admin / 23.03.2020

Бухгалтерский учет трудовых книжек

Хозяйственные операции по приобретению и списанию формуляров трудовых книжек и вкладышей в них подлежат отражению в бухгалтерском учете организации.

Порядок бухгалтерского учета этих бланков в настоящее время законодательно не установлен. В разные годы Минфин многократно выпускал разъяснения по данному вопросу, которые противоречили действующим нормативным актам, друг другу и больше дезориентировали налогоплательщиков, чем реально помогали правильно вести учет.

В результате на сегодняшний день применяется 2 варианта учета бланков трудовых книжек:

  • в качестве активов, реализуемых работникам предприятия;
  • в качестве расходов работодателя.

Способ учета формуляров организация определяет самостоятельно и закрепляет в учетной политике.

Трудовая книжка – актив организации

1) Как товар для перепродажи с использованием счета 41

Такой порядок учета Минфин рассматривает в письме от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818.

Следует отметить, что большинство специалистов с данной точкой зрения чиновников категорически не согласны, поскольку:

  • товар представляет собой имущество, которое реализуется в рамках договорных отношений по волеизъявлению сторон, а передача трудовой книжки происходит в силу требований ТК РФ и уклониться от этой обязанности по собственной воле работодатель не может;
  • реализация бланков производится исключительно Объединением «ГОЗНАК» или его уполномоченными представителями, другие лица продавать формуляры не имеют права;
  • работодатель взимает с работника плату за бланк в той же сумме, которая была ранее уплачена официальному поставщику, т. е. фактически происходит возмещение понесенных затрат, а такая операция реализацией не признается.

2) Как материалы с использованием счета 10

В данном случае бланки приходуются как материалы, используемые для управленческих нужд предприятия. Такой порядок учета считается более корректным.

Поскольку затраты на приобретение формуляров являются экономически оправданными, они признаются в качестве расходов при исчислении налога на прибыль (письмо ФНС от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@).

Денежные средства, полученные от работников в оплату бланков, считаются доходами организации (письмо ФНС от 26.09.2007 № 07-05-06/242) и также учитываются в составе налоговой базы по налогу на прибыль.

Обратите внимание: компании, применяющие УСН, не смогут включить стоимость приобретенных формуляров в состав расходов при исчислении единого налога, поскольку такие затраты не поименованы в закрытом перечне, приведенном в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

При этом денежные средства, полученные за бланки от работников, рекомендуется включить в состав внереализационных доходов, чтобы избежать претензий со стороны налоговиков.

Передача работнику бланка трудовой книжки или вкладыша в нее облагается НДС (если работодатель является плательщиком данного налога), а сумма НДС, ранее предъявленная продавцом формуляров, подлежит вычету при наличии правильно оформленной первичной документации.

Примечание:

В настоящее время имеются постановления ВАС с положительными решениями в пользу налогоплательщиков (ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2003 № А26-5317/02-28, 02.03.2007 № А56-44214/2006), подтверждающие следующую позицию: выдавая работникам бланки труд. книжек, работодатель не ставит целью получение прибыли, а выполняет обязательства, наложенные законодательными актами. Следовательно, такие операции не являются предпринимательской деятельностью и не подлежат обложению НДС.

Приобретенные формуляры трудовых и вкладышей к ним, хранящиеся в организации, учитываются на забалансовом счете 006 в качестве бланков строгой отчетности.

Обратите внимание: списать бланк трудовой книжки (вкладыша) можно в день его выдачи сотруднику. При этом датой выдачи нужно считать не день увольнения, а день, когда бланк был оформлен на имя работника.

Проводки в бухгалтерском учете:

Дт

Кт

10 (41)

60

Приобретенные формуляры учтены как МПЗ

19

60

Отражён НДС, предъявленный продавцом бланков

006

Формуляры приняты на хранение как БСО

91 (90)

10 (41)

Стоимость оформленных бланков учтена в составе расходов

91 (90)

68

Начислен НДС со стоимости выданных формуляров трудовых книжек (вкладышей)

006

Списаны трудовые книжки (вкладыши), оформленные работникам

73

91 (90)

Отражена стоимость бланков, подлежащая возмещению сотрудниками компании

70 (50)

73

Погашена задолженность за выданные бланки из заработной платы работника (оплата внесена сотрудником в кассу предприятия)

Если локальным актом организации установлено, что компенсация за формуляры труд. книжек и вкладышей к ним с работников не взимается или произошли чрезвычайные обстоятельства, вследствие которых работодатель обязан выдать бланки безвозмездно, списание производится следующими проводками:

