admin / 01.05.2020

Электронный документооборот между организациями

Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра. Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале.

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Приказ о переходе на электронный документооборот

Положение об электронном документообороте

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели?

Юридический электронный документооборот в компании

Содержание

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

  • утеря документов;
  • их излишнее дублирование;
  • длительное время согласования;
  • затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

  • удобный механизм поиска;
  • оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
  • возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

  • входной и выходной регистрационный контроль документов;
  • перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
  • обмен документами между структурными единицами компании;
  • классификацию документов по группам;
  • оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
  • создание резервных и архивных копий;
  • возможность управления правами доступа;
  • решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

  • создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
  • контролировать исполнителей по срокам;
  • протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

  • закрепляются основные правила работы системы;
  • определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
  • утверждаются их шаблоны и форматы;
  • описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
  • детализируются правила доступа к документам;
  • расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе.

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

  • указывается дата начала работы системы;
  • закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
  • утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
  • детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
  • расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):

C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:

Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот. Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам. Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально. Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения. При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

  • масштаб и структура организации;
  • специфика ее деятельности;
  • географическая разрозненность структурных подразделений;
  • текучка кадров;
  • иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

  • закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
  • постановления Правительства РФ «Об утверждении Требований к защите персональных данных…» от 01.11.2012 № 1119.

Для этого нужно обеспечить (п. 15 Требований):

  • безопасность помещений, в которых размещена информационная система, от несанкционированного доступа посторонних лиц;
  • сохранность носителей персональных данных;
  • доступ к кадровым документам ограниченного круга лиц, выполняющих свои служебные обязанности;
  • использование средств защиты информации;
  • выполнение иных обязательных мероприятий.

2. Регламентировать порядок получения и использования электронной подписи

В этом вопросе следует исходить из норм закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Учитывая степень важности кадровых документов (в том числе при решении трудовых споров), при их подписании руководителю компании необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Применение иных видов электронной подписи (простой или усиленной неквалифицированной) может повлечь признание локальных актов компании недействительными.

3. Разграничить кадровые документы

Кадровые документы делят на две группы:

  1. Формируемые в электронном виде.
  2. Создаваемые исключительно на бумаге.

В этом как раз и заключаются существенные затруднения в создании кадрового электронного документооборота в организации. Значительная часть кадровых документов должна оформляться только в бумажном виде и заверяться личной подписью сторон трудовых отношений (работника и (или) работодателя).

С отдельными документами и кадровой информацией работника необходимо знакомить под расписку (например, с приказом о наложении дисциплинарного взыскания), а специалист кадровой службы при исправлении данных в личных карточках сотрудников обязан заверять все исправления личной подписью.

4. Организовать резервное копирование и хранение электронных документов

Это поможет избежать негативных последствий форс-мажорных обстоятельств, в результате которых может быть утрачен кадровый документ.

5. Закрепить в локальном акте формы электронных кадровых документов

Формы кадровых документов, оформляемых в электронном виде, нужно закрепить в специальном регламенте. Там же следует прописать все нюансы работы с такими документами: порядок внесения в них корректировок, сроки и способы хранения, виды электронной подписи для документов отдельной юридической значимости и т. д.

Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели?

Прогресс не стоит на месте. Постепенно на электронный формат переводятся и те кадровые документы, которые всегда существовали только в бумажной форме.

На сегодняшний день электронный трудовой договор законодательно разрешено заключать с дистанционным работником при наличии у него электронной подписи (ст. 312.3 ТК РФ).

Подробности узнайте в этом материале.

Хотя для повсеместного внедрения электронных договоров нужны еще отдельные законодательные проработки.

Про электронные трудовые книжки разговоры на законодательном уровне ведутся не первый год.

Подробнее об этом см. по .

В целом позиция властей ясна: электронный документооборот в кадровой сфере будет введен в ближайшее время. Минтруд уже запустил эксперимент по его внедрению (приказ от 26.03.2018 № 194), согласно которому в электронной форме в ряде компаний:

  • учитывается рабочее время;
  • работников знакомят с локальными актами, составными частями зарплаты, должностными инструкциями;
  • информируют о начале отпуска;
  • оформляют командировки.

Внедрение электронного кадрового документооборота позволит работодателям проходить трудовые проверки через интернет (дистанционно).

Юридический электронный документооборот в компании

Вопросы юридического характера в хозяйственной деятельности возникают регулярно.

