Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 23 декабря 2011 г.

Содержание журнала № 1 за 2012 г.М.Г. Мошкович, юрист

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговикамстатьи 88, 93 НК РФ, во внебюджетные фондыстатьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах…», для выдачи работникамст. 62 ТК РФ, участникамп. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО), для участия организации в конкурсе (аукционе)п. 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» и т. д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

• <или>нотариус;
• <или>сама организация (сам предприниматель).

Заверяем копии

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органеподп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ. Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензииподп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта… утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8.

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны´х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копиистатьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.93 № 4462-1:

• <или>главой местной администрации;
• <или>специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

Заверяем самостоятельно

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан»Постановления ФАС МО от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 № А72-15314/2009; ФАС ЦО от 27.07.2004 № А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 № А43-12945/2009.

Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характерп. 1 ГОСТ Р 6.30-2003.

ВЫВОД

Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.)п. 1 Указа № 9779-Х. Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

№	Реквизит	Чем предусмотрен	Примечания
1	Заверительная надпись	Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003	Как правило, это слова «Верно» либо «Копия верна»
2	Должность лица, заверившего копию	Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003	Руководительп. 1 ст. 91, п. 3 ст. 103 ГК РФ; п. 1 ст. 40 Закона об ООО; п. 1 ст. 69 Закона об АО или иное уполномоченное им должностное лицо. Это может быть любой работникПостановления ФАС МО от 25.07.2011 № КА-А40/7012-11; ФАС ДВО от 02.02.2011 № Ф03-10026/2010 заверяющей организации, главное — закрепить возложение на него таких обязанностей в приказе, в положении о документооборотеПостановление ФАС ЦО от 17.05.2006 № А14-22577/2005/995/24 или в доверенности
3	Подпись лица, заверившего копию	Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003	—
4	Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)	ГОСТ Р 6.30-2003	Отсутствие расшифровки подписи в силу рекомендательного характера ГОСТ Р 6.30-2003 допускаетсяПостановление ФАС МО от 22.12.2005 № КА-А40/12539-05. Тем не менее подпись лучше расшифровать — это давно уже стало правилом делового оборота
5	Печать	Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003	ГОСТ Р 6.30-2003 допускает «копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», то есть организация вправе выбрать печать для таких целей (например, основную печать либо печать отдела кадров)
6	Отметка о том, что подлинный документ находится в организации	Указ № 9779-X	Организация может заверять: <или>копии собственных документов; <или>копии чужих документов, но только если оригинал находится в данной организацииПостановления ФАС УО от 24.03.2010 № Ф09-1820/10-С4; ФАС ВСО от 05.03.2007 № А19-13975/06-Ф02-104/07 Так, можно заверить копию письма, направленного вам образовательным учреждением, но не копию его лицензии
7	Дата выдачи (заверения)	Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003	Дата является обязательным реквизитом, хотя суды иногда и снисходительно относятся к ее отсутствиюПостановления ФАС МО от 22.12.2005 № КА-А40/12539-05; ФАС СЗО от 28.09.2011 № А56-69287/2010; Семнадцатого ААС от 16.06.2009 № 17АП-4337/2009-АК Указание на дату важно для достоверности заверения — ведь по прошествии времени подлинник документа может быть изменен

Приведем пример заверения копии.

Копия верна,
подлинник находится в ООО «Ретро»

Руководитель кадровой службы			И.А. Иванова
М. П.

3 ноября 2011 г.

СОВЕТ

При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принятьп. 3 Указа № 9779-X; Постановление Двадцатого ААС от 15.05.2009 № А62-47/2009.

Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:

• <или>отдельно заверить каждый лист копии;
• <или>прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».

Заверяет предприниматель

Положения Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для «надлежащего» заверения — по закону печать для них не обязательнаПостановление ФАС ДВО от 12.09.2008 № Ф03-А51/08-2/3390; Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 № 28-10/15239.

Заверяем для налоговиков

Если ИФНС требует от вас копии документов для проведения налоговой проверкистатьи 93, 93.1 НК РФ, то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизитовприложение № 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@:

• заверительную надпись;
• подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
• печать организации.

Это требования самих налоговиков, которые они закрепили приказом. Аналогичные случаи (когда нормативный акт сам описывает, как нужно заверить копию) нередкип. 11 Положения о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 691. В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком.