Дт

Кт

91

10 (41)

Списана стоимость формуляров, выданных безвозмездно

91

68

Начислен НДС с безвозмездной передачи формуляра сотруднику

006

Списан бланк трудовой книжки (вкладыша)

Если бланк трудовой книжки (вкладыша) был испорчен кадровым сотрудником компании в процессе заполнения, в бухучете делаются следующие записи:

Дт

Кт

91

10 (41)

Списана стоимость испорченного формуляра

19

68

Восстановлен НДС, который ранее был принят к вычету

91

19

Списан восстановленный НДС

006

Списан испорченный бланк трудовой книжки (вкладыша)

В ситуациях, когда плата за бланк с работника не взимается, предприятие не имеет права учитывать в составе расходов по налогу на прибыль ни стоимость формуляров, ни НДС, исчисленный с безвозмездной передачи бланка сотруднику.

Таким образом, возникает разница между налоговым и бухгалтерским учетом, которая отражается как постоянное налоговое обязательство:

Дт

Кт

99

68

Отражено постоянное налоговое обязательство по налогу на прибыль

Кроме того, если бланк был передан на безвозмездной основе, то его стоимость признается доходом работника в натуральной форме, и работодатель, как налоговый агент, обязан рассчитать и удержать НДФЛ (письмо Минфина от 27.11.2008 № 03‑07‑11/367).

Примечание: существует иная точка зрения по данному вопросу, в соответствии с которой трудовая книжка, как личный документ, не может участвовать в гражданском обороте (такая норма применяется к паспорту, диплому об образовании и т. д.). Получается, что при оформлении бланка на имя работника работодатель право собственности утрачивает, а сотрудник его не приобретает.

При этом, поскольку работник не может купить бланк самостоятельно в обход работодателя, оценить полученную экономическую выгоду, которая могла бы быть признана доходом гражданина, в соответствии с НК РФ не представляется возможным. Следовательно, объекта обложения НДФЛ в данном случае не возникает.

Есть и более безопасный вариант: квалифицировать безвозмездную передачу труд. книжки работнику как дарение. Договор может быть заключен как в письменной, так и в устной форме. При этом доход в виде подарка стоимостью до 4000 руб. в год НДФЛ не облагается.

Трудовая книжка – расход организации

В данном случае мнения Минфина отражены в следующих официальных разъяснениях:

  • письмо от 10.06.2009 № 03-01-15/6-305;
  • письмо от 29.01.2008 № 07-05-06/18 (рекомендации аудиторским организациям),

согласно которым работодатель приобретает формуляры не для дальнейшей реализации, а выступает в качестве посредника между работником и продавцом бланков. Таким образом, право собственности на бланки у работодателя не возникает.

При этом предоставление трудовой книжки (вкладыша) сотруднику нельзя квалифицировать как оказание услуги.

Поэтому стоимость бланков предлагается сразу учитывать в составе прочих расходов, а компенсацию, полученную за формуляры от сотрудников, включать в прочие доходы.

Следовательно, в бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие записи:

Дт

Кт

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласно пункту 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек в организациях ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

Формы указанных книг приведены в Приложениях 2 и 3 к Постановлению Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

В приходно-расходную книгу бухгалтер записывает, когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были куплены трудовые книжки и вкладыши. Кроме того, в книге отражается когда, кому (Ф.И.О., должность работника), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были выданы бланки. Рассмотрим на примере порядок заполнения приходно-расходной книги.

Пример 1.

15 июля 2005 года ОАО «Сервис» было приобретено у ЗАО «Разносбыт» 5 трудовых книжек. Цена за бланк — 120 рублей. Продажа бланков трудовых книжек была оформлена накладной №23965 от 15 июля 2005 года. Купленные бланки имеют серию АХ, а номера с 0068435 по 0068440.

В этом же месяце 25 числа ОАО «Сервис» приняло оператором Петрова И.И., который устроился на работу впервые. Приказ от 25 июля 2005 года №35-к. На основании заявки №9 от 25 июля 2005 года кадровику Свиридовой Н.П. была выдана трудовая книжка серии АХ за №0068435.

Общая стоимость приобретенных трудовых книжек составила 600 рублей.

