Эффективное управление дебиторской задолженностью позволяет компании выполнить стратегические цели по выходу на новые рынки сбыта, формированию репутации, оптимизации стоимости кредитных ресурсов. Чтобы контролировать коммерческое кредитование покупателей, нужна отчетность о дебиторской задолженности. В данной статье рассмотрим шесть полезных отчетов, которые дополнят управленческую отчетность вашей компании, помогут в управлении дебиторской задолженностью:

1. Аналитика дебиторской задолженности.

2. Факторы изменения объемов дебиторской задолженности.

3. Отчет о кредитных лимитах.

4. Мониторинг эффективности управления расчетами.

5. Структура дебиторской задолженности.

6. План инкассации дебиторской задолженности.

ТРЕБОВАНИЯ

Для формирования отчетности о состоянии дебиторской задолженности нужна база данных, в которую внесены первичные учетные документы об отгрузках продукции (реализации услуг, работ) и платежах. Требования, предъявляемые к информационной системе:

• структурирование покупателей по степени надежности, каналам сбыта, категориям закупаемой продукции;
• формализация условий отгрузки по каждому контрагенту;
• учет даты образования дебиторской задолженности;
• учет сроков исполнения обязательств и допущенных просрочек в оплате;
• сведения о сделках (заказах, счетах, накладных, актах выполненных услуг и др.), которые не оплачены на отчетную дату;
• контроль плановой (договорной) даты оплаты;
• накопление кредитной истории контрагента о полноте и своевременности погашения задолженности в предыдущие периоды;
• оперативное обновление данных о состоянии дебиторской задолженности и поступлении платежей от дебиторов;
• регламентированный порядок соотнесения поступивших платежей с выставленными счетами;
• на основании договорных условий — автоматизированное начисление пеней и штрафов;
• оценка размера мертвой и сомнительной дебиторской задолженности по внутрикорпоративным нормативам;
• автоматическая блокировка отгрузки продукции, если превышен лимит или допущена просрочка в исполнении обязательств по предыдущим поставкам;
• автоматическая рассылка писем с уведомлением о сроках платежа, информацией о мерах, которые будут применены к должнику при допущении просрочки.

Чтобы обеспечить достоверность и актуальность отчетности о дебиторской задолженности, информационной системы недостаточно. Организуют комплекс контрольных мероприятий:

• оформляют акты сверки взаиморасчетов с контрагентами;
• получают гарантийные письма, в которых дебиторы с просрочкой признают свои обязательства по задолженности;
• выявляют главных виновников образования сверхнормативной и просроченной дебиторской задолженности;
• исключают злоупотребления сотрудников;
• анализируют эффективность ранее проведенных изменений в бизнес-процессах по недопущению просрочек и безнадежной задолженности;
• повышают профессионализм претензионно-исковой работы с ненадежными дебиторами и сопровождения исполнительного производства.

Если перечисленные требования в компании соблюдены, переходят к формированию отчетности по дебиторской задолженности.

Отчет № 1. Аналитика дебиторской задолженности

Подробная аналитика дебиторской задолженности в разрезе первичных документов на партии отгруженной продукции (накладные, счета, заявки покупателей и т. д.) позволяет оценить степень исполнения обязательств по каждой отгрузке, период просрочки и меры реагирования, предпринятые внутренними контролерами (табл. 1).

При построении отчетов с аналитикой дебиторской задолженности в форме табл. 1 нужно организовать порядок соотнесения поступивших платежей с отгрузками (накладными, выставленными счетами и т. д.).

Несколько выставленных счетов дебиторы могут погашать одним платежным поручением, один счет — несколькими платежами в разные дни. В этом случае не всегда понятно, за какую отгрузку расплатился покупатель и какой из счетов просрочен.

Если дебитор не указывает номера счетов (накладных, заказов, спецификаций, дополнительных соглашений) в назначении платежа, финансовые специалисты используют метод ФИФО (считают, что покупатели сначала погашают наиболее ранний из выставленных и неоплаченных счетов). Определив плановые сроки оплаты и регламенты соотнесения поступающих платежей с документами на отгрузку (счетами), можно идентифицировать просроченную дебиторскую задолженность.