Если в компании есть юрист или юридическая служба, рационально организовать электронный документооборот юридической документации с последующей интеграцией его в общий электронный документооборот компании. Такая система позволяет:

1. Координировать процесс согласования договоров

Согласование шаблонов готовых договоров — процесс, характерный для всех компаний. Он занимает немало времени и требует привлечения специалистов разных служб (финансовой, технической, юридической и иных). В этом процессе электронный документооборот позволяет скоординировать весь процесс согласования и оперативно отправить контрагенту готовый договор.

Система юридического электронного документооборота должна позволять:

  • формировать список лиц для согласования;
  • контролировать сроки рассмотрения и внесения корректировок;
  • решать иные вопросы (по отправке договора на доработку, передаче его на подписание и т. д.).

2. Эффективно работать с претензиями и исками

Для ведения исковой и претензионной работы специалист юридической службы должен обладать полным пакетом исходных документов. Эти документы могут рождаться как внутри самой компании, так и поступать извне (от контрагентов). Чтобы собрать всю эту разрозненную информацию, необходимо оперативное взаимодействие с различными службами (бухгалтерией, отделом продаж и другими подразделениями).

В регламенте важно детализировать вопросы, связанные с порядком сбора всей необходимой юристам информации в электронном виде.

Систему необходимо настроить таким образом, чтобы:

  • все исходные документы своевременно попадали исполнителю;
  • шаблоны готовых документов от юристов автоматически отправлялись руководству на согласование;
  • была реализована возможность внесения корректировок;
  • все этапы работы с документом можно было проследить;
  • отслеживались сроки подготовки претензий и исков.

3. Оперативно обрабатывать запросы

Юристам приходится готовить письма контрагентам, копии различных документов, ответы по запросам контролирующих и правоохранительных органов и др. Внедрение электронного документооборота позволит отслеживать:

  • когда запрос получен исполнителем;
  • сколько есть времени на его исполнение;
  • дату отправки готового ответа.

Подобного рода контроль позволяет дисциплинировать не только юриста (исполнителя), но и инициаторов запроса, что способствует своевременной передаче запроса и его исполнению.

Всю процедуру работы с электронными запросами нужно описать в регламенте: сроки формирования запроса, требования к полноте исходных данных, время на исполнение запроса.

***

Для разработки системы электронного документооборота необходимо провести анализ действующего документооборота в компании, определить основные задачи, оформить проект. Затем внедрить систему в эксплуатацию, обучить персонал и закрепить порядок работы с электронным документооборотом во внутреннем локальном акте (положении, инструкции).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 2 сентября 2011 года N 221

Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения

1. Утвердить прилагаемые требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения (далее — Требования).

2. Департаменту государственной политики в области создания и развития электронного правительства (Липов) опубликовать Требования на официальном сайте Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

3. Направить настоящий приказ на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.

Министр
И.Щёголев

Зарегистрировано
в Министерстве юстиции
Российской Федерации
15 ноября 2011 года,
регистрационный N 22304

Приложение

I. Общие положения

1. Требования устанавливают правила организации и функционирования системы автоматизации делопроизводства и документооборота в федеральном органе исполнительной власти, обеспечивающей возможность внутреннего электронного документооборота (далее — СЭД ФОИВ), определяют минимальный набор функций, которые должна выполнять СЭД ФОИВ при осуществлении деятельности федерального органа исполнительной власти (далее — ФОИВ), а также условия управления документами в рамках СЭД ФОИВ, в том числе служебной информации ограниченного распространения.

2. Требования распространяются на ФОИВ, внедряющие систему электронного документооборота, либо оценивающие возможности уже имеющейся СЭД ФОИВ.

3. СЭД ФОИВ должна быть масштабируемой и обеспечивать следующий рекомендуемый уровень производительности, надежности и защиты:
доступ к СЭД ФОИВ — не более 3 секунд;
доступ к карточке, создаваемой при регистрации документа (далее — электронная карточка документа) и содержащей данные, описывающие контекст, содержание, структуру документа, действия, совершенные с документом в ходе подготовки, рассмотрения, исполнения и хранения, а также идентификационные данные (далее — метаданные) — не более 5 секунд;
время простоя при сбоях и перезагрузке СЭД ФОИВ — не более 30 минут;
восстановление электронного документа из резервной копии — не более 30 минут;
автоматическое уведомление должностного лица ФОИВ, использующего СЭД ФОИВ (далее — пользователь СЭД ФОИВ), о сбое в СЭД ФОИВ;
минимизация рисков потери электронных документов — не менее одной резервной копии электронных документов, хранящихся в СЭД ФОИВ;
коэффициент надежности СЭД ФОИВ — не менее 0,98;
защищенность от несанкционированного доступа в случаях, когда в СЭД ФОИВ предусмотрена обработка служебной информации ограниченного распространения — не ниже класса 1Г;
объем базы данных для хранения электронных документов должен обеспечивать хранение всех электронных документов, обрабатываемых в ФОИВ за период не менее 5 лет.

