хранения бухгалтерских документов по хозяйственным операциям (5 лет) установлены дополнительные условия – при завершении ревизий. Это означает, что если на предприятии ревизия не проводилась (а это возможно при нынешней налоговой политике), то документы подлежат хранению более длительный срок, чем это установлено законодательством.

Специалисты Центрального госархива пояснили, что хранить документы необходимо в течение сроков, установленных законодательством, но не менее сроков, указанных в Типовом перечне. Руководитель организации может самостоятельно принять решение уничтожать документы по истечении установленных сроков либо придерживаться сроков Типового перечня. И в случае возникновения споров, разногласий, следственных или судебных дел руководитель организации будет нести персональную ответственность за сохранность документов.

С КАКОГО МОМЕНТА ИСЧИСЛЯЕТСЯ СРОК ХРАНЕНИЯ

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их срока действия.

Если срок действия документа закончился в 2017 году, исчисление его срока хранения начинается с 1 января 2018 года. Например, договор на оказание услуг заключен на 3 года в мае 2014 года. Срок действия договора истек в мае 2017-го. Значит, срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2018 года. Хранить мы его обязаны до 1 января 2023 года.

Если счет-фактура составлен 3 января 2011 года, то установленный срок его хранения – 5 лет – начинается с 1 января 2012 года и истекает 2 января 2017-го.

Годовую налоговую отчетность за 2016 год юрлица обязаны представить не позднее 15 февраля 2017 года (предприятия с иностранными инвестициями – не позднее 25 марта). Установленный 5-летний срок хранения годовой налоговой отчетности за 2016 год будет начинаться с 1 января 2018 года и истечет 2 января 2023 года.

В КАКИХ СЛУЧАЯХ ДОКУМЕНТЫ ПЕРЕДАЮТСЯ В АРХИВ

До истечения сроков хранения первичные документы должны храниться на предприятии.

Документы передаются в государственный архив в 2 случаях:

● при ликвидации предприятия;

● по истечении сроков хранения документов в ведомственном архиве. Это в основном касается документов Национального архивного фонда (НАФ). О документах НАФ мы расскажем отдельно.

Когда предприятие ликвидируется, то документы подлежат сдаче в госархив в обязательном порядке (ст.41 НК). Ликвидированное юрлицо исключается из госреестра юридических лиц только при наличии документа, подтверждающего передачу документов учреждениям Агентства «Узархив» (п.23 Положения, прил. №1 к ПКМ №482).

В госархив передаются документы постоянного хранения, по личному составу и срок хранения которых не истек.

Например, все процедуры по ликвидации организации (ревизия, взаиморасчеты с бюджетом, закрытие счетов в банке и т.д.) закончены в июле 2017 года. В госархив организация должна будет сдать:

√ документы постоянного хранения (согласно Типовому пе­речню);

√ кадровые документы и документы, связанные с оплатой труда, срок хранения которых 75 лет;

√ первичные бухгалтерские документы за 2012–2017 годы;

√ налоговую отчетность за 2011–2017 годы;

√ другие документы с не истекшим сроком хранения.

При сдаче электронных документов на хранение в госархив носитель электронных документов передается в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести.

В КАКОЙ АРХИВ СДАЮТСЯ ДОКУМЕНТЫ

При ликвидации предприятия документы передаются на хранение именно в государственный архив. В частные архивы их сдавать нельзя.

Такие требования установлены статьей 41 НК, статьей 5 Закона «Об архивном деле», пунктом 33 Положения о порядке добровольной ликвидации и прекращения деятельности субъектов предпринимательства (утв. ПП-630 от 27.04.2007г.), пунктом 12 Положения о Национальном архивном фонде Республики Узбекистан (прил. №1 к ПКМ №482) и другими нормативными актами.

В Узбекистане функционируют госархивы (и их филиалы) рес­публиканского, областного и городского значения. Рекомендуется сдавать документы на хранение в ближайший государственный архив. Такая норма практикуется архивами в целях создания условий для пользователей архивной информацией (то есть для физических и юридических лиц).

