admin / 18.06.2020

Бумагу и ручки вычеркнули из канцтоваров

На самом деле ассортимент канцелярских принадлежностей настолько велик, что иногда кажется — офис готов поглотить практически весь представленный ассортимент канцелярии от кнопок и скрепок до самой умной офисной техники. Но идти и скупать все подряд не очень целесообразно, поэтому для начала достаточно закупить только часть наиболее важных и необходимых позиций.

Чтобы достичь золотой середины, нужно грамотно подойти к вопросу выбора товаров для офиса. Бумага — самый частый расходный материал. Нужно правильно рассчитать, сколько сотрудникам необходимо бумаги, и какого формата – А4 или А3. Кроме этого необходимо купить бумагу для написания заметок.

Все важные документы требуют обязательного хранения в хороших условиях, при обеспечении быстрого доступа к ним. С такой задачей отлично справляются папки различных типов, файлы, боксы для хранения бумаг.

Письменные принадлежности:

  • — ручки;
  • — карандаши;
  • — маркеры;
  • — текстовыделители.

Письменные принадлежности расходуются быстрее всего. Данные позиции должны обладать высоким качеством и доступной ценой. Еще одна группа товаров состоит из скрепок, кнопок, различных папок, блокнотов, линеек, ножниц, точилки для карандашей и т.д. Это более длительно расходуемый и используемый товар.

Так как офисную канцелярию приходится заказывать достаточно часто и в немалых количествах, следует грамотно выбрать поставщика. Следует приобретать товары от известных производителей, а не пытаться экономить на дешевых аналогах сомнительного качества. Качественный товар и прослужит гораздо дольше.

Список канцтоваров для офиса — что нужно в 1-ю очередь

  1. Бумага для принтера А4;
  2. Файлы для документов А4 формата;
  3. Степлер;
  4. Скобы для степлера;
  5. Дырокол от 10 до 30 листов;
  6. Скрепки канцелярские (если скреплять листы в небольших количествах — идеально подойдут скрепки на 28мм);
  7. Ножницы 16,5 см;
  8. Линейка;
  9. Перекидной настольный или настенный календарь;
  10. Маркер перманентный черн. 0,1 мм;
  11. Скоросшиватели (картон либо пластик);
  12. Планшет для бумаги;
  13. Корр. жидкость;
  14. Стойка-угол для бумаг;
  15. Стикеры с клейким слоем (для напоминания к примеру на КанБане);
  16. Закладки пластиковые или бумажные;
  17. Маркеры для выделения текста;
  18. Маркеры перманентные (тонкие или толстые, в зависимости от рода деятельности);
  19. Ручки шариковые синие и любой другой цвет (или по желанию гелевые или роллеры);
  20. Чернографитовые карандаши;
  21. Точилка для карандашей;
  22. Подставка для ручек, скрепок и канцелярских мелочей;
  23. Лотки для бумаг (вертикальные или горизонтальные);
  24. Корзина для бумаг;
  25. Клей-карандаш и ПВА;
  26. Канцелярский скотч и упаковочный скотч;
  27. Папка для хранения или перемещения документов, к примеру скоросшиватель;
  28. Канцелярская книга;
  29. Биндеры металлические (зажимы для бумаг);
  30. Ластики;
  31. Калькулятор;
  32. Почтовые конверты;
  33. Антистеплер (расшиватель скоб);
  34. Салфетки для оргтехники.

Важно, но не для всех! Канцтовары по профилю.

Далее можем расширять список, который в принципе тоже подойдёт для любой компании, но используется не в 100% случаев, в зависимости от подразделения или рода деятельности компании.

  • Папка-регистратор — используется в основном в бухгалтерии или подразделении, которое обрабатывает и хранит большое кол-во информации в бумажном виде (отчёты, копии документов…);
  • Папка с файлами — может быть удобна как курьеру для доставки документов, так и менеджеру для хранения под рукой нужной информации;
  • Папка на кнопке — это папка в основном удобна курьеру для перемещения и обмена документами между филиалами или Вашими партнёрами;
  • Папки-портфели;
  • Папка на кольцах;
  • Штемпельная краска — используется далеко не в каждом отделе или подразделении (в основном бухгалтерия, склад, ресепшн…);
  • Ежедневник бумажный или блокнот;
  • Именные настольные таблички;
  • Бейджи.