Приходно-расходную книгу бухгалтеру необходимо заполнить следующим образом:

Дата От кого получено или кому отпущено Основание (наименование документа, № и дата) Приход Расход
Чис-ло Ме-сяц год Количество Сумма (рублей) Количество Сумма
(рублей)
Трудовых книжек (серия и номер) Вкладышей (серия и номер) Трудо-вых книжек (серия и номер) Вкла-дышей (серия и номер)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 15 07 2005 ЗАО «Разно-сбыт» Накладная №23965 от 15 июля 2005 года 5 шт. (серия АХ,
номера с 0068435 по 0068440
600
2 25 07 2005 Специа-лист отдела кадров Свиридова Н.П. Заявка №9 от 25 июля 2005 года 1 шт. (серия АХ, номер 0068435 120

Окончание примера.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей ведут специалисты отдела кадров. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь принятым работникам (с указанием серии и номера), а также указывается должность (специальность) работника, наименование места его работы с указание структурного подразделения, номер и дата приказа, на основании которого произведен прием работника, подпись лица, заполнившего трудовую книжку, ее стоимость и прочее.

В книгах все листы в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы. Такие требования установлено пунктом 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Рассмотрим на примере порядок заполнения книги учета движения трудовых книжек.

Пример 2.

Воспользуемся условиями примера 1.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей специалистом отдела кадров Свиридовой Н.П. были сделаны следующие записи:

№п/п Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее Фами-лия, имя и отчес-тво вла-дель-ца трудо-вой книжки Серия и номер трудо-вой книжки или вкла-дыша в нее Должность, профес-сия, спе-циаль-ность ра-ботника, который сдал тру-довую книжку или на которого заполненатрудовая книжка или вкладыш в нее Наимено-вание места работы (с указанием структур-ного подразде-ления), куда принят работник Дата и № приказа (распо-ряжения) или иного решения работода-теля, на основании которого произве-ден прием работника Расписка ответственного лица, принявшее-го или заполнив-шего трудовую книжку Получе-но за запол-ненные трудо-вые книжки или вкла-дыши в них (рублей) Дата вы-дачи на руки трудовой книжки
при увольне-нии (пре-краще-нии тру-дового догово-ра)
Расписка работни-ка в по-лучении трудовой книжки
Чис-ло ме-сяц год
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
1 25 07 2005 Петров Иван Иванович АХ 0068435 Оператор ОАО «Сервис» Приказ №35-к от 25 июля 2005 года Свиридова Н.П. 120

Окончание примера.

Отсутствие перечисленных книг либо их неправильное оформление является серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность.

В соответствии с пунктом 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, выдавая работнику трудовую книжку, работодатель взимает с него стоимость бланка. Не взимается плата с работника лишь в двух случаях:

— при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). В данном случае выдается дубликат трудовой книжки;

— в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Размер платы за бланк трудовой книжки определяется размером расходов на ее приобретение.

Вопрос о том, происходит ли реализация книжек при взимании платы за нее, спорный. Поэтому существует два способа учета выданных трудовых книжек, рассмотрим их.

Выбор варианта приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и последующего взимания платы за них с работников остается за работодателем.

При таком способе учета считается, что организация покупает книжки для личных целей работников, а не для себя. Следовательно, работодатель является посредником между продавцом бланков и работником, поэтому бланки книжек не нужно приходовать.

В соответствии с Приказом Минфина Российской Федерации от 31 октября 2000 года №94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» трудовые книжки учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (вместе с НДС). «Входной» НДС по трудовым книжкам нельзя принимать к вычету. На стоимость выданного бланка НДС начислять не нужно.

Пример 3.

Организация в феврале приобрела 30 бланков трудовых книжек по 70 рублей за штуку (в том числе НДС — 11 рублей). Общая стоимость бланков — 2100 рублей (в том числе НДС – 320 рублей) – была оплачена в тот же месяц.

В апреле организация принимает на работу специалиста, не имеющего трудового стажа. Поэтому отдел кадров завел для него трудовую книжку, а стоимость бланка по его заявлению удержана из заработной платы.

К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» рекомендуем открыть субсчет 73-3 «Расчеты за трудовые книжки».

В бухгалтерском учете операции отражаются следующими записями:

1. В феврале:

Корреспонденция счетов Сумма, рублей
Дебет Кредит
76 51 2 100 Оплачены бланки трудовых книжек
73-3 76 2 100 Отражена задолженность будущих владельцев книжек
006 2 100 Учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой отчетности

2. В апреле:

Корреспонденция счетов Сумма, рублей
Дебет Кредит
73 73-3 70 Отражена задолженность нового работника за бланк книжки
006 70 Списан бланк трудовой книжки
70 73 70 Удержана из заработной платы стоимость трудовой книжки по его заявлению

В налоговом учете операции с бланками трудовых книжек не отражаются, при таком способе не будет ни выручки, ни расходов при расчете налога на прибыль.