Чтобы настроить расчет дней просрочки в Excel, используют формулу: =ДНЕЙ360(G3;$B$1) (см. рисунок). Функция «ДНЕЙ360» вычисляет количество дней между двумя датами на основе 360-дневного года (двенадцать месяцев по 30 дней).

Выводы о положении дел в компании на основании данных табл. 1:

• дебиторская задолженность ООО «Градиент» (10 300 руб.) представлена двумя отгрузочными накладными, одна из которых частично погашена. Период просрочки — 5 и 13 дней соответственно. Покупателю приостанавливают дальнейшие отгрузки, напоминают о просрочке. Если это не единичный случай, ужесточают требования к дебиторам;
• дебиторская задолженность ООО «Визит» (103,4 тыс. руб.) находится в исковой стадии (юридическая служба подала иск в суд). Переговоры и досудебные меры результата не дали, однако юристы компании считают возможным вернуть средства фирмы в судебном порядке, если у дебитора есть имущество. Подача иска в суд не всегда целесообразна. Например, расчетный счет дебитора пуст, а основные средства — арендованные. По этой причине задолженность ООО «ТД Радуга» (53,9 тыс. руб.), образованная еще в 2017 г., признана мертвой;
• если неплатежи клиента связаны с разногласиями, то до их устранения такую «дебиторку» полезно выделять в отдельную группу. К дебиторской задолженности со статусом «Разногласия» отнесены предприниматели Зимин Ю. Д. (накладная № 113 от 05.05.2019) и Васильева О. В. (накладная № 105 от 09.05.2019).

Причиной разногласий может быть несоответствие по ассортименту, комплектности или качеству поставляемой продукции, особенно если прием-передача продукции осуществляется через транспортные компании.

Чтобы минимизировать неплатежи по причине разногласий, принимают следующие меры:

– ужесточают технический контроль производимой продукции;

– зачисляют в штат комплектовщика с целью двойного контроля (комплектовщик плюс кладовщик);

– автоматизируют выписку отгрузочных документов на основании заявок покупателей; если сроки оплаты дебиторской задолженности просрочившему дебитору пролонгированы, задолженность реструктуризирована, согласован новый график платежей, таким отгрузкам присваивают специальный статус — «Реструктуризированная». В случае повторных нарушений (например, со стороны ООО «Форсаж») это позволит применить более жесткие меры и не идти на уступки.

На основании табл. 1 финансист компании может спланировать поступление денежных средств:

• в период с 20 по 31 мая приток денежных средств составит 102,9 тыс. руб. (табл. 2 — применен инструмент «Сводные таблицы» к табл. 1). Если в указанный период будут устранены разногласия с дебиторами, то дополнительные поступления составят еще 66,7 тыс. руб. Итого план поступлений — 169,6 тыс. руб. Уточняют положение дел по мерам, которые предприняты к должнику ООО «Градиент». Однако включать 10 300 руб. в план поступлений и планировать расходы на эту сумму не рекомендуется;

• в период с 1 по 10 июня сумма поступлений из дебиторской задолженности составит 149 тыс. руб. (табл. 3). Даже если на плановый период вся дебиторская задолженность текущая, опытные финансисты все равно планируют приток денежных средств с учетом коэффициента инкассации.

Если коэффициент инкассации равен 90 %, то в период с 1 по 10 июня компания получит 134,1 тыс. руб. (149 тыс. руб. × 0,9). Это связано с тем, что даже надежные партнеры могут допускать незначительные просрочки.

ЭТО ВАЖНО

Присвоение статусов дебиторской задолженности позволяет компании контролировать всех дебиторов в одном отчете, не зависеть от отдельных сотрудников и разрозненных служб, мониторить долгосрочный график платежей.

Кроме статусов дебиторской задолженности, приведенных в табл. 1, используют следующие:

• рабочая ДЗ — переговоры и досудебная работа;
• рабочая ДЗ — передана в юридическое управление;
• рабочая ДЗ — исковая по решению суда;
• рабочая ДЗ — исполнительное производство.