II. Описание процессов документационного обеспечения управления в СЭД ФОИВ

4. СЭД ФОИВ представляет собой информационную систему, предназначенную для управления всеми документами ФОИВ, включая проекты документов (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну).

5. СЭД ФОИВ взаимодействует с системой межведомственного электронного документооборота (далее — система МЭДО), единой системой межведомственного электронного взаимодействия (далее — СМЭВ) и с другими информационными системами.
Взаимодействие СЭД ФОИВ с системой МЭДО регламентируется техническими требованиями к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утвержденными распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 года N 1403-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 41, ст.4818).
Взаимодействие СЭД ФОИВ со СМЭВ осуществляется в порядке, предусмотренном Положением о единой системе межведомственного электронного взаимодействия, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 8 сентября 2010 года N 697 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 38, ст.4823).

6. Процессы документационного обеспечения управления в СЭД ФОИВ должны включать:
комплекс действий по сохранению документа или сведений о документе в СЭД ФОИВ, определяющих место документа в СЭД ФОИВ и позволяющих управлять им (далее — ввод документа);
доведение документа до пользователя СЭД ФОИВ;
согласование документа;
подписание документа;
фиксацию ведения протоколов действий (контрольной информации), выполняемых в СЭД ФОИВ и включающих как действия пользователей и администраторов СЭД ФОИВ, так и действия, автоматически инициируемых самой СЭД ФОИВ вследствие определенных системных настроек и установок, сохраняемый в объеме, достаточном для реконструкции выполненных действий контрольной информации в СЭД ФОИВ;
передачу документа (отправку);
хранение и учет документов, в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ, а также контроль исполнительской дисциплины, подготовку справочных материалов и списание документов в архив.

7. Процессы в СЭД ФОИВ, в зависимости от способа приёма, передачи документов, делятся на следующие группы:

а) обработка входящих и исходящих документов на бумажном носителе, созданных или поступивших в ФОИВ и включенных в СЭД ФОИВ путем регистрации, сканирования и создания электронного образа документов (включая документы, полученные посредством почтовой связи, электросвязи и фельдъегерской связи);

б) обработка электронных документов, полученных или переданных по системе МЭДО;

в) обработка электронных документов, полученных или переданных с использованием СМЭВ;

г) обработка электронных документов, полученных или переданных по электронной почте ФОИВ;

д) обработка внутренних документов в СЭД ФОИВ.

8. Процесс ввода документов включает процедуры регистрации, сканирования и создания электронного образа для документов на бумажном носителе или фиксирования содержания электронного документа путем запрещения внесения в него изменений.
В том случае, когда инструкцией по делопроизводству, утвержденной ФОИВ, определен перечень документов на бумажном носителе, для которых установлен запрет на создание электронного образа, процесс ввода включает только регистрацию.
Для проектов электронных документов, находящихся в процессе согласования или подписания, фиксация содержания электронного документа осуществляется на каждом этапе согласования, подписания и последующей регистрации электронного документа.
Подсистема ввода документов СЭД ФОИВ должна иметь интерактивные средства настройки и управления.
Процесс ввода документа должен обеспечить средства контроля, управления и функциональные возможности, позволяющие пользователям СЭД ФОИВ:
регистрировать документы независимо от формата файла — используемой внутренней структуры и/или кодировки электронного документа или компонентов электронного документа, метода кодировки и других технологических характеристик, без внесения каких-либо изменений в их содержание;
размещать документы в иерархической схеме, состоящей из разделов и подразделов, в соответствии с которой организуется систематизация и организация хранения документов в СЭД ФОИВ (далее — классификационная схема).

9. К электронным документам, содержащимся в СЭД ФОИВ, в соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (далее — Стандарт) необходимо обеспечить:
аутентичность электронного документа — свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному;
целостность электронного документа — свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;
состояние электронного документа, при котором после его создания не вносилось никаких изменений.