Окончание примера.

Примечание. В учетной политике организации необходимо закрепить положение о том, что расходы организации на приобретение новой трудовой книжки работник возмещает при ее получении.

В этом случае трудовые книжки учитываются как товар, поскольку работник обязан оплатить стоимость книжки и, следовательно, бланки приобретаются для продажи. При этом не имеет значения тот факт, что реализуют бланки без выгоды.

После оприходования и оплаты бланков, организация может принять к вычету «входной» НДС. При продаже бланка согласно пункту 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утвержденному Приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 года №32н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99″, организация в бухгалтерском учете показывает реализацию бланка как выручку от реализации в случае учета книжек в качестве товаров, или как операционный доход в случае учета книжек в качестве материалов и должна начислить НДС.

В налоговом учете при выдаче трудовых книжек отражают доход, и одновременно стоимость выданных бланков включается в расходы.

Пример 4.

Организация в феврале приобрела 30 бланков трудовых книжек по 70 рублей за штуку (в том числе НДС — 11 рублей). Общая стоимость бланков — 2100 рублей (в том числе НДС – 320 рублей) – была оплачена в тот же месяц.

В апреле организация принимает на работу специалиста, не имеющего трудового стажа. Поэтому отдел кадров завел для него трудовую книжку, а стоимость бланка в этом же месяце, по его заявлению удержана из заработной платы. Организация рассчитывает налог на прибыль методом начисления.

К счету 68 «Расчеты по налогам и сборам» следует открыть субсчет 68-1 «НДС».

В бухгалтерском учете организации операции отражаются следующими проводками:

Обязателен ли бухгалтерский учет трудовых книжек на предприятии?

В качестве какого объекта учитывать трудовую книжку?

Доводы в пользу того, что трудовая книжка не товар

Какие проводки применять при покупке-списании трудкнижки в «1С» и других программах?

Какие журналы учета трудкнижек должны использоваться?

Технические нюансы: как прошить журнал учета трудовых книжек

Применение пломбы и сургучной печати

Нарушения в учете трудовых книжек: ответственность

Итоги

Обязателен ли бухгалтерский учет трудовых книжек на предприятии?

Работодатель, нанявший человека, не имеющего трудовой книжки, обязан оформить ее в течение недели после того, как тот приступит к работе (ст. 65 ТК РФ, п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225, далее — Правила).

Обратите внимание! С 2021 года заводить бумажную трудовую книжку для работника, который впервые устаивается на работу, не нужно. На такого работника оформляйте только электронную версию документа. На сотрудника, впервые устроившегося в течение 2020 года, заводите электронную и, по его желанию, бумажную трудовую книжку. Подробности см. .

Впоследствии работодатель вправе запросить у увольняющегося работника компенсацию за трудкнижку (п. 47 Правил) и удержать ее на основании его заявления. Но работник вместе с тем не обязан на данную компенсацию соглашаться. И если он откажется, то работодатель все равно должен будет выдать ему трудкнижку (определение ВС РФ от 06.09.2007 № КАС07-416).

Приобретение работодателем бланков трудовых книжек, как и любая другая хозяйственная операция, подлежит отражению в бухгалтерском учете. Списание трудовых книжек также подлежит учету. Таким образом, ведение бухгалтерского учета трудовых книжек— обязательная процедура для организаций. Если же работодатель — ИП, он будет вести учет трудкнижек только в части соблюдения требований по их заполнению и хранению.

Узнать больше о специфике ведения и хранения трудкнижек вы можете в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

В качестве какого объекта учитывать трудовую книжку?

Вопрос этот законодательно не урегулирован и остается до сих пор спорным. На наш взгляд, верен следующий подход:

  • Трудовая книжка принимается к учету как бланк строгой отчетности (БСО), поскольку она законодательно признается таковой в период между моментом ее приобретения у поставщика и моментом оформления на сотрудника (п. 42 Правил).
  • С момента оформления бланка на сотрудника объектом учета становится задолженность работника за оформленную на него трудкнижку. Впоследствии в учете отражается операция по погашению задолженности (или факт ее отнесения в расходы).

Вместе с тем финансовое ведомство (письмо Минфина от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818) этот вопрос рассматривает так:

  • трудкнижки следует принимать к учету с выделением НДС (то есть как ТМЦ);
  • при взимании компенсации возникает внереализационный доход, а при неосуществлении компенсации — безвозмездная реализация.