Отчет в форме табл. 1 помогает выявить проблемы, которые требуют внесения изменений в бизнес-процессы и безотлагательных управленческих решений в следующих случаях:

• просрочка более 10 дней, а задолженность отображается со статусом текущая (регламентируют сроки и порядок досудебной работы, передачи в юридическое управление);
• высокий удельный вес «дебиторки» с разногласиями;
• просрочена реструктуризированная задолженность;
• рост безнадежной задолженности и т. д.

Отчет № 2. Факторы изменения объемов дебиторской задолженности

Компании часто сталкиваются с ростом или резким снижением дебиторской задолженности. Рост «дебиторки» не всегда связан с негативными изменениями — повальными просрочками и увеличением срока коммерческого кредитования. Снижение уровня задолженности часто не связано с улучшением платежной дисциплины дебиторов.

Чтобы выяснить причины изменения уровня дебиторской задолженности, проводят факторный анализ. Сначала отбирают и систематизируют факторы, которые влияют на объем дебиторской задолженности, а затем моделируют взаимосвязи между факторами и результатом.

Рассмотрим результаты факторного анализа изменений объемов дебиторской задолженности (табл. 4).

Согласно данным табл. 4 снижение дебиторской задолженности с 7230 до 3410 тыс. руб. произошло одновременно с ростом объема продаж до 14 080 тыс. руб. Положительным результатом управления дебиторской задолженностью является снижение ее уровня с 62,8 до 24,2 % в общем объеме продаж. Данное снижение в основном произошло по прочим дебиторам и не связано со стратегическими партнерами компании — ООО «Альфа», ООО «Сигма», ООО «Дельта».

Несмотря на абсолютное снижение, рост дебиторской задолженности имел место в отчетном периоде и был вызван рядом положительных факторов. Главные факторы роста дебиторской задолженности на 2810 тыс. руб.:

• на 960 тыс. руб. — рост цен на отгружаемую продукцию;
• на 1330 тыс. руб. — увеличение размера партий;
• на 520 тыс. руб. — продажа низколиквидной продукции.

Снизить дебиторскую задолженность на 6630 тыс. руб. удалось за счет ужесточения кредитной политики. Покупателей категории «С» перевели на 100%-ную предоплату, категории В — на 50%-ную. Изменения в кредитной политике затронули прочих дебиторов.

Сокращение периода отсрочки затронуло все категории покупателей, включая стратегических:

• ООО «Альфа» — снижение задолженности составило 116 тыс. руб.;
• ООО «Сигма» — 90 тыс. руб.;
• ООО «Дельта» — 130 тыс. руб.

Если оценивать качество управления дебиторской задолженностью за отчетный период по результатам факторного анализа, то снижение «дебиторки» составило не 3820 тыс. руб. (7230 – 3410), а 6630 тыс. руб. (пп. 5–8 табл. 4). Это значительный показатель: 91,7 % от уровня дебиторской задолженности на начало месяца.

Какие отчеты по дебиторке есть в 1С

Как выполнять отслеживание задолженности по срокам долга

Как посмотреть динамику дебиторки за период

Итоги

Какие отчеты по дебиторке есть в 1С

В программе «1С 8» (далее мы будем рассматривать эту версию программы как наиболее актуальную и распространенную) существует большое количество различных отчетов, в которых можно увидеть состояние дебиторской задолженности контрагентов.

Условно их можно поделить на 2 группы:

1. Бухгалтерские — это те отчеты и документы, которые применяют в повседневной практике бухгалтеры, отвечающие за ведение расчетов либо за ведение учета в целом по предприятию (главбухи и замы). В качестве примеров можно привести:

• Оборотно-сальдовую ведомость (далее — ОСВ) по счетам учета расчетов с контрагентами (счета 60, 62, 76 Плана счетов, утвержденного приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н). Вход в ОСВ возможен через:
• меню «Рабочий стол» — «ОСВ по счету» (выбрать из списка);
• меню «Покупки и продажи» — «Стандартные отчеты» — «ОСВ по счету» (выбрать из списка).

Подробнее о таком отчете как ОСВ читайте в статье «Оборотно-сальдовая ведомость — образец заполнения 2019-2020».