Планирование, контроль…стратегия, мозговые штурмы!

Так же хочу заметить, что сегодня практически в каждом офисе можно встретить оборудование для презентации или же доски для личного пользования:

  • 1. Магнитно-маркерная доска на стену (КанБан);
  • 2. Пробковая доска;
  • 3. Флипчарт — магнитно-маркерная доска на треноге или же на колёсиках;
  • 4. Стеклянные доски — можно использовать как предмет интерьера или же для презентации и мозговых штурмов;
  • 5. Аксессуары к доскам — магниты, губка для стирания, спрей и маркеры для досок;
  • 6. Блокноты для флипчарта.

Выше перечислен минимум канцелярских принадлежностей для рабочего стола. В дополнение к данному перечню можно приобрести: подставки для карандашей и ручек, точилки и ластики, конверты (пригодятся для оправки корреспонденции), НАСТОЛЬНЫЕ НАБОРЫ ( исходя из статуса), штемпельную продукцию, бумагу для оргтехники в цветном варианте, тетради, чистящие ср-ва для оргтехники, расходные материалы, и т.д.

Кроме канцелярских принадлежностей позаботьтесь еще и о бытовых товарах: Бытовая химия — для мытья пола и стен, для унитаза, для мебели, для стёкол и зеркал, для мытья посуды, перчатки для уборки, жидкое мыло.

Работайте комфортно в чистоте и порядке! Бесперебойная и эффективная работа офиса зависит напрямую от его обеспечения. Успехов и процветания!

Журнал «Расчет»

Возмущению фирмы по поводу акта налоговой проверки, в котором расходы на ручки и бумагу не были признаны как расходы на канцтовары, не было предела. Однако в конечном итоге налоговики оказались правы.

Канцтовары вне закона

В одной столичной фирме по выпуску пиццы и других полуфабрикатов проходила обычная налоговая проверка. Инспекторы не доставляли особого беспокойства: приходили, смотрели документы и ни о чем особо бухгалтера не спрашивали.

В акте отметили всего одно нарушение, но на очень ощутимую для небольшой фирмы сумму. Вместе с пенями и штрафом получилось больше 100 тысяч рублей. Оказалось, что налоговые инспекторы «вычеркнули» из затрат компании ручки, бумагу, карандаши и ножницы. Обоснование — без каких-либо ссылок на закон: «данные материалы не относятся к канцтоварам».

Компания эта небольшая. Оборот ее составляет около 500 тысяч долларов в год. А основные затраты приходились на транспорт и пищевое сырье для приготовления продуктов. Федор Загоруйко, главный бухгалтер фирмы, был очень удивлен таким решением налоговиков. Потому как расходы на канцтовары фирма на самом деле несет немаленькие. Ручки и бумага необходимы при доставке пиццы в городские кафе и на дом, а также для выписки счетов и чеков.

Поэтому бухгалтер компании занялся поиском утвержденного хоть какой-нибудь госструктурой перечня канцтоваров. Но поиск не дал результатов. Плюс ко всему на одном из бухгалтерских форумов в интернете появилась информация, что такого списка просто не существует. Там же посоветовали попробовать обратиться за консультацией в налоговую, чтобы избежать подобных прецедентов в будущем. Мол, поймут налоговики, что маху дали, и если не покаются, то в будущем приставать не будут.

Так Федор Иванович и сделал. Только инспекторов отсутствие утвержденного каким-нибудь законом перечня канцтоваров не смутило. Они объяснили, что в некоторых случаях бумага и ручки не относятся к офисным принадлежностям по ряду причин. Основная из них — соотношение вида деятельности фирмы и экономической обоснованности затрат по этой деятельности. Например, если в компании, занимающейся строительством, закупают 10 тысяч ручек — это экономически необоснованно. И на затраты это отнести нельзя.