Иначе говоря, в рамках предложенной Минфином схемы предполагается ведение учета трудкнижек с применением счета 41.

В то же время в более ранних разъяснениях, например в письме от 10.06.2009 № 03-01-15/6-305, Минфин приводит совершенно иные тезисы — о том, что:

  • трудовые книжки закупаются работодателем не в целях реализации сотрудникам;
  • предоставление трудкнижки работнику — не услуга.

Электронные трудовые книжки, обязательные к применению с 2020 года, помогут избежать данных вопросов. Подробности см. в материале .

С учетом противоречивых позиций чиновников предприятию необходимо оценить самостоятельно все возможные риски и выбрать оптимальную схему учета, которую необходимо закрепить в учетной политике. Однако наше мнение: трудовая книжка не является товаром, и сейчас мы расскажем почему.

Доводы в пользу того, что трудовая книжка не товар

Трудкнижку не следует считать товаром, поскольку:

  • Товар — это имущество, которое реализуется или же подлежит реализации, то есть передаче от одного лица другому на возмездной основе (п. 3 ст. 38 НК РФ, п. 1 ст. 39 НК РФ). Передача товара на возмездной основе закрепляется договором (ст. 423 ГК РФ). Договор (или сделка) предполагает волеизъявление 2 и более сторон (ст. 154 ГК РФ, п. 50 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25). В то же время передача трудкнижки от работодателя к работнику происходит не в силу их волеизъявления, а в силу предписаний ТК РФ и Правил. Фактически закон обязует их осуществить правоотношение в виде передачи трудкнижки, в то время как граждане и юрлица свободны в заключении договоров (п. 1 ст. 421 ГК РФ).
  • Согласно пп. 3–4 Порядка, утвержденного приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н, единственным «легальным» продавцом книжек является ГОЗНАК (или уполномоченные организации). Иные лица их реализовать не вправе (апелляционное определение Брянского облсуда от 07.05.2013 по делу № 33 1206/ 2013).
  • Компания, взимающая с сотрудника плату за трудкнижку, получает сумму, не большую и не меньшую, чем она потратила, то есть фактически возмещает собственные затраты на ее приобретение. Реализацией такие операции не признаются (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 02.03.07 № А56-44214/2006).

Есть и еще один нюанс: взимание компенсации предусмотрено только Правилами, в то время как ТК РФ — более высокий по правовой иерархии законодательный акт — о ней не упоминает и не ставит перед работодателем такой обязанности.

Какие проводки применять при покупке-списании трудкнижки в «1С» и других программах?

Факт приобретения трудкнижки в рамках схемы, которую мы предлагаем, отражается в бухрегистрах проводкой Дт 76 Кт 51 (в сумме, соответствующей закупочной цене бланков).

Далее книжки до внесения в них первой записи ставятся на забалансовый учет как БСО — проводкой Дт 006.

При оформлении экземпляра трудовой книжки на работника в регистрах отражается факт списания бланка — Кт 006. Одновременно отражается задолженность работника перед работодателем: Дт 73 Кт 76 (в сумме, которая соответствует закупочной цене бланка).

При компенсировании стоимости книжки работником фиксируется удержание суммы из его зарплаты: Дт 70 Кт 73 (или Дт 50 Кт 73, если компенсация прошла через кассу).

Если сотрудник отказался компенсировать стоимость трудкнижки (а у него, как мы уже знаем, есть на это право), в регистрах отражается возникновение прочего расхода: Дт 91 Кт 73.

Узнать больше об особенностях учета БСО в «1С» вы можете в статье «Порядок ведения учета БСО в “1С:Бухгалтерия” (нюансы)».

Технические нюансы: как прошить журнал учета трудовых книжек

Технология прошивки журналов учета трудкнижек нигде законодательно не закреплена. Для решения этого вопроса предлагаем вам воспользоваться рекомендациями Минфина, отраженными в письме от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 и касающимися правил подготовки копий документов, истребуемых ФНС при налоговых проверках.

Итак, Минфин советует:

  • осуществлять сшивание прочной нитью 2–4 проколами при выводе нити на оборотную сторону документа;
  • скреплять сшиваемый документ подписями ответственных лиц с указанием их Ф. И. О.;
  • указывать сведения о количестве листов, дате подписания журнала;
  • сшивать документ так, чтобы любая его страница могла быть легко прочитана или отксерокопирована.

Однако это еще не все — необходимо выполнить законодательно установленное правило по опечатыванию или опломбированию журналов.