10. Документы должны быть зарегистрированы в СЭД ФОИВ путем фиксации реквизитов документа, которые обеспечивают подтверждение следующих свойств документа в соответствии со Стандартом:
документ создан в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ;
документ был создан или направлен именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя;
документ был создан или направлен именно в указанное время указанному адресату;
документ является целостным;
электронный документ (электронный образ документа) можно найти, извлечь, представить и интерпретировать в СЭД ФОИВ, за исключением документов на бумажном носителе, для которых инструкцией по делопроизводству, утвержденной ФОИВ, установлен запрет на создание электронного образа.

11. Создание, обработка документов в СЭД ФОИВ осуществляются в порядке, установленном Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст.3060; 2011, N 37, ст.5263).

12. СЭД ФОИВ должна обеспечивать отображение следующих форматов файлов: pdf, rtf, doc, tiff.
СЭД ФОИВ допускается обеспечение отображения иных форматов файлов, используемых в деятельности ФОИВ.

13. Для обеспечения ввода электронных документов СЭД ФОИВ должна соответствовать следующим функциональным требованиям:
при вводе электронного документа, состоящего из нескольких компонентов электронного документа — обособленных частей, которые самостоятельно или совместно с другими частями электронного документа, образуют отдельный электронный документ, СЭД ФОИВ должна обеспечить ввод всех его компонентов;
при вводе электронного документа, состоящего из нескольких компонентов, СЭД ФОИВ должна обеспечить возможность управления этим электронным документом как единым целым, сохраняя взаимосвязи между компонентами и поддерживая структурную целостность электронного документа;
обеспечивать пользователям СЭД ФОИВ возможность ввода электронного документа при отсутствии программного приложения, использованного для создания электронного документа;
обеспечивать сбор и хранение метаданных о документах;
автоматически извлекать значения из полей, назначенных должностным лицом ФОИВ, уполномоченным для выполнения административных функций при работе с СЭД ФОИВ (далее — администратор СЭД ФОИВ), для определенных групп документов, полученных из системы МЭДО, СМЭВ и других информационных систем, используя эти значения для автоматического внесения соответствующих метаданных;
поддерживать заполнение всех элементов метаданных, указанных при конфигурировании СЭД ФОИВ, и обеспечивать постоянное их сохранение и связь с документом;
фиксировать дату и время ввода документа, как в метаданных, так и в контрольной информации;
обеспечивать возможность отображения на экране метаданных каждого введенного документа;
обеспечивать возможность запрашивать у пользователя СЭД ФОИВ ввод тех обязательных метаданных, которые не были извлечены и сохранены автоматически;
информировать пользователя СЭД ФОИВ при вводе документа о не заполненных метаданных.

14. Для обеспечения процессов согласования и подписания документов СЭД ФОИВ должна обеспечивать:
доведение документов до пользователей СЭД ФОИВ, являющихся исполнителями, согласующими и подписантами по документу, с резолюцией, комментариями и поручениями по данному документу;
возможность осуществления контроля исполнения поручений по документам, автоматического уведомления пользователей СЭД ФОИВ о состоянии поручений;
наличие интерфейса, позволяющего подключать средства электронных подписей, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст.2036; N 27, ст.3880);
подписание и согласование (визирование) электронных документов с использованием электронной подписи.

15. Для проверки аутентичности, целостности и достоверности электронных документов СЭД ФОИВ должна обеспечивать:
проверку и сохранность электронных подписей, связанных с ними сертификатов ключей проверки электронной подписи;
хранить результат проверки электронной подписи в виде метаданных электронного документа;
информировать пользователя СЭД ФОИВ о результатах проверки электронной подписи.

16. Процесс передачи (отправки) документов адресату осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ.
Для исходящих документов на бумажном носителе СЭД ФОИВ должна обеспечивать печать конвертов соответствующего формата и список рассылки.