Обоснованная ошибка

Загоруйко решил доказать экономическую обоснованность расходов на канцтовары и проанализировал затраты на ручки и бумагу. Итог оказался весьма интересным. В штате фирмы работало три курьера-доставщика пиццы. В основном пишущие принадлежности нужны как раз им. Ручки же закупались в количестве около одной тысячи штук в месяц.

Оказалось, что компания периодически проводила рекламные акции, когда вместе с товаром как подарок выдавалась ручка или карандаш с логотипом и адресом фирмы. По закону о рекламе таковой считается любая форма публичного представления товаров, работ, услуг через визуальные, звуковые, фактически какие угодно средства распространения информации.

Как рекламная продукция ручки и карандаши через бухгалтерию не проводились, налог на рекламу никто не платил. Поэтому естественно, что чрезмерное количество канцтоваров в маленькой пищевой фирме насторожило налоговиков.

По мнению инспекторов, были завышены и объемы закупаемой фирмой бумаги. Однако опять же не был учтен тот факт, что к каждому счету на доставляемый продукт прилагались листки с рекламной информацией, распечатанные на офисном принтере.

Главный бухгалтер, довольный, что нашел «ошибку» налоговиков, и совершенно забыв про налог на рекламу, подготовил возражения по акту проверки. В налоговой ему объяснили, что фирма не только уклонялась от налога на рекламу, но еще и маскировала рекламные расходы под затраты на канцтовары…

Тем не менее эта история кончилась благополучно. Налоговики простили неопытность бухгалтера фирмы и решили не штрафовать. Теперь, по словам бухгалтера, фирма изменила схему отражения расходов на канцтовары. Ручки закупаются в тех же объемах, однако те, что с логотипами, теперь проводятся как рекламная продукция. То же — с бумагой. «Недолго нам мучиться осталось, — делится впечатлениями Федор, — со следующего года налог на рекламу, наконец, отменят!»

Налога нет, но проверять его будут еще три года

С аналогичной ситуацией не так давно столкнулись в компании, занимающейся поставкой кондиционеров и вентиляционного оборудования. Но там действовали сознательно. Поэтому и решилась ситуация плачевнее — пришлось платить внушительный штраф за попытку ухода от налогов.

Это компания среднего размера. Оборот — порядка трех миллионов долларов в год. Штат — 50 человек постоянных работников. Понятно, что при таком виде деятельности канцтовары более необходимы, чем для приготовления пищевых полуфабрикатов. Помимо счетов и договоров большое количество офисных принадлежностей идет на чертежи и схемы вентиляции. Поэтому налоговики не слишком жестко проверяли фирму на предмет затрат на ручки и бумагу.

Эта фирма, как и в предыдущем случае, вместе с поставляемыми товарами обеспечивала клиентов бланками с рекламной информацией и ручками с логотипами. Однако только тут все пошло гораздо дальше.

Раз или два в месяц фирма проводила рекламные акции, в которых к определенным наименованиями товаров клиент получал недорогие, но приятные подарки — зажигалки, кружки, значки, подставки под канцтовары. Затраты на такие презенты бухгалтерия проводила как затраты на расходные материалы.

Естественно, фискалов насторожило, что в этой компании так много курят и так часто бьют кружки. В результате проверки затрат на экономическую обоснованность выяснилось, что большая часть этих товаров закупается в рекламных целях и маскируется под расходы на ведение деятельности фирмы. По словам экономиста этой компании, схему расходов тоже пришлось изменить.

Похоже, что хотя налог на рекламу и отменят с 2005 года, однако нарушения, связанные с ним, налоговики будут находить все последующие три года, доступные для проверки. «Проскочить» удастся, пожалуй, лишь барам, ресторанам и кафе, где сувенирные зажигалки, кружки и прочее очень легко отобразить как расходные материалы. Да еще компаниям, которые занимаются организацией конференций и семинаров. Они могут «замаскировать» ручки, бумагу и карандаши с логотипами как канцтовары, которыми обеспечиваются участники семинаров.

Фаина ФИЛИНА
Материал предоставлен журналом «Расчёт», №11 2004 г.

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*