ОТБОР ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ СДАЧИ В АРХИВ

Перед сдачей в архив все документы подвергаются экспертизе на их ценность. Экспертиза проводится с целью отбора документов для дальнейшего хранения.

Она проводится специальной экспертной комиссией, которая создается на предприятиях всех форм собственности. Комиссия организует и проводит экспертизу ценности документов, подготовку их к передаче в архив или уничтожению.

Комиссия назначается приказом руководителя организации из квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников. В ее состав обязательно включаются работники бухгалтерии, делопроизводства, заведующий архивом (если в организации имеется архив). Для всех предприятий, кроме малых, рекомендовано включать в комиссию также представителя архивного учреждения.

Предприятия, не имеющие своего ведомственного архива и, соответственно, завархивом, в комиссию могут включить лиц, ответственных за комплектование и хранение документов.

Отбор документов проводится в соответствии с Положением о порядке проведения экспертизы ценности документов (рег. МЮ №2347 от 29.03.2012г.).

В процессе экспертизы документы разделяются на следующие группы:

● документы постоянного хранения;

● ценные и уникальные документы (если таковые имеются);

● документы с не истекшим сроком хранения более 10 лет;

● документы с не истекшим сроком хранения менее 10 лет;

● документы, подлежащие уничтожению.

Каждая группа документов (кроме подлежащих уничтожению) подшивается в дела не более 250 листов и толщиной не более 4 см.

По каждой группе документов, передаваемых на архивное хранение, оформляются описи дел (документов) в 3 экземплярах.

По уничтожаемым документам оформляется акт о выделении документов на уничтожение.

Передача документов в архив оформляется актом приема-передачи документов на хранение (по форме прил. №1 к Положению, прил. №1 к ПКМ №101 от 5.04.2012г.). Акт составляется в 2 экземплярах. Один остается в архиве, другой – в организации (источнике комплектования). Вместе с архивными документами в архив передаются 3 экземпляра описи дел (документов).

УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Выделенные к уничтожению документы можно передать на утилизацию или сдать в пункты приема макулатуры. В этом случае при передаче документов оформляется накладная, где указываются дата, вес и количество передаваемой бумаги.

Уничтожаемые документы могут содержать конфиденциальную информацию или сведения. Организации, не желающие передавать документы в переработку в целом (читаемом) виде, могут предварительно измельчить их шредером.

Измельчение большого количества бумаги бытовым шредером займет много времени. В этом случае можно передать документы предприятиям, использующим бумагу в качестве вторсырья и применяющим для измельчения бумаги промышленное оборудование. В присутствии комиссии или ответственных лиц организации можно проследить за процессом уничтожения (измельчения) переданных документов.

Уничтожать документы путем сжигания законодательством не запрещено. При этом необходимо соблюсти все меры противопожарной безопасности. Организации, имеющие собственную котельную, могут использовать уничтожаемые документы в качестве топлива.

Выбранный способ уничтожения необходимо указать в акте уничтожения документов.

УЧЕТ РАСХОДОВ НА ХРАНЕНИЕ

В бухучете расходы, связанные с организацией и хранением архивных документов, списываются на расходы периода и отражаются на счете 9420 «Административные расходы» (Инструкция, прил. №2 к НСБУ №21, рег. МЮ №1181 от 23.10.2002г.).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПРАВИЛ ХРАНЕНИЯ

Законодательством не предусмотрены прямые меры ответственности за нарушение именно правил хранения документов. Но так как сроки хранения документов установлены Законом «О бухгалтерском учете» (ст.29), необеспечение их сохранности в течение этих сроков будет квалифицироваться как нарушение законодательства о бухучете.

Отсутствие бухгалтерских документов (без уважительной причины) может быть расценено как их умышленное уничтожение. За это должностные лица организации (руководитель, главный бухгалтер) могут быть привлечены к административной ответственности по статье 175-1 «Нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности» КоАО с наложением штрафа в размере:

● от 5 до 10 МРЗП – за первое нарушение;

● от 10 до 20 МРЗП – за повторное нарушение в течение года после применения административного взыскания.