Применение пломбы и сургучной печати

Если для работодателя предпочтительнее пломба, то она должна быть изготовлена с помощью специального устройства, порядок применения которого регламентируется ГОСТ 31282-2004.

Такое устройство должно:

  • иметь признаки идентификации;
  • защищать журнал от несанкционированных изменений в его структуре;
  • обеспечивать защиту пломбы от намеренного нарушения ее целостности.

В числе самых удобных пломб, которые предусмотрены указанным ГОСТ, — пленочные. В их структуре есть участки, на которых можно фиксировать дату опломбирования документа.

Работодателю также следует издать локальный НПА, регламентирующий:

  • порядок применения пломбирующих устройств;
  • порядок учета пломб (например, в отдельном журнале);
  • действия работников при обнаружении нарушения целостности пломб.

Что же касается применения сургучной печати, то оно может выглядеть менее предпочтительным в сравнении с пломбами, поскольку:

  • сургуч может рассыпаться со временем (в то время как рассматриваемые журналы имеют длительный срок хранения);
  • сургуч перед применением нужно разогревать с помощью потенциально огнеопасных устройств, и их использование в офисе работодателя может быть нежелательным.

Но если опечатывание сургучом все же выбрано, на уровне локального же НПА следует закрепить:

  • формат печати (ее содержание);
  • порядок применения печати сотрудниками;
  • перечни документов, которые заверяются такой печатью.

Нарушения в учете трудовых книжек: ответственность

Нарушения в учете трудовых книжек, которые приводят к несвоевременному снабжению сотрудников трудкнижками, могут быть поводом для применения к работодателю следующих санкций, предусмотренных п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

  • штрафа в 1 000–5 000 рублей для работодателей в статусе ИП и должностных лиц;
  • штрафа в 30 000–50 000 рублей для работодателей в статусе юрлиц.

Нарушение порядка бухучета трудкнижек может привести к штрафу в размере 5000–10 000 рублей, налагаемому на должностное лицо (п. 1 ст. 15.11 КоАП РФ).

В обоих случаях повторные нарушения приводят к существенному ужесточению санкций.

В случае если трудкнижки будут утеряны из архива предприятия при личном попустительстве работодателя, то к руководителю фирмы могут быть применены санкции, предусмотренные ст. 325 УК РФ: штраф в размере до 200 000 рублей, исправительные работы, лишение свободы.

Узнать больше о порядке несения предприятием ответственности за нарушения в порядке учета и хранения трудкнижек вы можете в статье «Какова ответственность за неприменение или утерю БСО?».

Итоги

Бухгалтерский учет трудовых книжек— обязательная процедура для организаций. Выбор счетов для его ведения — вопрос очень спорный и неоднозначно трактуемый чиновниками. Мы предлагаем применять схему, при которой трудкнижки принимаются к учету в качестве БСО.

Узнать больше об особенностях учета трудовых книжек вы можете в статьях:

  • ;
  • «Как правильно заверить трудовую книжку — образец».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Учет трудовых книжек достаточно сложная задача. У бухгалтеров при этом типе работы появляется большое число проблем:

  • сложности с определением способа организации учета этого рабочего документа;
  • вопросы о том, обязаны ли работники вносить оплату за получение бланков;
  • облагается ли прибыль от реализации бланков и многие другие.

Для разрешения этих вопросов, прежде всего следует руководствоваться законодательными актами, содержащими в себе указания, принципы и постановления. На основе её анализа возможно определить то, как решаются эти трудности.

В целом в трудовом законодательстве отмечено, то что книжки учета, бланки и вкладыши обязаны отвечать определенной форме. Все без исключения действия, совершаемые с ними, в том числе и связные с бухгалтерской работой, выполняются согласно утвержденным правилам.

Учет приобретения бланков

Для чего нужен учет трудовых книжек?

Согласно общему правилу, при приеме на работу сотрудник отдает нанимателю трудовую книжку на хранение с целью внесения советующей записи о факте устройства на работу. Немаловажно выделить то, что правом собственности на этот документ обладает непосредственно работник.

В свою очередь работодатель обязуется предоставить ему новый бланк, если только прежде таковой не имелся у сотрудника. Однако, несмотря на это, право собственности точно также будет закреплено за последним.

Бланки считаются документами строгой отчетности, а поэтому подлежат особенным условиям хранения и учета.

За период официального труда сотрудника в компании, все без исключения действия с формулярами закрепляются:

  • в приходно-расходной книжке согласно учету бланков трудовой книги и вкладыша в ее.