Нажав в открывшейся форме отчета на кнопку «Показать настройки», можно формировать отчет по своему желанию в разрезах:

• группировки — по контрагентам, договорам, расчетным документам (например, выставленным счетам);
• отбора — из перечисленных выше групп можно выбирать только интересующих контрагентов;
• показателей — например, по развернутому сальдо (удобно для тех партнеров, у которых могут быть как дебетовые, так и кредитовые сальдо единовременно).

• Акт сверки с контрагентом. Меню «Покупки и продажи» — «Расчеты с контрагентами» — «Акт сверки расчетов». В данном документе можно увидеть все данные, которые есть в учете по конкретному дебитору, включая суммы отгрузок, оплат и взаимозачетов.

1. Управленческие отчеты или отчеты для руководства. Меню этих отчетов носит название «Руководителю». В меню есть подгруппы отчетов:

• «Расчеты с поставщиками»;
• «Расчеты с покупателями».

В этих подгруппах представлены сводные аналитические отчеты по группам задолженностей. Создатели «1С» посчитали, что нужны они в первую очередь менеджменту предприятия, однако ничто не мешает пользоваться ими и другим сотрудникам. О некоторых сводных отчетах поговорим подробнее.

Что такое дебиторская задолженность и как правильно ее отразить в бухгалтерском учете, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе и переходите в готовое решение.

Как выполнять отслеживание задолженности по срокам долга

По срокам можно отслеживать задолженности поставщиков и покупателей. Поскольку дебиторская задолженность чаще образуется по группе покупателей, рассмотрим отчет на ее примере.

Обратите внимание! По поставщикам тоже может появляться дебиторка, например, когда они работают по предоплате. Тогда по ним можно формировать отчет через «Расчеты с поставщиками».

Выход в отчет:

Меню «Руководителю» — подгруппа «Расчеты с покупателями» — отчет «Задолженность покупателей по срокам долга».

Появившуюся форму отчета необходимо настроить — пройти по кнопке «Показать настройки» и установить:

• Интервалы, в которых нужно сформировать отчет (распределить задолженности), например:
• срок долга до 7 дней;
• срок долга от 8 до 15 дней и так далее.

Важно! Значения можно ставить любые, добавляя или удаляя строки с интервалами во вкладке настроек отчета.

• Группировку (по аналогии с бухгалтерскими отчетами).
• Отбор (по аналогии с бухгалтерскими отчетами).

Важно! Единожды установленные параметры отчета можно зафиксировать, чтобы далее отчет автоматически строился по указанным принципам. Для этого, не выходя из меню настроек, следует нажать кнопку «Сохранить настройки».

После установки настроек задаем дату, на которую следует сформировать отчет, и нажимаем «Сформировать». В получившейся таблице данные по долгам будут разнесены по столбцам с назначенными интервалами задолженности.

Отчет можно представить в виде сводной диаграммы по назначенным интервалам возникновения долгов. Для этого в форме отчета в левом нижнем углу надо поставить галочку:

Диаграмма

О том, как в «1С» настроить учетную политику, читайте .

Если у вас есть доступ к «КонсультантПлюс», узнайте как провести анализ дебиторской задолженности. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Как посмотреть динамику дебиторки за период

Еще одним полезным сводным отчетом для анализа задолженности, который «работает» со сроками, является отчет по динамике дебиторки.

Он находится в той же подгруппе, что и отчет по срокам долгов. Принцип установки настроек тоже похож на отчет по срокам. Только при установке интервала задается период из выпадающего списка: минимально — день, максимально — год.

Получившийся в итоге отчет представит дебиторскую задолженность в разрезе:

• изменения задолженности в периоде (например, при интервале 1 день и выбранном периоде 1 месяц в отчете получится график ежедневных изменений в объеме дебетовых долгов за месяц);
• просроченной и погашаемой в срок задолженности (просроченные долги в отчете будут выделены красным цветом).

О нюансах учета задолженности читайте в статье «Как происходят расчеты с дебиторами и кредиторами?».

Итоги

В «1С» существует много вариантов получения данных по дебиторской задолженности в нужном разрезе. Если требуется детализация (по контрагенту, договору), лучше пользоваться отчетами, которые мы представили как бухгалтерские. Если требуются сводные данные, дающие общую картину и позволяющие выполнять анализ, лучше воспользоваться отчетами из меню «Руководителю».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.