17. СЭД ФОИВ должна обеспечивать фиксирование контрольной информации с целью выявления и отслеживания действий, на которые у пользователя СЭД ФОИВ нет разрешений (прав) на выполнение.
При этом СЭД ФОИВ должна обеспечивать соответствие сроков хранения контрольной информации и протоколируемых действий срокам хранения документа.
СЭД ФОИВ должна сохранять в защищенном от изменений виде следующую контрольную информацию:
обо всех действиях, совершённых с документами или наборами документов, проектами документов, классификационной схемой;
о пользователе СЭД ФОИВ, выполнившем действие;
о дате и времени совершения действия.
В число действий, фиксируемых в составе контрольной информации, должны входить:
ввод в СЭД ФОИВ документов, проектов документов;
перемещение раздела (подраздела) в классификационной схеме;
любые изменения в указаниях по срокам хранения и последующим действиям с документами;
любые действия, выполненные администратором СЭД ФОИВ в ходе экспертизы ценности документа, проводимой в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.2253; 2010, N 19, ст.2291; N 31, ст.4196);
наложение и снятие запрета на уничтожение раздела (подраздела) классификационной схемы;
любые изменения метаданных классификационной схемы, разделов и документов;
внесение изменений и уничтожение метаданных пользователем СЭД ФОИВ;
изменения прав доступа;
создание, модификация и уничтожение пользователя СЭД ФОИВ или группы пользователей СЭД ФОИВ;
передача документов;
уничтожение документов;
печать документа или метаданных.

18. Для обеспечения ведения контрольной информации СЭД ФОИВ должна соответствовать следующим функциональным требованиям:
автоматически фиксировать в составе контрольной информации все случаи доступа к документам, проектам документов и разделам, а также печать или иное отображение информации;
предоставлять интерфейс настройки процессов сохранения контрольной информации;
протоколировать все изменения в настройках процесса сохранения контрольной информации. Отключение протоколирования изменений в настройках процесса сохранения контрольной информации не допускается;
обеспечить сохранение контрольной информации о действиях, выполненных над электронными документами, разделами (подразделами) классификационной схемы, сроками хранения, метаданными;
обеспечить сохранение контрольной информации об изменениях в значениях метаданных;
сохранять в составе контрольной информации каждого документа проекты электронных документов, направленные на согласование или подписание;
обеспечить представление контрольной информации в виде, позволяющем идентифицировать событие и получить все связанные с ним данные;
предусмотреть возможность поиска в контрольной информации сведений, связанных с определенными событиями, объектами — информационными элементами СЭД ФОИВ (разделами, подразделами классификационной схемы, электронными документами, компонентами, электронными карточками документов, метаданными и иными информационными элементами), пользователями СЭД ФОИВ, группами СЭД ФОИВ — подмножеством пользователей СЭД ФОИВ, ролями пользователей СЭД ФОИВ, моментами или интервалами времени.

19. В классификационной схеме СЭД ФОИВ должны быть предусмотрены разделы и подразделы, соответствующие разделам и подразделам номенклатуры дел ФОИВ.
Сроки хранения документов, включенных в соответствующие разделы (подразделы), устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 года, регистрационный N 18380).

20. СЭД ФОИВ должна удовлетворять следующим требованиям по хранению и учету документов:
должна быть предоставлена возможность создавать и изменять сроки хранения разделов (подразделов) классификационной схемы, которые устанавливаются на основе номенклатуры дел ФОИВ;
не должно быть ограничений на количество сроков хранения;
при создании срока хранения, ему должен быть присвоен идентификатор и дана возможность ввести для него уникальное наименование;
позволять вести и сохранять в защищенном от изменений виде историю внесения изменений и уничтожения сроков хранения в контрольной информации, включая дату такого изменения или уничтожения, и информацию о пользователе СЭД ФОИВ, внесшем изменения или уничтожившем документ;
при изменении или уничтожении срока хранения документов необходимо фиксировать причину внесения изменений или уничтожения и сохранять эти сведения в контрольной информации;
назначение для каждого раздела, подраздела классификационной схемы как минимум одного срока хранения (проставление в электронной карточке документа номера раздела (подраздела), к которому относится документ, должно автоматически устанавливать срок хранения документа в соответствии со сроком, указанным в классификационной схеме);
в момент окончания срока хранения документов СЭД ФОИВ должна автоматически инициировать уведомления пользователя СЭД ФОИВ об окончании срока хранения;
выделение документов к уничтожению;
предусмотреть в сроках хранения документов минимальный набор вариантов действий с документами по истечении срока хранения:

а) хранить постоянно;

в) уничтожить документ в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ;

г) передать на хранение в иное хранилище;

д) по завершении календарного года создавать документы по установленной форме: акт о выделении к уничтожению документов (разделов) с истекшими сроками хранения и описи на документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения.
СЭД ФОИВ должна позволять:

а) увеличивать сроки хранения документов;

б) выделять к уничтожению документы с сохранением в СЭД ФОИВ акта о выделении документов (разделов) к уничтожению;

в) экспортировать годовые разделы документов постоянного срока хранения для передачи на хранение в государственные архивы;

г) экспортировать годовые разделы документов по личному составу для передачи в архивы документов по личному составу;

д) поддерживать сроки хранения с длительностью не менее чем до ста лет;

е) протоколировать в составе контрольной информации любые выполняемые действия по уничтожению и передаче документов и оповещать о них.