Когда «надлежащее» заверение не обязательно

Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДСст. 165 НК РФ). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения. Так, Высший арбитражный суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требованиеп. 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144. Хотя из текста закона это совсем не следуетст. 91 Закона об АО.

***

Заверение копий не требует больших усилий. Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов — тогда точно ничего не забудете.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

В ходе налоговых проверок инспекторы могут истребовать у компании документы, необходимые для проведения налогового контроля (п. 1 ст. 93 НК РФ). Такие документы должны представляться в виде заверенных проверяемым лицом копий (п. 2 ст. 93 НК РФ). А вот о правилах заверения копий до­кументов в Налоговом кодексе ничего не говорится.

Общий порядок

Копией документа является экземпляр до­кумента, полностью воспроизводящий информацию подлинника докумен­та (подп. 23 и 25 п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8—2013 «Сис­тема стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). А заверенной копией признается копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Порядок заверения копий документов установлен в п. 3.26 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению докумен­тов», утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. В нем сказано, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются:

• заверительная надпись «Верно»;
• должность лица, заверившего копию;
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, ­фамилия);
• дата заверения.

Правила для многостраничного документа

Как видите, если необходимо заверить документ, составленный на одном листе, то проблем возникнуть не должно. А как быть, если документ состоит, например, из ста страниц? Нужно ли в этом случае заверять каждый лист или можно заверить весь документ целиком?

Ответ на этот вопрос содержится в письме Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142. В нем финансис­ты порекомендовали компаниям учитывать тот факт, что копии документов будут использоваться налоговыми органами в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы. Специалисты Минфина России отметили, что в данной ситуации могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов, как заверение каждого отдельного листа копии докумен­та, так и прошитие многостраничного до­кумента и заверение его в целом. При этом при прошивке многостраничного документа необходимо:

• обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в подшивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;
• исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии до­кумента;
• обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
• осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

Если заверяется многостраничный до­кумент, то необходимые реквизиты проставляются либо на оборотной стороне последнего листа, либо на отдельном лис­те. Кроме того, указанный лист должен содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов» (количество листов указывается словами).

Также финансисты порекомендовали представлять истребуемые документы с сопроводительным письмом и описью представляемых документов. Это позволит предотвратить повторное истребование налоговыми органами документов.

Заметим, что Минфин России впервые высказал свою точку зрения по порядку заверения многостраничного докумен­та, в то время как налоговые органы рекомендовали такой вышеописанный порядок и прежде (письмо ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309).

Если надо заверить пачку документов

На практике достаточно часто у компаний возникает необходимость направлять в налоговые органы большой объем документов (он может исчисляться тысячами листов копий). Например, это касается организаций, реализующих товары на экспорт. Ведь им для подтверждения права на применение нулевой ставки НДС и налоговых вычетов нужно ежеквартально представлять в налоговые органы копии документов по экспортным операциям. Можно ли в этом случае заверить все пачку копий до­кументов целиком?

К сожалению, и суды разделяют эту точку зрения. Примером может служить постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 № А41-18214/08 (Определением ВАС РФ от 17.02.2010 № ВАС-946/10 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора). В этом деле была рассмотрена следующая ситуация. Инспекция выставила организации требование о представлении документов. Компания его выполнила и передала налоговикам заверенную подшивку копий документов. Но инспекторы отказались принять до­кументы в таком виде. Поэтому компания обратилась в суд с заявлением о признании незаконным действия налоговой инспекции, но в суде потерпела фиаско. Арбитры признали действия налогового органа законными и указали, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.

Если в составе ООО только один участник, то заверение устава при регистрации происходит путем принятия решения о создании предприятия. Если в заявлении на регистрацию прописаны два или более учредителя, то устав заверяется протоколом собрания собственников.
Как следует заверять подлинность устава при регистрации ООО
В протоколе о собрании участников ООО (если учредителей несколько), как и в решении о создании фирмы (если учредитель один) прописываются основополагающие пункты создаваемого предприятия. В этом документе обязательно должны быть прописаны:

• реквизиты ООО (название и адрес);
• сумма уставного капитала;
• название исполнительного органа;
• паспортные данные назначенного генерального директора (президента);
• данные уполномоченного представителя;
• решение о факте подтверждения принятия устава.