Уничтожение документов, подтверждающих реализацию товаров (работ, услуг), также считается одним из признаков умышленного сокрытия, занижения прибыли (дохода) или других объектов налогообложения (п.6 пост. ПВС №8 от 31.05.2013г.). При подтверждении факта умышленного уничтожения документов должностные лица организации могут быть привлечены и к уголовной ответственности по статье 184 «Уклонение от уплаты налогов или других обязательных платежей» УК.

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.

Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:

  • Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
  • ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;
  • Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.

Документы, подвергающиеся прошивке

Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

  • штатное расписание;
  • приказы личного и общего состава;
  • накладные;
  • счета — фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • авансовые отчеты;
  • путевые листы;
  • ведомости по заработной плате;
  • другие документы.

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами. Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг.

Порядок оформления

Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы. Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело». Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4. Если в документации есть конверты, они также нумеруются, причем это происходит в первую очередь, а затем нумеруется содержимое в нем. Если в документе есть приклеенные листы, этот документ нумеруется как один, после чего на обратной стороне этого листа помещается опись прикрепленных дополнений.

Если в нумерации допущена ошибка, она аккуратно зачеркивается тонкой чертой и исправляется. Рядом прописывается «Исправленному верить», заверяется подписью ответственного лица и ставится печать.

Слишком большой объем документации (больше 250 листов) следует делить на тома. Для каждого из них используется своя отдельная нумерация. Перед процессом подшивания все скобы и скрепки от степлера нужно убрать.

Способы сшивания и необходимые инструменты

Есть следующие способы сшивания документов:

  • классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
  • с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
  • посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
  • с использованием переплетного станка — применяется в типографии.

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

  • иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
  • плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
  • обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
  • бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
  • канцелярский клей;
  • ножницы.

Как правильно сшивать документы

Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов). На последней странице концы нити связываются узелком.

Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него. На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц. После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания. Сам порядок действий одинаков.

Особенности сдачи документов в архив

Подготовка документации состоит из:

  • систематизации документов;
  • нумерации;
  • сшивания документации в одну папку;
  • заполнения описи;
  • оформления обложки документа.

Такой порядок подшивания документации считается обычным и предусматривает ее хранение не менее 25 лет. Если бумаги будут храниться больше 25 лет, на комплект документов накладывается картонная обложка, защищающая дело. На обложке указывается: название организации, наименование дела (приказы, накладные, акты), структурное подразделение, срок хранения. Если организация по какой — либо причине сменила свое название, на обложке документа нужно отразить оба наименования, причем прежнее указывается в скобках.

Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста. Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Лист форматом А3 нумеруется как один, слева прошивается и сворачивается. В случае подшивания листа посередине, он нумеруется как 2 листа. Картинки, фотографии, схемы, карты пронумеровываются с обратной стороны сверху в левом углу.

Заверение документов

Обязанность по заверению документов возлагается на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Рекомендуется ставить печать и подпись так, чтобы они выходили за пределы бумажной наклейки — заверителя. Подписывая комплекты документов, на руководителя автоматически возлагается ответственность за их содержание.

Сроки хранения документов в архиве

Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:

  • 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
  • 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
  • 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
  • 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
  • 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
  • 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.

На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным.

Автор статьи: Екатерина Могучая

Чтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы. В нашем сервисе — простой учет, уплата налогов, зарплаты и взносов, отправка отчетности через интернет. Первые 14 дней работы — бесплатно.

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

Видео — как правильно подшивать дела:

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  • документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  • расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  • сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  • на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

  1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

  1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

  1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

  1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

  1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

  1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

  1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

  1. В крайний прокол с тыльной стороны

  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

  1. И соединяем концы нитки

  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

  1. Остается завязать нитку узлом

  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Видео — как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

Видео — образец сшивки документов через уголок:

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  • чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  • номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  • если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  • если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  • если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  • при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  • если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Как заверить прошитый документ

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

  • не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
  • допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

Читайте статью о том, как пишется врио в документах — большими или маленькими буквами и в каких случаях применяется такое сокращение.

В каких случаях возможно увольнение работника по собственному желанию без отработки.

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*