III. Требования к информационной безопасности СЭД ФОИВ, в том числе при обработке служебной информации ограниченного распространения

21. Для защиты служебной информации ограниченного распространения должны использоваться сертифицированные в соответствии с требованиями безопасности информации технические и (или) программные средства защиты информации.

22. Требования по защите информации и мероприятия по их выполнению, а также конкретные программно-технические средства защиты должны определяться и уточняться в зависимости от установленного класса защищенности.

23. СЭД ФОИВ должна соответствовать требованиям национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51275-2006 «Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения» и требованиям по технической защите конфиденциальной информации.

24. СЭД ФОИВ должна обеспечивать контроль доступа к документам. Необходимо протоколировать и сохранять в составе контрольной информации сведения о предоставлении доступа и о других операциях с документами и метаданными.

25. СЭД ФОИВ не должна иметь прямого (незащищенного) подключения к информационно-телекоммуникационной сети Интернет в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 2008 года N 351 «О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно-телекоммуникационных сетей международного информационного обмена» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 12, ст.1110; 2008, N 43, ст.4919; 2011, N 4, ст.572).

26. СЭД ФОИВ должна обеспечивать доступ к документам в соответствии с политикой безопасности. Управление пользователями СЭД ФОИВ должно осуществляться централизованно. Права доступа — набор действий, разрешенных для выполнения пользователю СЭД ФОИВ, назначаются для ролей пользователей СЭД ФОИВ и/или групп пользователей СЭД ФОИВ. Помимо открытия доступа к определенным частям классификационной схемы, права доступа используются для ограничения круга операций, которые пользователь СЭД ФОИВ может выполнить над объектами СЭД ФОИВ, включая просмотр метаданных и содержимого разделов, создание либо просмотр электронных документов (электронных образов документов) определенного типа. Назначение прав доступа пользователям СЭД ФОИВ (далее — управление правами) к ресурсам СЭД ФОИВ целиком осуществляется программными средствами самой СЭД ФОИВ.

27. Роль пользователя СЭД ФОИВ — совокупность функциональных прав, предоставленных предопределенному подмножеству пользователей СЭД ФОИВ, может ограничивать возможности пользователя СЭД ФОИВ, допуская поиск и чтение электронных документов (электронных образов документов) только в пределах определенных разделов (подразделов) классификационной схемы.

28. Права назначаются группам СЭД ФОИВ и наследуются членами этих групп. Выполнение операций по назначению прав доступа разрешено только администраторам СЭД ФОИВ.

29. Полномочия администратора СЭД ФОИВ должны быть зафиксированы в должностном регламенте должностного лица ФОИВ.

30. Для обеспечения защиты электронных документов (электронных образов документов) при управлении доступом СЭД ФОИВ должна соответствовать следующим функциональным требованиям:
обеспечивать выполнение действий только авторизованными пользователями СЭД ФОИВ;
обеспечивать администраторам СЭД ФОИВ управление правами доступа;
поддерживать использование комбинации прав доступа путем одновременного назначения пользователю СЭД ФОИВ нескольких ролей;
давать возможность администратору СЭД ФОИВ создавать группы СЭД ФОИВ и управлять ими;
доступ к системным функциям и соответствующим событиям предоставлять только администраторам СЭД ФОИВ;
при выполнении пользователем СЭД ФОИВ поиска по содержанию электронных документов и метаданных, СЭД ФОИВ не должна включать в список результатов поиска электронные документы, к которым пользователь СЭД ФОИВ не имеет прав доступа.

31. Для обеспечения безопасности электронных документов СЭД ФОИВ должна предусматривать возможность регулярного резервного копирования электронных документов (электронных образов документов), метаданных, восстановления электронных документов (электронных образов документов), метаданных из резервных копий. Регулярное автоматизированное резервное копирование и восстановление могут быть реализованы либо в самой СЭД ФОИВ за счет интеграции со средствами, используемой в СЭД ФОИВ, системы управления базами данных, либо с иным программным приложением.