Если в составе учредителей несколько участников, то прописываются паспортные данные каждого из них и подтверждается факт их согласия совместно создать ООО. Также фиксируется размер и номинальная стоимость всех вложенных долей.
Из этого следует, что устав заверяется всеми участниками создаваемой фирмы непосредственно на общем собрании, что фиксируется в протоколе или в решении о создании ООО, если его создает один учредитель. В этом случае заверять у нотариуса устав при регистрации ООО не требуется.

Узнайте стоимость регистрации ООО

Кто заверяет устав при подаче на регистрацию ООО
Заниматься регистрационными вопросами могут только уполномоченные лица. Если в составе ООО прописан один учредитель, собирать документы, подавать их на рассмотрение в ИФНС, а также заверять подлинность устава может:

• учредитель компании;
• генеральный директор, назначенный учредителем;
• доверенное лицо, уполномоченное совершать эти действия.

Если учредителей несколько, то возникает вопрос, нужно ли заверять устав при регистрации ООО всем участникам? Особенно этот вопрос актуален, если учредителей больше двух. Согласно законодательству РФ сдавать регистрационные документы и подтверждать их подлинность должны все участники создаваемого предприятия. Однако этого можно избежать, если в протоколе общего собрания назначить ответственного за регистрацию. Им может выступать генеральный директор или один из учредителей (это может быть одно лицо).
Нужно ли при регистрации ООО заверять устав у нотариуса
Вообще, вопрос «нужно ли заверять устав при регистрации ООО у нотариуса?» не корректный. Нотариус не имеет к уставу никакого отношения, следовательно, он может заверить только подписи учредителей, но никак не сам устав. Другими словами, нотариус может только подтвердить, что этот документ действительно подписывали лица, фамилии которых фигурируют напротив подписи.
Вообще, подписи в уставах для регистрации ООО необходимо заверять у нотариуса только по обоюдному желанию всех участников общего собрания. Законодательных нормах этот пункт не прописан и инспектор ИФНС не в праве требовать от заявителя нотариального заверения устава.
Если подлинность устава подтверждена в протоколе общего собрания участников регистрируемого ООО, то другого подтверждения не требуется. В юридической практике часто встречаются случаи, когда учредители просят заверить нотариально подлинность подписей не на оригинале, а на копиях устава регистрируемого ООО. Однако и это не обязательно.
Нужно ли будет нотариально заверять устав при регистрации ООО в 2020 — 2021 году?
С начала 2016 года у предпринимателей появится возможность регистрировать ООО на базе типового устава. Участники ООО сами в праве выбирать, создавать им индивидуальный устав или использовать типовой образец. Типовой устав не нужно подавать в ИФНС, а, следовательно, его не нужно и заверять при регистрации ООО. Заявителю достаточно сделать отметку о том, что он намерен использовать типовой образец.

Устав является основным документом, позициями которого руководствуется представитель бизнеса в своих управленческих решениях. В нем важны все слова и фразы, поскольку каждая из них имеет свое значение и оказывает влияние на результат рассмотрения уполномоченными органами, в которые подается регистрационная и уставная документация с определенной целью. Чтобы сохранить все записи в исходном виде и не допустить их корректировки с различными целями, документ сшивается. Правильная прошивка устава не менее важна его разработки и оформления.

Наклеивание информационного листа

Почему важно знать, как прошить устав ООО

Неправильно скрепленный документ является основанием для отказа в его приеме. Такие действия со стороны представителей уполномоченного органа приведут к временным потерям бизнесмена, к дополнительным финансовым затратам и усилиям. Некачественная прошивка или ее отсутствие может стать причиной нанесенного ущерба в результате ряда действий заинтересованными лицами. Документы с важной информацией регистрационного или уставного характера могут быть расшиты, расформированы, а листы с отображенной на них текстовой частью документа подменены. Доказать, факт мошеннических действий, а также неоригинальность отдельных элементов документа, представителю бизнеса будет сложно. Поэтому важно разобраться, как прошить устав при регистрации, чтобы небрежное отношение к документальному нюансу не имело негативных последствий для бизнеса.

Законодательное регулирование вопроса

Нормативно-правовыми актами регламентируется не только принципы составления и оформление устава, но и скрепления и прошивки бумаг, имеющих важное значение в функционировании компании.