Записи в эту деловую бумагу делает бухгалтерия компании. Туда вносят данные об абсолютно всех действиях, которые имеют взаимосвязь с получением и расходованием формуляров;

  • в книжке учета перемещения трудовых книжек и вкладышей в нее.

Трудовые книги считаются собственностью работника, однако подлежат хранению в период его рабочей деятельности в отделе делопроизводства либо секретариата. Этот отдел проводит в указанной книге учета подсчет абсолютно всех передвижений бланка, а кроме того даты его выдачи и возврата.

Помимо этого, если по каким-либо причинам рабочий не забрал свой трудовой документ после увольнения, бланки сохраняются в компании на период 75 лет. В течении указанного времени сотрудник обладает возможностью взыскать свой личный документ.

По определенным правилам, осуществляется особенный контроль за сбережением формуляров. Они находятся в специализированных сейфах, шкафах либо других сберегающих безопасность системах. Сотруднику, на которого возложена ответственность их ведения, трудовые книги вручаются только по письменному заявлению.

Кроме этого, в прямые обязанности этого работника входит формирование ежемесячного отчета для бухгалтерии о реализации и передвижении книг. Точно регламентированную форму такой отчет не содержит, следовательно, оформляется в произвольном варианте.

Книжки, подлежащие ликвидации ввиду их дефекта либо недействительности, записывают в особый документ о данной процедуре.

Информация об этом также записывается в книгу учета.

Работодатель должен предоставить книжку.

В соответствии с Трудовым Кодексом, ведение и покупка бланков трудовых книжек выполняется на основе распоряжений органов исполнительной власти. Это значит, что непосредственно сам документ рассчитан в первую очередь на интересы руководителей организаций, учреждений и компаний.

Поэтому в розничной продаже их купить не представляется возможным.

Если рабочему по каким-либо причинам все же удалось приобрести такой формуляр самостоятельно, в его оформлении на новом месте работе должны отказать. Так как это действие считается незаконным.

Сами бланки производится в Объединении «ГОСЗНАК». Другие источники изготовления данной печатной продукции признаются нелегальными и недействительными.

Кроме того, далеко не все юридические лица могут заниматься их реализацией и продажей. Они должны соответствовать определенным требованиям, установленным законом.

Таким образом, работодатель обязан:

  1. Приобретать бланки только у официальных представителей;
  2. Оформлять сделку по их покупке только через договор;
  3. Указать лицо,у которого был приобретен данный документ, его контакты, сведения о нем и данные в приходно-расходной книге по учету формуляров, в графе под номером 5;
  4. Не совершать данный вид сделки с физическим лицом, пришедшим устраиваться к нему на работу. Поскольку данное действие будет по понятным причинам квалифицировано как правонарушение.

Если новый рабочий устраивается на основной вид деятельности в первый раз и ранее не имел трудовой книжки, этот документ предоставляется ему работодателем. Помимо этого, он должен заплатить стоимость, потраченную предприятием на приобретение бланка.

Однако работодатель в этом случае не имеет право завышать цену и извлекать прибыль из данной процедуры.

Продажа должна быть осуществлена без цели выгоды и только по закупочной цене.

Отпуск бланков

Кто компенсирует затраты на бланк?

Когда по строго определенным нормам происходит выдача бланков и соответствующим им вкладышей, бухгалтером осуществляется списание с учетом материальных ценностей данных документов. После этого они регистрируются в учете затрат.

Сумма материально-производственных затрат в этом случае относится к соответствующим документам, согласно которым производится учет расходов. Это связано с тем, что согласно правовым нормам стоимость формуляров компенсируется самим рабочим.

Таким образом, совокупная прибыль и понесенные затраты, осуществляемые за счет бланков непосредственно относятся к операционным. Их основу составляет учет трудовых книжек и вкладышей к ним в бухгалтерском учете.

Расход по налогу на прибыль

Важно правильно провести покупку трудовой по бухгалтерии.

При отпуске новой книжки рабочему, последний обязуется оплатить ее стоимость. Касательно этой процедуры в бухгалтерском учете существует ряд проблем.

Многие специалисты не имеют представления, как правильно квалифицировать данный доход. Так как с практической точки зрения сама компания не получает прибыли посредством передачи трудовой книжки лицу, осуществляющему в ней свою деятельность.

Прежде чем учесть особенности осуществления налогообложения, следует заметить, что существует две прямо противоположные точки зрения на счет того, каким образом реализуется расход по налогу на прибыль:

  1. В первом случае, продажа трудовых формуляров новым сотрудникам является реализацией. Такой же позиции придерживаются многие практикующие юристы, а также суды. Данная точка зрения поддерживается наибольшем числом специалистов и является приоритетной при налоговом учете в разных организациях;
  2. Иная точка зрения предполагает, что как таковой реализации в данном случае нет.