32. Для обеспечения резервного копирования и восстановления СЭД ФОИВ должна соответствовать следующим функциональным требованиям:
иметь автоматизированные процедуры резервного копирования и восстановления, позволяющие проводить регулярное полное или выборочное резервное копирование разделов (подразделов) классификационной схемы, электронных документов (электронных образов документов), метаданных, параметров администрирования и контрольной информации, а также, при необходимости, их восстановление;
предоставлять администраторам СЭД ФОИВ возможность установить график выполнения процедур резервного копирования:

а) указывая частоту выполнения резервного копирования;

б) указывая разделы (подразделы) и электронные документы (электронных образов документов), подлежащие резервированию;

в) назначая места хранения резервных копий.
Возможность восстановления информации из резервных копий должна предоставляться только администратору СЭД ФОИВ системы.
При восстановлении электронного документа (электронных образов документов) из резервных копий, должна быть в полном объёме обеспечена его целостность (включая метаданные, контрольную информацию) по завершении процесса восстановления.
Электронный текст документа
подготовлен ЗАО «Кодекс» и сверен по:
Российская газета,
N 261, 21.11.2011

Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия

Что такое электронный обмен документами между предприятиями

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Письмо о переходе на электронный документооборот

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

Итоги

Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия

Обмен электронными документами между организациями — это один из современных способов взаимодействия контрагентов, бизнес-партнеров и иных заинтересованных лиц. Времена бумажных технологий постепенно уходят. На смену им уже пришли новые, законодательно закрепленные и технически подкрепленные технологии.

Первыми на электронный документооборот перешли не отдельные компании или ИП. Система электронного документооборота в ее современном виде затронула большинство бизнесменов десяток лет назад, когда налоговые органы и внебюджетные фонды стали вдруг требовать от налогоплательщиков и страхователей представлять не бумажную отчетность, а ее электронные образы.

С тех пор мы стали постигать все премудрости работы с электронными документами. Постепенно знакомились со спецпрограммами, позволявшими формировать электронные отчеты. Многократно посещали инспекции с одним электронным отчетом из-за невозможности самостоятельно выявить ошибки на стадии его подготовки (контроль происходил только непосредственно в программе контролирующего органа).

Но этот процесс еще нельзя было назвать полноценным документооборотом. Мы только готовили отчеты в электронном виде и на дискетах приносили контролерам. Происходило одностороннее взаимодействие. Сейчас этот процесс значительно прогрессировал и система документооборота заработала практически в полную силу.

Преимуществами электронного документооборота компании стали пользоваться не только при взаимодействии с контролирующими органами, но и внутри бизнес-сообщества между собой.

Далее подробнее поговорим о технологии обмена документами в электронном виде между организациями.

Что такое электронный обмен документами между предприятиями

Что такое электронный документооборот между предприятиями на современном этапе?

Это система работы с документами, когда их оригиналы формируются сразу в электронном виде в режиме безбумажной технологии. И обмен документами происходит тоже электронно.

Такая система эффективна и жизнеспособна только в том случае, если обе стороны электронного документооборота согласовали свои действия и технически готовы обмениваться электронными документами.

О переходе на электронные трудовые книжки читайте в этой публикации.

Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:

  • Обладать обязательными реквизитами.
  • Соответствовать утвержденному формату.
  • Удостоверяться подписью ответственного лица.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами

Чтобы 2 отдельно взятые системы взаимно и эффективно обменивались документами, нужно прописать все нюансы документооборота в специальном регламенте.

В первую очередь необходимо разобраться, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Законодательно допускаемые виды электронных подписей указаны на рисунке.

В электронном документообороте с контрагентами могут участвовать документы разной степени значимости и конфиденциальности. Например, наиболее жесткие требования предъявляются к электронным счетам-фактурам: их нужно подписывать исключительно УКЭП и отправлять через оператора ЭДО (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н). А для внутренних документов компании применение УКЭП не является обязательным. Поэтому компания сама решает, какой подписью будет подписан тот или иной внутренний документ.

В регламенте об электронном документообороте необходимо закрепить порядок подписания электронных документов и очертить круг ответственных лиц, которые вправе их подписывать.

После решения всех регламентных вопросов с контрагентами необходимо выбрать оператора ЭДО, через которого вы будете обмениваться электронными документами, и заключить с ним договор. Кроме того, потребуется решить и иные задачи:

  • Организовать электронный архив полученных и отправленных электронных документов.
  • Внести дополнения в учетную политику в части перехода на электронный документооборот.
  • Обеспечить ответственных лиц электронными подписями.
  • Решить иные организационные и технические вопросы, необходимые для эффективной работы системы.