Вопрос о том, как сшить устав правильно, охватывается в методической документации, в которой разъясняется порядок заполнения форм бумаги для регистрации субъекта хозяйствования. Он также рассматривается в типовых инструкциях, ориентированных на сферу делопроизводства, а также в утвержденных правительственным Постановлением требованиям к бумагам, входящим в их пакет, предъявляемый при регистрации. Некоторые принципы можно почерпнуть из ГОСТ, охватывающего сферы делопроизводства и архивирования.

Общие сведения

Инструменты для работы

Прошивка является завершающим этапом оформления документов. Она актуальна при их формировании из нескольких страниц. Листы бумаги изначально могут быть скреплены стиплером, а потом сшиты или сразу же прошиты.

Основные требования к прошивке заключаются в удержании вместе всех листов.

При этом важно, чтобы крепление не мешало читаемости содержимого и перелистыванию. Оно должно быть произведено таким образом, чтобы не было возможности его снять и заново перешить документ. Сшивка на оригинале документа делается единожды, после чего он уже не подлежит расшиванию.

Пробитие отверстий

Традиционно устав скрепляется с левой части листа. Если крепление сделать справа, сверху или уголком, то такой подход вызовет недоумение у инспектора, который может отказать в его приеме на рассмотрение.

Как прошить устав для налоговой

Продевание нитки через отверстие 2 с тыльной стороны документа

Регистрация субъекта предпринимательства осуществляется в Налоговой Службе. В него же подаются документы на рассмотрения. При этом устав принято скреплять по принципу прошивки в три отверстия. Базовыми принципами мероприятия являются:

• наличие нумерации страниц;
• прошиваются все бумаги, содержащие более двух листов;
• копии важной документации также прошиваются, однако информационная наклейка на них не клеится и печать не проставляется;
• прошивка осуществляется специальными нитками, которые продеваются в ушко толстой иглы;
• наклейка приклеивается качественным клеем, чтобы от времени она не отклеилась.

Алгоритм действий

Прошитие в отверстие 1 с лицевой стороны

Перед процедурой необходимо удалить металлические скрепки в месте предполагаемого крепежа. Все листы нужно сложить ровно в очередности в соответствии с ранее проделанной нумерацией. В зависимости от толщины документа, отверстия делаются острием шила или иглы. При выборе метода в три отверстия, необходимо их сделать в центральной части по левому полю, отступив 1,5 сантиметра от текста. Оптимальное расстояние между отверстиями – 3 сантиметра.

Возврат нити к лицевой стороне документа через отверстие 3

Для скрепления листов по методике понадобится нитка длиной не менее 70 сантиметров. Для удобства описания крепления листов в три отверстия, присвоим каждому из них номер. Верхнее отверстие — №1, среднее — №3 и нижняя — № 2.

Скрепление листов

Изначально необходимо сложить листы в стопки и, стараясь их не сместить, сделать три отверстия шилом или специальным приспособлением. Через отверстие номер 2 следует продеть нитку с тыльной стороны документа. Следующим шагом будет погружение иглы в первое отверстие с лицевой сторон с выходом на тыльную. После выхода иглы с изнаночной стороны устава, следует подтянуть нитку и продеть иглу в третье среднее отверстие с ориентацией на ее выход на лицевую сторону.

Завершающий этап скрепления

Если все было проделано правильно, то оба конца нити располагаются с тыльной стороны документа и выходят из второго и третьего отверстия. Обрезав лишнюю нить, оба ее конца следует связать в узел. Нужно учесть, что концы нити не должны быть меньше семи сантиметров, что достаточно для приклеивания наклейки. Узел связывания должен быть расположен как можно ближе к листу. Выложив концы нити в противоположном направлении их расположению на листе, следует сверху наклеить наклейку. Оптимальный ее размер 2Х5 сантиметров. Она должна полностью закрыть узел и частично нити, концы которых на два сантиметра должны остаться свободными.

Правильно прошитый Устав

На приклеенном листе бумаги следует отобразить запись, регламентирующую факт и информирующую ознакамливающееся с документом лицо о количестве сшитых листов, а также о том, что все они пронумерованы и скреплены печатью.

Вся отображенная информация заверяется подписью уполномоченного к таким действиям лица, на которую ставится оттиск печати субъекта хозяйствования. Он должен выходить за пределы наклейки.

Итоги

Сшивание документа не является гарантией защиты от мошеннических действий, однако правильно проведенная процедура минимизирует подобные риски. Немаловажное значение стоит уделить нумерации страниц и наклейке, являющейся элементом защиты от перешивания документа.