Особый порядок реализации трудовых.

В данном случае бланк характеризуется организацией непосредственно как:

  • акт строгой отчетности;
  • товар.

Данное сравнение сопряжено с тем, что работник оплачивает затраты на трудовую книжку, задействованные начальством. Подобным способом признается, то что сами бланки приобретаются с целью торговли, невзирая в таком случае на то, что с практической точки зрения доход предприятие в данном случае не обретает.

Данное разногласие приводит к неверному толкованию вопроса множеством сотрудников. Часть из них считают нелегальным тот факт, что книги продают без выгоды.

В государственную думу поступали предложения о решении этой проблемы с помощью осуществления такой торговли на возмездной основе, в соответствии с которой предприятие приобретало бы доход с продажи, пусть даже и минимальный. В таком случае большое число просчетов и расхождений в бухгалтерском учете было бы решено.

Однако в этом предложении было отказано на основе того, что получение доходов в этом случае считается незаконной деятельностью и противоречит Трудовому Кодексу.

Поэтому доходы, приобретенные предприятием от компенсации цены трудовой книжки для сотрудников, записываются в совокупные доходы компании.

При осуществлении налогового учета необходимую сумму, затраченную на получение формуляров и реализованный доход, включают в графу затрат компании.

Сами затраты предусматриваются при начислении налога на прибыль, т.к. считаются совершенными с целью конкретной деятельности и с финансовой точки зрения оправдывают собственную цену.

Однако они являются составляющей косвенных затрат. По этой причине в существенной мере убавляют базу по налогу на прибыль нынешнего отчетного периода, на дату использования их в хозяйственных целях.

К тому же подобные доходы положено рассматривать исполненными внереализационно. Число денежных средств, приобретенных в процессе реализации бланка новому рабочему, входит в совокупность подобных доходов в число и месяц, в какие они были произведены.

Приобретение бланков должно облагаться налогом на прибыль.

В данном случае принято считать, что предприятие покупает бланки не с целью личного применения, а только в интересах сотрудников.

Согласно этому, трудовые книги не берутся во внимание при учете. Таким образом, имеется точка зрения, согласно которой начальник считается только посредником между работником и организацией, распространяющей бланки.

Таким способом, сами рабочие книжки числятся только на балансе компании в графе формуляров строгой отчетности и не являются товаром.

Но для того чтобы правомерно осуществить такого рода учет, компании следует заверить положение, в соответствии с которым новый работник возмещает цену бланка при прямой передаче этого важного документа в его руки. Для этого работник также обязуется составить заявление об удержании соответствующей суммы у него с зарплаты.

Так как при этом методе отсутствует выручка и в соответствии с этим доход, в налоговом учете все производимые действия с трудовыми формулярами не применяются.

Данный принцип в учете бланков основывается на мнении руководителей о том, что само предприятие покупает трудовую книгу не в целях извлечения дохода и выгоды, а только в интересах сотрудника и осуществлении его трудовых прав.

И в соответствии с этим, бланк ни в коем случае не должен облагаться налогом. А средства, полученные с сотрудника доходом не являются, а признаются компенсацией расходов.

Несмотря на многие противоречия, ряд судов признает такой подход к налоговому учету законным.

Поэтому предприятие должно само определять будут ли считаться действия, связанные с трудовой книжкой реализацией или вовсе нет.

Однако стоит учитывать, то что все-таки первый способ принято считать более легальным. В таком случае точка зрения о не реализации бланков может быть расценена равно как уклонение от уплаты налогов. В данном случае наниматель обязан быть готов к потенциальному судебному разбирательству.

Поэтому специалисты советуют производить действия с бланками как реализацию и в соответствии с этим, оплачивать за это налоги.

Трудовая книжка является значимым документом не только для самого сотрудника, но и для работодателя. Ее учет, хранение, выдача и замена строго регламентирована законодательством и любое отклонение от нормы считается нарушением.

При условии соблюдения всех правил учета трудовых книжек в бухгалтерии предприятия проблем возникнуть не должно.

В свою очередь для предупреждения спорных ситуаций, работодатель всегда должен иметь запас книжек на случай утери, порчи бланков или же трудоустройства сотрудника, не имевшего ранее такой документ.

Из этого видео вы узнаете, как правильно вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Форма для приема вопроса, напишите свой

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*