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Электронный обмен между контрагентами документами в виде их скан-образов практикуется в компаниях давно — со времен появления разнообразных почтовых интернет-сервисов. Для этого не нужно каких-то специальных программ или подключения к операторам ЭДО. Однако простота использования такого способа обмена документами имеет ряд существенных недостатков:

  • Невозможность обеспечения гарантированной безопасности информации.
  • Значительные затраты времени и трудовых ресурсов на перевод бумажного документа в электронный скан-образ.
  • Необходимость в последующей распечатке документа.
  • Невозможность быстрого обмена согласованными документами.
  • Иные недостатки (отсутствие возможности отследить документ, задержки согласования по иерархии в компании и т. д.).

Это приводит к сужению сферы применения подобного способа обмена документами в электронном виде между организациями. Обмен скан-образами используется в основном для тех видов документов, которые не являются для компании юридически значимыми. И высылаются они электронно контрагенту только для ускорения взаимодействия (исполнения условий договоров или решения текущих хозяйственных задач). При этом параллельно бумажный оригинал отправляется по почте или курьерской службой.

Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к разъяснениям эксперта.

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.

В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд. Заявление нельзя написать в произвольной форме — его готовый шаблон можно найти на сайте ПФР. Оно должно содержать следующие данные:

  • Реквизиты компании, которая вступает в электронное взаимодействие с фондом.
  • Сведения об операторе связи и используемом средстве криптозащиты информации.

Образец заполнения заявления:

Но одного заявления для электронного взаимодействия с фондом недостаточно. Необходимо также:

  1. До оформления заявления выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, обеспечивающий технические нюансы подключения документооборота по ТКС с последующим заключением с ним договора (соглашения) на оказание услуг по передаче электронных документов.
  2. После подачи заявления и проверки его специалистами фонда заключить с ПРФ соглашение о подключении к электронному документообороту. Бланк его можно скачать на сайте фонда.

Электронный информационный обмен компаний с ПФР позволяет без посещения фонда представлять сведения персонифицированного учета, своевременно выявлять и исправлять ошибки в отчетности, решать ряд других задач.

Письмо о переходе на электронный документооборот

Компания сама определяет, как перейти на электронный документооборот с контрагентами. Но в любом случае это переговорный процесс. Предложение о переходе на электронный документооборот может решаться в устной форме, в виде письменного приглашения одного из бизнес-партнеров или путем подписания специального соглашения.

Чтобы письменно предложить контрагенту наладить электронный документооборот, можно направить в его адрес письмо. Рассылка таких писем помогает компании с объемным документооборотом пригласить к электронному взаимодействию новых и действующих партнеров.

В тексте письма в лаконичной форме нужно проинформировать контрагента:

  • О законодательно закрепленной возможности электронного документооборота.
  • Его преимуществах.
  • Формах документов, которыми планируется обмениваться в электронной форме.
  • Действиях, необходимых для перехода на эту систему.

Образец письма о переходе на электронный документооборот (выдержка) представлен ниже.

Можно, не меняя текста письма и подставляя только реквизиты контрагентов, быстро проинформировать их о вашем желании организовать взаимный электронный обмен документами.

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

Нюансы безбумажного взаимодействия контрагенты могут прописать в отдельном соглашении об электронном документообороте. Как его составить?

Законодательством не установлены специальные требования к форме и содержанию соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами. Поэтому его состав и содержание определяются его участниками. При этом необходимо соблюдать общие для такого рода документов стилистику и структуру (обязательно описать предмет соглашения, срок действия, реквизиты сторон и иные вопросы).

На рисунке ниже представлены основные (возможные) разделы такого соглашения.

Готовая форма соглашения об электронном документообороте уже составлена экспертами КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе, скачайте бланк, внесите свои реквизиты и соглашение готово.

С особенностями составления соглашений вас познакомят материалы:

  • «Форма соглашения о неустойке — образец»;
  • «Образец дополнительного соглашения к договору поставки».

Итоги

Электронный документооборот между организациями — это эффективный инструмент взаимодействия партнеров, современный способ обмена информацией и документами. Он позволяет обмениваться необходимыми электронными документами без их распечатки на бумаге и значительно сокращает время на их обработку, контроль и доставку контрагенту.

Чтобы наладить электронное взаимодействие, необходимо согласовать его нюансы. Это можно сделать в устной форме, отправить письмо и (или) подписать отдельное соглашение. Понадобится также решить ряд сопутствующих вопросов (прописать порядок электронного документообмена, установить ответственных лиц, снабдить их электронной подписью и т. д.).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*